RECEPCION, ALMACENAMIENTO Y RETIRO EN BODEGA

GO-PD-01

Versión: 19

Fecha de creación: 24/01/2012

Fecha de actualización: 12/03/2025

Empresa

YUM

Intermodal S.A.S.

X

Tipo de Producto

Productos

Compatibilidad

Medicamentos Humanos

· Hospitalaria (inyectables)

· OTC

Medicamentos

Veterinarios

NO

NO

NO

Alimentos

OK

NO

Productos agrícolas

OK

NO

NO

NO

Tipo de Productos

Color

Medicamentos Humanos

Hospitalaria

OTC

Medicamentos Veterinarios

Alimentos

Productos Agrícolas

Se debe abrir en el teléfono corporativo el aplicativo (reporte de ingreso) con el numero de encabezado para tomar las siguientes fotos antes, durante y al finalizar el descargue: Puerta del contenedor, sellos, numero interno del contenedor, apertura del contenedor, a mitad del descargue, contenedor vacío y/o novedades.

Nota: En caso de presentarse contingencia con el aplicativo, se realizara el registro fotográfico en el mismo orden descrito anteriormente, con el celular corporativo, asegurando que las fotos cuenten con marca de agua que indique fecha y hora del registro.

ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Aplicativo

1

APROBACION PRODUCTOS USO VETERINARIO

Todo producto farmacéutico de uso veterinario que ingrese al almacén debe realizarse una inspección ANSI, procedimiento GO-PD-08 Inspección de producto terminado, si no se inspecciona de manera inmediata, se debe colocar y mantener en área de cuarentena o colocar rotulo de producto en cuarentena. [2]

Si se presentan defectos de calidad y pasa de AQL, se revisará producto 100%.

APROBACION PRODUCTOS CONSUMO HUMANO

Todo producto farmacéutico de uso humano que ingrese al almacén debe realizarse una inspección ANSI, procedimiento GO-PD-08 Inspección de producto terminado, si no se inspecciona de manera inmediata, quedara en estado de cuarenta en el sistema del cliente y en el sistema SHIKA hasta su revisión.

Luego de la Inspección se envía informe de resultados de la inspección del producto al cliente mediante correo de notificación donde el cliente puede descargar el informe de inspección de los productos, luego que el cliente revise el informe y envíe correo de Liberación o bloqueo en su sistema, Dirección técnica de Intermodal cambiara de estado el producto en el sistema SHIKA de Cuarentena a liberado para que se pueda disponer en el alistamiento de los picking. [2]

2

Luego de realizar las inspecciones se diligencia el formato GO-FT-12 Relación de Productos Inspeccionados.

Si el producto luego de realizada la inspección no está conforme a las especificaciones de calidad definidas, el cliente determinará el estado en el sistema SAP hasta decidir el destino final (revisión 100%, o rechazado) y de igual manera quedará en estado de cuarentena en el sistema SHIKA.

Luego de la revisión del 100% del producto no conforme, el producto rechazado debe rotularse con el GO-FT-14 Producto rechazado y ubicarse en el área definida de rechazos o averías y bloquearlo en el sistema SHIKA y el producto en buen estado el cliente lo pasara a estado de L.U. al igual en el sistema SHIKA.  [3]

3

ALMACENAMIENTO PRODUCTO VETERINARIO

Determina el lugar de almacenamiento según GO-DOC-07 Plano de Almacenamiento Bodega 2, el lugar que corresponda para producto veterinario aprobado el cual es identificado con rotulo de aprobado, se identifica de tal manera que se pueda almacenar de forma FEFO, luego de esto almacenar en las respectivas lugares designados en el área de almacenamiento, de acuerdo a la ubicación dada en la bodega, se debe dejar un espacio no menor a 30 cm entre la pared o mallas divisorias y el producto terminado con el fin de facilitar la limpieza; la altura del arrume NO debe exceder lo estipulado por cada empaque de cada producto. Nunca almacenar producto terminado directamente en el piso. [7]

Determina el lugar de almacenamiento según corresponda

ALMACENAMIENTO PRODUCTO USO HUMANO

Determine el lugar de almacenamiento según GO-DOC-07 Plano de Almacenamiento Bodega 2 y GO-DOC-01 Plano  Almacenamiento Bodega 1, para el producto terminado farmacéutico de uso humano aprobado estará como L.U en el sistema SAP del cliente y como liberado en el sistema SHIKA, se identifica de tal manera que se pueda almacenar de forma FIFO o FEFO, luego de esto almacenar en las respectivas lugares designados en el área, de acuerdo a la ubicación dada en la bodega, se debe dejar un espacio no menor a 30 cm entre la pared o mallas divisorias y el producto terminado con el fin de facilitar la limpieza; la altura del arrume NO debe exceder lo estipulado por cada empaque de cada producto. Nunca almacenar producto terminado directamente en el piso. [4]

4

Si es en estantería se generan los códigos de barras por el sistema RF (radio frecuencia) y se ubica de acuerdo con las condiciones estipuladas. [5]

Si es en piso según instrucción del auxiliar de bodega [5]

Auxiliar de Calidad

5

Realiza el almacenamiento

Para los productos farmacéuticos (línea humana o veterinario), se debe controlar la temperatura de los productos almacenados, el monitoreo se realiza dos veces al día en la mañana y en la tarde, el dato que muestra el equipo se registra en el formato GO-FT-13 Registro de Temperatura y Humedad”.

Comparar las lecturas observadas con los máximos establecidos, en los formatos establecidos.

Si alguno de los datos está por fuera del rango se debe informar al jefe inmediato y al director técnico, Quienes definirán las medidas a tomar. [Fin]

Rechazo o averías de producto

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Coordinador de Bodega

1

Reporta las averías generadas en el almacenamiento (manipulación, origen de cliente (B2)) al área de inventarios por medio de correo electrónico. [2]

Auxiliar de Calidad

2

Bodega 1

Reporta averías generadas en el proceso de inspección de estibas al área de inventarios mediante el formato GO-FT-38 Reporte ingreso de calidad.

Bodega 2

Reporta averías generadas en el proceso de inspección y de devoluciones al área de inventarios mediante el formato GO-FT-38 Reporte ingreso de calidad. [3]

Jefe de Inventarios/ Analista de Inventarios.

3

Envía reporte al cliente del producto averiado originado del proceso de almacenamiento al área de calidad mediante el GO-FT-15 Reporte de Devoluciones y/o rechazo de producto de Producto Terminado. [4]

Director Técnico

4

Envía reporte al cliente del producto averiado originado del proceso de Inspección de ingresos y devoluciones al área de calidad mediante el Formato GO-FT-11 Control de calidad del producto. [5]

Auxiliar de Calidad

5

Identifica todos los productos averiados que ingresen al área de rechazos mediante el formato GO-FT-14 Producto rechazado. [6]

Analista de Inventarios.

6

Registra los productos en el formato GO-FT-15 Reporte de Devoluciones y/o rechazo de producto terminado y los almacena en el área de rechazos según GO-DOC-07 Plano de Almacenamiento Bodega 2 y GO-DOC-01 Plano Almacenamiento Bodega 1 una vez identificados y revisados por el área de calidad. [7]

Director Técnico

7

Verifica en cada inventario que los productos registrados en el formato GO-FT-15 Reporte de Devoluciones y/o rechazo de producto de Producto Terminado, estén en mal estado o tengan algún motivo de rechazo. [8]

Jefe de Inventarios/ Coordinador de bodega

8

En caso de que el producto no conforme supere la capacidad del área de rechazo, se dispondrá de un espacio en la bodega frente a los muelles 1,2 y 3  en el caso de bodega 2 y en contenedor de almacenamiento para el caso de bodega 1, para almacenar este producto, el cual deberá estar identificado de ser producto en rechazo y estará debidamente señalizado y segregado con una barrera física. [Fin]

Devolución de producto

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Cliente

1

 Realiza el retorno de la mercancía devuelta a la sede de intermodal. [2]

Analista de Inventarios/Jefe de Inventarios.

2

 Verificar mediante correo electrónico que la factura este autorizada por el cliente. [3]

Analista de Inventarios/Jefe de Inventarios

3

Revisa el producto con los documentos de ingreso, verificando cantidad y factura, si el producto ingresado no concuerda con la factura enviada por el área de devoluciones del cliente, se deberá enviar correo a el área de devoluciones del cliente para que envíe el documento correcto.

Si no se recibe este documento de manera inmediata todas las novedades presentadas serán reportadas en el formato GO-FT-15 Reporte de devoluciones y/o rechazo de producto terminado al cliente y al área de Calidad de Intermodal por medio de correo electrónico, ya sea medicamentos de uso humano o veterinario y dejara en las observaciones las novedades reportadas [4]

Analista de Inventarios/Jefe de Inventarios.

4

Ingresa el producto en el sistema en estado de cuarentena. [5]

Auxiliar de Calidad

5

Se realiza inspección de calidad mediante Tabla ANSI cuando el origen de la devolución es por temas logísticos como pedido no solicitado, no entregado.

Se realiza inspección 100% de calidad cuando el origen de la devolución es por temas de calidad, averías, troques o cuando se haya descargado en instalaciones de un tercero (destino).

 Si en el proceso de inspección se detecta en la inspección alguna diferencia en cantidades o lote se informará de manera inmediata al área de inventarios para realizar las correcciones pertinentes e informar al Cliente para garantizar que no haya diferencias en los inventarios, luego de realizar la inspección enviar informe por correo Electrónico a Dirección Técnica para su aprobación. [6]

Analista de Inventarios/Jefe de Inventarios.

6

Almacena en área de devoluciones el producto devuelto según GO-DOC-07 Plano de Almacenamiento Bodega 2 hasta su dictamen de calidad, para la Bodega 1 por no realizarse es proceso no se encuentra esta área definida en los planos . [7]

Director técnico

7

Revisa Informe de Calidad, garantizando que las cantidades y lotes devueltos estén de acuerdo con lo ingresado físicamente y a la factura enviada por el cliente.

Si los documentos pertenecientes a una devolución que no recibió el cliente no vienen con la información correcta en cantidades y lotes ingresados, no se podrá emitir reporte de inspección si no se envía por parte del cliente el documento corregido con lo que en realidad ingreso. 

Envía por correo electrónico informe de inspección y dictamen de calidad en factura enviada por el cliente al área de devoluciones, este informe de inspección debe contener documento de la devolución, fotos del producto y formato GO-FT-11 Control de calidad del producto. [8].

Área de Devoluciones del Cliente

8

Envía reporte al área de Calidad del cliente, donde se aprueban o rechazan el producto. [9]

Área de Calidad Cliente

9

Informa mediante correo electrónico dictamen de Calidad enviando a L.U o a rechazos. [10]

Dirección Técnica

10

Una vez notificado el dictamen de Calidad, se procede a liberar en el sistema SHIKA e informa al área de Inventarios el estado del producto, para que le den físicamente ubicación en estantería o en el área de averías. Antes de ubicar la carga en la respectiva área informada, se deben retirar todos los stickers y/o habladores que relacionen la carga como devolución, en caso de que el empaque se encuentre en mal estado este deberá ser reemplazado. [11]

Jefe de Inventarios/Director técnico 

11

Una vez enviado dictamen de calidad a devoluciones de cliente, se deberá realizar seguimiento a estas con el área de devoluciones y inventarios del cliente, mediante reuniones mensuales donde se verificará estado de la factura, inventarios y L.U realizadas.

Se deberá garantizar que el almacenamiento de las devoluciones se realice por facturas y no por lotes. [Fin]

ALMACENAMIENTO DE CONTENEDORES LLENOS Y VACIOS

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Transportador

1

Ingresa el vehículo con el contenedor para realizar pesaje en la báscula según el instructivo GO-IT-01 pesaje de vehículos [2]

Auxiliar de bodega

2

Realiza inspección según formato GO-FT-02 Inspección de contenedor para almacenar [3]

Jefe de bodega / Auxiliar de bodega

3

Si se encuentra novedad:

Se envía informe de condiciones al cliente adjuntando registro fotográfico del contenedor para recibir autorización de almacenamiento o devolución [4]

Si no hay novedad:

Se realiza almacenamiento del contenedor según corresponda. [4]

Operador de montacarga

4

 Se realiza el almacenamiento del contenedor de acuerdo como corresponda.

5

Si es contenedor vacío o lleno:

Se ubicará en el área designada para bloques de contenedores vacíos o llenos teniendo en cuenta el instructivo DEP-IT-01 Cargue y descargue de contenedores [Fin]

Si es contenedor refrigerado:

Se ubicará en el área de contenedores refrigerados [6]

Auxiliar de bodega

6

Para contenedores refrigerados se realiza el control de temperatura según el formato GO-FT-04 Control de temperatura contenedor refrigerado. [Fin]

DESPACHO

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Cliente

1

Cliente envía facturas a diario vía correo electrónico. [2]

2

Cliente envía vía WhatsApp programación de salida tipo directo, traslado y circuito un día antes. [3]

3

Cliente envía vía correo electrónico programación de salida tipo paqueteo en 3 cortes (10:00am-12:00pm-02:00pm) el mismo día (B2). [4]

Auxiliar de Operaciones (administrativo) / Coordinador de Bodega

4

Descarga e imprime las facturas con base a la programación [5]

5

Realiza los picking en sistema SHIKA, para su alistamiento [6]

6

Asigna picking a la PDA por medio de sistema SHIKA para cada operador de montacargas (Pasillo) de acuerdo a las prioridades de alistamiento. [7]

Coordinador de Bodega / Jefe de Bodega

7

Actualiza el tablero de salidas con la programación [8]

Operador de Montacarga (pasillo)

8

Por medio de la PDA realiza apertura del picking asignado y procede a bajar la mercancía de la estantería; realiza el primer filtro de alistamiento vs picking. [9]

Operador de Montacarga                (contrabalanceo)

9

Recibe la mercancía y realiza el segundo filtro de alistamiento vs picking. [10]

10

Ubica la mercancía en zona de alistamiento a altura de 1 pallet según GO-DOC-08 Plano de Flujo de Materiales Bodega 2 y GO-DOC-02 Plano de Flujo de Materiales Bodega 1, para su limpieza y revisión. [11]

Auxiliar de Operaciones (Operativo)

11

Traslado entre bodegas:

Se deben realizar las siguientes actividades:

1. Quitar el vinipel en la parte superior del pallet.
2. Limpiar con waiper y verificar el estado de la carga a despachar.
3. Colocar nuevamente vinipel en la parte retirada.
4. Desinfectar el pallet con desinfectante en uso.
5. Rotular el pallet con la siguiente información: estibas limpias y desinfectadas por calidad, traslado No_  Bodega No _ , Fecha_.
6. Retirar con aire comprimido y escobillón las partículas de suciedad que se puedan encontrar.
7. Colocar los pallets a dos pisos. [12]

Auxiliar de Operaciones (Administrativo) /Analista de Inventarios

12

Asigna verificación de salida a la PDA por medio del sistema SHIKA al auxiliar de operaciones (operativo) asignado. [13]

Auxiliar de Operaciones (Operativo)

13

Si es un despacho tipo paqueteo (B2):

Por medio de la PDA en el módulo (verificación de salida) del sistema SHIKA se escanea el Código, lote y cantidad a despachar, verificando vs picking; Se realiza el destello de la mercancía y se verifica vs factura; se vinipela y se etiqueta; En caso de que no hayan llegado los rótulos, se identifica con marcador el pallet con el número de documento correspondiente a su salida; Realiza el tercer filtro para que todo lo registrado en la factura de cliente concuerde con el picking realizado dejando registro en el formato GO-FT-37 Verificación de despacho. [14]

Si es un despacho tipo directo: Si es un despacho tipo directo: Por medio de la PDA en el módulo (verificacion de salida) del sistema SHIKA, se escanea Código, lote y cantidad a despachar, verificando vs factura; Realiza el tercer filtro para que todo lo registrado en la factura de cliente concuerde con el picking realizado dejando registro en el formato GO-FT-37 Verificación de despacho. [14]

14

Notifica a Analista de Inventarios/Auxiliar de operaciones (administrativo) para su verificación. [15]

Auxiliar de Operaciones (Administrativo) /Analista de Inventarios

15

Revisa en el sistema SHIKA que no se presenten diferencias en la verificación de la salida. [16]

16

Si se encuentra:

Se realiza una segunda verificación física. [17]

Si no se encuentra: Se notifica que fue correcto la verificación física. [17]

Auxiliar de Operaciones

(Operativo)

17

Diligencia el formato GO-FT-37 con la información correspondiente a la factura verificada. [18]

Transportadora

18

El padrino de la transportadora recibe la mercancía verificada, debe constatar la información, siempre vs factura y firmar formato GO-FT-37, donde se describe el producto a despachar, Realiza el cuarto filtro para que todo lo registrado en la factura de cliente concuerde con el picking realizado dejando registro en el formato GO-FT-37 Verificación de despacho. [19]

Coordinador de Bodega / Jefe de Bodega

19

Autoriza el ingreso del vehículo que va a cargar la mercancía de acuerdo con las placas autorizadas por el cliente vía correo electrónico [20]

Auxiliar de Operaciones

(Operativo)

20

Realiza la inspección visual del vehículo a cargar (Que esté en buen estado y no presente olores extraños). [21]

Transportadora

21

Realiza el cargue de la mercancía según criterio del padrino de la transportadora. [22]

Auxiliar de Operaciones

(Operativo)

22

Una vez terminado el cargue se toma foto panorámica de la mercancía junto al padrino de la transportadora; Se cierra el vehículo Y se precinta con los sellos que trae la transportadora. [23]

23

Se realiza entrega la documentación correspondiente (Factura/remisión y certificado de análisis según corresponda). [24]

Coordinador de Bodega / Jefe de Bodega

24

Da autorización de la salida del vehículo al guarda de seguridad. [25]

Auxiliar de Operaciones (Administrativo) /Analista de Inventarios

25

Envía por correo electrónico o carpeta compartida los formatos GO-FT-37 diligenciados, orden de cargue de la transportadora, listado del picking realizado y factura del cliente al área de planeación, inventarios y devoluciones. [Fin]

RETIRO DE PRODUCTO (RECALL)

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Jefe de bodega / Auxiliar de bodega

1

Verifica el producto recibido y almacenado en el área de producto retirado del mercado según según GO-DOC-07 Plano de Almacenamiento Bodega 2, para la Bodega 1 por no realizarse es proceso no se encuentra esta área definida en los planos . [2]

2

Recibe las unidades del lote rechazado, las identifica con el rótulo de Producto no conforme describiendo el número de lote, el producto, la cantidad, en el campo defecto indica el origen y detalla como producto retirado del mercado, registrando las cantidades recibidas en el documento Formato GO-FT-17 Retiro de Producto del Mercado [3]

3

Realiza inventario a las existencias del producto afectado en el almacén, e informe al cliente existencias de producto almacenado y de producto en alistamiento para evitar su distribución. [4]

4

Envía al cliente los productos relacionados en el Formato Producto retirado del Mercado diligenciado, de acuerdo con el volumen de producto recibido. [Fin]

DESPACHO DE PRODUCTO PARA DESTRUCCIÓN

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Jefe de bodega / Coordinador de Bodega

1

Da autorización de ingreso al guarda de seguridad.[2]

Guarda de Seguridad

2

Realiza registro de vehículo mediante el formato DEP-FT-02 control ingreso/retiro de vehículos [3]

Jefe de Inventarios

3

Realiza reporte de las unidades no conformes junto con justificación y responsable. [4]

Cliente

4

El cliente envía el listado de productos que se enviaran a destrucción agrupando unidades no conformes y producto próximo a caducar, esta información será compartida vía correo electrónico con un plazo mínimo de 1 día [5]

Analista de Inventarios

5

Ingresa la solicitud de alistamiento al sistema de acuerdo con los lotes y códigos informados en el punto anterior. [6]

Jefe de bodega / Coordinador de Bodega

6

Asigna un equipo para el alistamiento de las unidades. [7]

Auxiliar de Operaciones

7

Se procede con la separación de las unidades solicitadas, organizando y asegurando la carga. [8]

Operador de Equipos

8

Verifica que productos se encuentran en estantería y que hagan parte del alistamiento, se bajara el producto si aplica.

Analista de Inventarios / Jefe de Inventarios

9

Verifican la totalidad del alistamiento asegurando que salga exclusivamente el producto solicitado, reportando al cliente unidades faltantes. [10]

Auxiliar de Operaciones

10

Organizar las estibas para el despacho, paletizando y asegurando con vinipel, se deberá poner un hablador identificando que el producto es para destrucción, permanecerá en la zona de averías hasta confirmar la fecha de recolección. [

Transportadora

11

Recibe mercancía verificada al transportador para que proceda con el cargue de la misma. [12]

Analista de Inventarios

12

Realiza registro fotográfico de cada estiba y al finalizar el cargue con el fin de enviar evidencia del estado de la carga en el momento del despacho.

Se cierra el vehículo, se precinta por parte del padrino, se toma foto.

Se realiza entrega de la documentación correspondiente. Se autoriza salida del vehículo en portería. [13]

13

Envía por correo electrónico o carpeta compartida a las partes interesadas la siguiente documentación:

• Formato GO-FT-03 Descripción de Productos diligenciado,
• Orden de carga de la transportadora
• Listado del picking realizado
• Registro Fotográfico
• Listado de la solicitud [Fin]

Elaboró

Revisó

Aprobó

Sergio Agudelo Barrios

Coordinador de Procesos

Claudia Marimón

Director Técnico

Cristian Molano

Jefes de Inventarios

Julian Velez

Jefe de Bodega

Jefferson Ovalle

Gerente Logístico