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AUTOINSPECCIONES DE CALIDAD INTERNAS Y AUDITORIAS DE CALIDAD A PROVEEDORES GO-PD-09 Versión: 1 Fecha de creación: 17/04/2022 Fecha de actualización: 30/05/2024 |
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- Alcance
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Empresa |
YUM |
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Intermodal |
X |
- Objetivo
Establecer la metodología y los principios básicos para la programación, planeación, preparación, ejecución, informe y seguimiento de autoinspecciones y auditorias de calidad a proveedores.
- Definiciones
3.1. Autoinspección: Proceso sistemático, independiente y documentado que tiene por objeto evaluar el cumplimiento interno de las Buenas Prácticas de Manufactura y buenas prácticas de laboratorio en todos los aspectos de la producción, control de calidad, higiene, seguridad y medio ambiente.
3.2. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.
3.3. Criterios de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria.
3.4. Evidencia de La Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría.
3.5. Hallazgo de La Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoría.
3.6. Conclusión de La Auditoria: resultado de una auditoria, tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.
3.7. Auditoria de Primera Parte: en las que una Organización evalúa su propia actuación con recursos internos (Auditores internos) y/o contratando personal externo calificado o una firma de consultoría.
3.8. Auditoria de Segunda Parte: En las que una Organización evalúa las actividades de sus proveedores, agentes, etc. Este tipo de auditoría es más formal. Es también aquella que es realizada por el Cliente o por la Organización a sus proveedores.
3.9. Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoría.
3.10. Auditor Líder: persona con la competencia (atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades) para llevar a cabo una auditoría”
3.11. Auditor Secundario (Observador): persona que acompaña al equipo auditor, pero no audita.
3.12. Auditado: Persona o área que es sometida a una auditoria.
3.13. Equipo Auditor: Se define como "uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría.
3.14. Programa de Auditoria: Detalles acordados para un conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito especifico.
3.15. Plan de Auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria.
3.16. Observación: Declaración hecha durante la auditoria y de la cual no se tiene suficiente evidencia para catalogarla como una no conformidad.
3.17. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito
3.18. Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
3.19. Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
3.20. Acción Preventiva: Acción tomada para evitar que se presente una no conformidad u otra situación indeseable.
3.21. Acuerdos de Calidad: Es un documento en el cual se establecen, en común acuerdo de las partes (Dador del contrato y el receptor del contrato), los requerimientos de manufactura, control de calidad, aspectos regulatorios, Buenas Prácticas de Manufactura, Buenas prácticas de laboratorios, Buenas Prácticas de Distribución y aspectos ambientales. En este documento se establece todo lo relacionado con el suministro de materiales, productos o servicios, en concordancia con las Directivas de Laboratorios OSA.
3.22. Proveedor Autorizado: Es todo proveedor o vendedor que es capaz de proveer materiales insumos, servicios cumpliendo con las especificaciones de calidad requerida, los criterios comerciales y ambientales especificados y los aspectos de buenas prácticas de laboratorios y de manufactura requeridas por Laboratorios OSA.
3.23. Proveedor Certificado: Un proveedor certificado es quien, a través de un programa de evaluación o pruebas comparativas y otros parámetros acordados, ha demostrado la habilidad para, constantemente, proveer materiales o servicios de un nivel de calidad aceptable, demostrando además la credibilidad de los resultados de sus pruebas y despachos. El proveedor certificado maneja un estatus superior al aprobado ya que se puede implementar con él un programa para reducir el número de pruebas a realizar a cada material que provee. Esto último debe basarse en los resultados históricos de las pruebas, en la documentación aportada y en los resultados de las auditorías realizadas al mismo. Como resultados los materiales que proveen los proveedores certificados son aceptados con limitadas pruebas.
- Normas
4.1. El equipo de auditores del sistema de gestión, son los responsables de ejecutar las actividades descritas en este procedimiento los cuales serán definidos en el programa de auditorías estos pueden ser auditores internos o externos según se defina.
4.2. Para la elaboración del programa de auditoria donde se incluyan las autoinspecciones se basará en los siguientes criterios entre otros:
- Resultados de la auditorias anteriores tanto internas como de clientes
- No conformidades detectadas en el proceso y su recurrencia
- Tendencias Quejas o reclamos recurrentes
- Cambios en proceso
- Solicitud previa de la gerencia con base al resultado de la revisión del sistema de calidad
- Tendencias en devoluciones y producto no Conforme
4.3. Para la realización de las autoinspecciones se pueden incluir un check list con los aspectos de BPM que cubran:
- Personal
- Instalaciones
- Mantenimiento de instalaciones y equipos
- Almacenamiento de materiales
- Equipos
- Control de calidad
- Documentación
- Saneamiento e Higiene
- Calibración de instrumentos de medición
- Proceso de retiro de producto del mercado
- Manejo de denuncias, quejas y reclamos y tendencias de estas
- Control de etiqueta
- Resultados de las autoinspecciones previas y las acciones correctivas
- Productos o procesos con desviaciones o fallas recurrentes
- Cualquier otro tema relevante en el proceso.
AUDITORIAS REALIZADAS A LOS PROVEEDORES DE MATERIALES Y PROVEEDORES DE SERVICIOS EXTERNOS
4.4. Para la realización de las auditorías a proveedores se tendrán en cuenta los siguientes criterios, entre otros:
- Impacto del material o servicio.
- Resultado desempeño de materiales y /o quejas o rechazos en la funcionalidad.
- Resultado de la evaluación desempeño año anterior
- Respuesta o soporte técnico las desviaciones detectadas en los materiales o servicios que proveen
- Sistema de calidad que posee el proveedor
- Resultados de auditorías previas
4.5. El director Técnico debe definir y planear el programa anual de auditorías a aquellos proveedores externos auditables con base a la evaluación del impacto sobre la calidad del producto o servicio incluyendo:
- Proveedores de Materia Prima y Material de empaque y envase.
- Proveedores de servicio críticos
- Proveedores de manejo de residuos
4.6. El director Técnico debe revisar y aprobar los reportes de auditorías realizadas por el grupo de auditores.
4.7. El director Técnico o coordinador de procesos deben realizar seguimientos a los hallazgos encontrados dentro del ciclo siguiente de auditoría interna o durante revisiones periódicas de los hallazgos
- Responsabilidad
5.1. Gerencia de Operaciones
5.1.1. Proporcionar los recursos necesarios para programar y mantener el programa de auto inspecciones
5.2. Director Técnico y Coordinador de procesos
5.2.1. Planear el programa de auto inspecciones del Sistema de Gestión de Calidad.
5.2.2. Revisar y aprobar los reportes de autoinspección y auditorías a proveedores.
5.2.3. Monitorear el cierre de las acciones preventivas y correctivas planteadas.
- Desarrollo
El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.
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Ejecución de Autoinspecciones |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Director Técnico |
1 |
Realiza el programa anual de auditorías donde se encuentran las autoinspecciones, y definen las personas encargadas de realizar la auditoria a los procesos que tiene impacto en el sistema de calidad de acuerdo a:
La periodicidad del programa de autoinspecciones será de mínimo una vez al año por área. Nota: se podrá realizar autoinspecciones con personal externo idóneo y con experiencia en proceso de auditorías. [2] |
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Auditor líder |
2 |
Realiza el Plan de Auditoría, definiendo el objeto y alcance de la autoinspección, los criterios, procesos y personal a auditar, requisitos y actividades a tener en cuenta durante la auditoría con sus respectivas fechas de realización. Igualmente se debe definir la metodología de trabajo y comunicación y demás arreglos necesarios para el desarrollo de la auditoría de campo. [3] |
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3 |
Envía por correo electrónico el plan de auditoria al área a realizar la autoinspección. [4] |
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Líder del Proceso |
4 |
Recibe plan de auditoria y notifica su recibo [5] |
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5 |
Prepara el documento previo a la autoinspección en el cual establece los requisitos a verificar en el formato GO-FT-24 Plan de autoinspección y/o Auditoria de Calidad [6] |
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6 |
Prepara los documentos necesarios para la auditoría de campo, tales como la Guía e informe de autoinspección, esta lista permite recopilar evidencia de la auditoría en un orden lógico, cubriendo los diferentes requisitos que hacen parte del Sistema de Gestión [7] |
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Equipo Auditor |
7 |
Inicia la autoinspección de campo realizando la reunión de apertura, teniendo en cuenta:
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8 |
Realiza entrevistas, revisa documentos, observa actividades y áreas para recolectar información que suministre evidencias o pruebas tangibles, bien sea observación física, mediciones o registros. Estas actividades se realizan partiendo del plan de la autoinspección y de la lista de verificación elaborada. Durante el proceso de la autoinspección, el auditor formula cada pregunta, escucha la respuesta del personal auditado, observa, analiza la situación y finalmente evalúa y registra el resultado obtenido Nota: para el caso de auditoria realizadas por terceros se dejará los registros correspondientes al proveedor (plan, informe) y se manejará un consolidado de hallazgo, en cual se recopila la información referente al proceso de auditoria como es áreas, incumplimiento, planes de acción, posibles causas, fechas de cumplimiento entre otros [9] |
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9 |
Elaborar las conclusiones de la autoinspección. [10] |
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10 |
Realiza la reunión de cierre, presentando los resultados de la autoinspección en cuanto a los procesos auditados, hallazgos, no conformidades y conclusiones. [11] |
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Auditor líder |
11 |
Prepara el informe de autoinspección de acuerdo con la información solicitada en el formato “Guía de inspección o “reporte de autoinspección”. [12] |
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12 |
Documenta los hallazgos de la autoinspección y las no conformidades en el formato GO-FT-21 Guía e Informe de Autoinspección/Auditoria de Calidad. [13] |
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13 |
Envía el Informe al responsable del área auditada, el cual documenta los hallazgos y no conformidades encontradas. [14] |
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Líder de Proceso |
14 |
Envía los planes de acción, responsables y fecha de compromiso a los hallazgos encontrados en el ejercicio de autoinspección de acuerdo al procedimiento GI-PD-04 Oportunidades de Mejora. [15] |
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Director Técnico/ Coordinador de Procesos |
15 |
Realiza seguimiento al cierre de las no conformidades y oportunidades de mejora de acuerdo con las fechas definidas por los lideres de proceso [Fin] |
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Ejecución de auditorías a Proveedores |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Director Técnico |
1 |
Realiza la planificación del cronograma de Auditorías a Proveedores teniendo en cuenta los siguientes aspectos en nivel de importancia y criticidad:
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2 |
[3] |
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Director Técnico |
3 |
Se tendrán excepciones a aquellos proveedores que cumplan con la evaluación de desempeño anual y que sean proveedores únicos del material, mientras se homologa otro proveedor por un periodo no superior a un año. Con seguimientos periódicos de la calidad del material, insumos o servicio que proveen. Nota: Para resultados inferiores a 60% en cualquier de los ítems contemplado en la tabla anterior se suspenderá la compra y se retira el proveedor del listado autorizado [4] |
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Auditor Líder |
4 |
Realiza el Plan de Auditoría, definiendo el objeto y alcance de la auditoría, los criterios, procesos y personal a auditar, requisitos y actividades para tener en cuenta durante la auditoría con sus respectivas fechas de realización. Igualmente se define la metodología de trabajo y comunicación y demás arreglos necesarios para el desarrollo de la auditoría de campo. [5] |
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Director Técnico |
5 |
Durante el transcurso del año podrá incluir además en el cronograma de Auditorías a Proveedores que:
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Coordinador de Procesos |
6 |
Envía por correo electrónico el plan de auditoria al proveedor. [7] |
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Director Técnico |
7 |
Revisa la documentación requerida durante la auditoría. [8] |
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8 |
Prepara los documentos necesarios para la auditoría de campo, tales como el plan de auditoría y reporte de auditoría de proveedores según el caso Materiales, insumos o servicio, esta permite recopilar evidencia de la auditoría en un orden lógico, cubriendo los diferentes requisitos que hacen parte del Sistema de Gestión. [9] |
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Director técnico |
9 |
Inicia la auditoría de campo realizando la reunión de apertura; en ella se desarrollan actividades tales como:
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Director técnico |
10 |
Realiza entrevistas, revisar documentos, observar actividades y áreas para recolectar información que suministre evidencias o pruebas tangibles, bien sea observación física, mediciones o registros. Estas actividades se realizan partiendo del plan de la auditoria y de la lista de verificación elaborada. Durante el proceso de la auditoria, el auditor formula cada pregunta, escucha la respuesta del personal auditado, observa, analiza la situación y finalmente evalúa y registra el resultado obtenido. [11] |
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11 |
Elabora las conclusiones de la auditoría. [12] |
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12 |
Realiza la reunión de cierre, presentando los resultados de la auditoría en cuanto a los procesos auditados, hallazgos y conclusiones. Igualmente se presentan las solicitudes de acciones correctivas o preventivas necesarias, en el formato “Reporte de auditoría a proveedores” en los ítems calificados con valores de cero [13] |
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13 |
Prepara el informe de auditoría de acuerdo con la información solicitada en el formato “Reporte de auditoría a proveedores” [14] |
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14 |
Envía a través de correo electrónico el reporte de Auditoria con la calificación obtenida para la revisión y aprobación por parte del proveedor,
Nota: *Si de la lista anterior no aplica alguno de los aspectos a evaluar debe indicar no que no aplica y la calificación solo se realizará de los aspectos evaluados.
Esta evaluación es uno de criterios para establecer la periodicidad de auditoría a proveedores según lo descrito en numeral 1 de la presente tabla. Los registros físicos de reporte auditoria se guardarán por el tiempo de vigencia de la auditoria inicial y el digital en PDF permanecerá hasta que la compañía deje de existir.
Se podrán realizar auditorias documentales y mediante Autoevaluaciones, de acuerdo con los resultados obtenidos ingresaran al listado de proveedores aprobados con calificaciones superiores al 76% y esta podrá ser una de las entradas para la generación del cronograma de auditorías a proveedores. [14] |
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Proveedor |
15 |
Debe enviar los planes de acción, responsables y fecha de compromiso a los hallazgos encontrados en el ejercicio de auditoria dentro de 30 días hábiles al envió del informe de auditoría en los numeral calificados como no cumple es decir de valor cero (0). [16] |
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Director técnico |
16 |
Debe realizar seguimiento al cumplimiento de los planes de acción, acciones preventivas, correctivas de los hallazgos y evaluara si requiere realizar cambio de proveedor si las calificaciones no son satisfactorias y su impacto en el sistema de calidad por lo menos una vez al año desde que fue realizada la auditoria [Fin] |
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7. Registros
- Formato GO-FT-20 Autoevaluación de Proveedores
- Formato GO-FT-21 Guía e Informe de Autoinspección/Auditoria de Calidad
- Formato GO-FT-22 Listado de Proveedores Autorizados
- Formato GO-FT-23 Reporte de auditoría a proveedores
- Formato GO-FT-24 Plan de autoinspección y/o Auditoria de Calidad
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Elaboró |
Revisó |
Aprobó |
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Sergio Agudelo Barrios Coordinador de Procesos |
Claudia Marimon Director Técnico |
Edgar Torres Gerente Operativo |