GESTIÓN COMERCIAL GO-PD-05 Versión: 5 Fecha de creación: 15/10/2014 Fecha de actualización: 06/05/2024

1. Alcance

2. Objetivo:

Conocer las necesidades del cliente presentar propuestas que cumplan los requisitos solicitados, que aseguren la consecución del negocio.

3. Definiciones:

3.1. Cotización: Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota).

3.2. Servicio No Conforme: Servicio que no cumple con el requisito especifico o que no cumple con el valor esperado de un proceso.

3.3. Operaciones Sospechosas: Aquella que por si número, cantidad, frecuencia o características pueda conducir razonablemente a concluir que se está ocultando, encubriendo, asegurando, custodiando, invirtiendo, adquiriendo, transformando o transportando cualquier tipo de bienes y servicios provenientes de actividades delictivas, o cuando se está dando apariencia de legalidad a las operaciones o fondos vinculados con las mismas.

3.4. Propiedad Del Cliente: Son los documentos, datos personales, propiedad intelectual y facturas que el cliente ha emitido o son de su propiedad.

3.5. Señales De Alerta: Cualquier tipo de información, conducta o actividad que debe llamar la atención, pues puede ser un indicio que permite detectar la realización de una operación inusual o sospechosa de estar vinculadas a operaciones de lavado de activos.

4. Normas:

4.1. Previo a toda operación cotizada se debe tener aprobada por parte del cliente mediante mail los términos, condiciones y tarifas para la prestación del servicio.

4.2. A los clientes nuevos se debe solicitar la documentación que se relaciona a continuación:

• Diligenciamiento del formato DEP-FT-11 Circular 170 Conocimiento del Cliente firmado por el representante legal y sello
• Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cámara de Comercio no mayor a 90 días
• RUT
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal
• Dos referencias comerciales
• Dos referencias bancarias
• Estados Financieros a corte diciembre del año inmediatamente anterior comparativo
• Estados financieros parciales, en el caso que la empresa cuente con revisoría se debe solicitar el dictamen de revisor fiscal.
• Formato GC-FT-04 Visita a proveedores o clientes

4.2.1. Los documentos que son propiedad del cliente se deben conservar de manera organizada y en buen estado y entregada al área Financiera para la conservación en la carpeta correspondiente al cliente.

4.2.2. Los documentos del cliente que por error se extravíen o se deterioren se debe informar al cliente lo acontecido, solicitando actualización de los mismos.

4.3.Se debe solicitar al cliente la ficha técnica y/o hoja de seguridad además de los requerimientos del cliente del producto a almacenar

4.4. Al inicio de una negociación con un cliente nuevo se debe enviar el Aviso de Privacidad y Solicitud de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales.

4.5. Con el propósito de identificar, controlar y tomar acciones para la mejora continua del servicio, se considera Servicio No Conforme a los ítems relacionados a continuación, para lo cual se debe realizar el procedimiento SER-PD-03 Servicio No Conforme:

• Información errada sobre el análisis del cliente
• Cotización con tarifas obsoletas
• Cotización con ausencia de costos de la operación

5. Responsabilidades:

5.1. Gerente General

• Establecer la estrategia de abordaje de la Labor Comercial en el mercado.
• Establecer los clientes potenciales.
• Elaborar el presupuesto por equipo comercial.
• Validar el control del riesgo de lavado de activos y financiación al terrorismo según el Manual establecido.
• Realizar seguimiento a la Labor Comercial.

5.2. Área Financiera

• Realizar el análisis y estudio del cliente
• Verificar la información contemplada en el formato DEP-FT-11 Circular 170 Conocimiento del Cliente
• Validar el control del riesgo de lavado de activos y financiación al terrorismo según el Manual establecido.
• Llevar a cabo el programa GI-PG-01 Aliados estratégicos- Clientes
• Conservar de manera organizada y en buen estado los documentos de los clientes

5.3. Ejecutivo Comercial

• Programar citas con los clientes activos o potenciales
• Realizar mantenimiento a clientes activos
• Realizar cotizaciones que se ajusten a las necesidades de los clientes
• Dar cumplimiento al manual de lavado de activos, financiación del terrorismo y contrabando de las empresas.
• Reportar al oficial de cumplimiento siempre que tengan conocimiento de una operación inusual u operación sospechosa al interior de la empresa.
• Enviar al cliente el Aviso de Privacidad y Solicitud de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales al momento de solicitar los datos para la negociación.
• Verificar la documentación entregada por el cliente y el correcto diligenciamiento del formato DEP-FT-11 Circular 170 Conocimiento del Cliente.

5.4. Área de Procesos

• Realizar análisis de las hojas de seguridad, fichas técnicas y requerimientos de los clientes, para generar recomendaciones de almacenamiento de los productos

5.5. Auxiliar de Operaciones / Jefe de Inventarios

• Realizar la creación del cliente en el sistema de información SHIKA, según los términos establecidos en la cotización.

5.6. Jefe de bodega

• Revisar las características de almacenamiento que requiere la mercancía del posible cliente para determinar la compatibilidad con la almacenada en ese momento en las instalaciones.
• Establecer la disponibilidad de área y equipos para la prestación del servicio.

6. Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

7. Registros

• Formato GO-FT-06 Circular 170 Conocimiento del Cliente
• Formato GC-FT-04 Visita a proveedores o clientes
• Formato GO-FT-07 Cotización
• Formato GO-FT-08 Aviso de privacidad y solicitud para el tratamiento de datos personales