Manual de Almacenamiento de Medicamentos

MANUAL DE ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS

GO-IT-07

Versión: 2

Fecha de creación: 15/09/2021

Fecha de actualización: 30/05/2024

Alcance

Empresa	YUM
Intermodal	X

Objetivo

Monitorear las condiciones de almacenamiento a medio ambiente o cadena de frío y condiciones de trabajo, de los insumos y/o medicamentos, en el micro ambiente de la bodega al interior de INTERMODAL S.A.S.

Objetivos Específicos

Es el conjunto de actividades que tiene como objetivo el cuidado y la conservación de la especificación técnica con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos. Unas condiciones adecuadas de almacenamiento deben garantizar.

La calidad de los medicamentos hasta su utilización.
La eficacia terapéutica
Evitar el deterioro y envejecimiento acelerado de los insumos.

PLANEACION

El almacenamiento debe planificarse, teniendo en cuenta básicamente los siguientes aspectos:

Determinación del tamaño y volumen del área.
Características propias de los medicamentos y dispositivos médicos (los que requieren refrigeración, los de control especial, frascos, ampollas, cajas, etc.).

CARACTERÍSTICAS DEL ÁREA DE ALMACENAMIENTO

El área de almacenamiento destinada a mantener en orden y en condiciones adecuadas para conservar sus características de calidad cuando sea necesario se deberá contar con:

Área apropiada para productos que requieran condiciones especiales; temperatura humedad y luz.

Lo que va a almacenarse y distribuirse:

la cantidad o volumen, el recorrido: el proceso y orden de las operaciones y el tiempo: para qué periodo se debe prever el almacenamiento.

Productos de gran rotación y volumen deben estar dispuestos en un lugar accesible y con recorridos internos cortos.

El área de recepción dependerá del tamaño de los pedidos y de una adecuada programación de entregas parciales, dependiendo de las políticas de la institución, establecimiento o de las negociaciones con los proveedores.

Estar alejado de sitios de alta contaminación

Las áreas de almacenamiento deben estar alejadas de sitios de alta contaminación para conservar adecuadamente los dispositivos médicos y la estabilidad de los medicamentos que puedan resultar afectados. Muchos de ellos son sensibles a factores ambientales como la temperatura, las radiaciones, la luz, contaminantes del aire y la humedad.

El área de productos que requieran controles especiales (estupefacientes) los cuales deben almacenarse en áreas de acceso restringido, seguro y con llave.

Área de cuarentena para productos de baja y devueltos Esta deben estar completamente identificados, separados y documentados.

Control durante el proceso de almacenamiento

El almacén y/o Bodega, contarán con criterios, técnicas y métodos que permitan continuamente controlar, evaluar y gestionar la calidad durante el proceso de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos, de conformidad con el artículo 13 del Decreto 2200 de 2005, modificado parcialmente por el Decreto 2330 de 2006, la Resolución número 1403 y las demás normas aplicables a la materia que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

Control de factores ambientales

Para el mantenimiento de las condiciones ambientales de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos se tendrán en cuenta algunas características relacionadas con la luz, la temperatura, cadena de frío y humedad.

Las temperaturas de almacenamiento que se consideran son:

Temperatura ambiente: 15°c a 30°c
Temperatura fresca: 8°c a 15°c
Temperatura de refrigeración: 2°c a 8°c.

Nota: Siempre se deben colocar como principal, característica, las temperaturas, sugeridas por el fabricante del producto o dispositivo médico.

DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS

Las devoluciones de medicamentos se someterán al siguiente procedimiento:

Área especial

Deben guardarse aparte del área de productos disponibles para la venta y/o dispensación y se debe prevenir su distribución hasta que se decida que están disponibles.

Condiciones para la reubicación

Los productos devueltos sólo podrán reubicarse en el área de disponibles para su distribución o dispensación, si cumplen con las siguientes condiciones:

Estar en sus recipientes originales sin abrir y en buenas condiciones.
Se demuestra que se han almacenado y se han manejado bajo las condiciones establecidas por el fabricante.
El periodo de vida útil restante es superior al mínimo establecido, por el fabricante

Cualquier producto devuelto que no cumpla con las condiciones anteriores debe ser destruido o desnaturalizado.

Ha excepción de las condiciones de reubicación, destrucción y/o devolución, especificadas por el fabricante.

CONTROL FECHAS DE VENCIMIENTO

INTERMODAL S.A.S., contará con criterios, procedimientos y recursos que permitan verificar continuamente la fecha de vencimiento de los medicamentos y dispositivos médicos, para que sean distribuidos o dispensados dentro de la fecha de vigencia o se solicite con la debida antelación la devolución o cambio al proveedor, de acuerdo con las condiciones de negociación.

TRANSPORTE DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

El traslado y entrega de los medicamentos y dispositivos médicos están sometidos a las disposiciones técnicas establecidas en la Resolución 1403/07, en el Código de Comercio y demás normas que reglamentan el transporte de sustancias especiales que se relacionen con medicamentos.

El transporte puede ser propio o contratado. El remitente deberá indicar al transportador los aspectos señalados en la legislación vigente, las características y condiciones especiales de los medicamentos.

Los medicamentos que se van a transportar deben colocarse en cajas o disponerse dentro de cubiertas que garanticen una adecuada protección contra los agentes externos.

Deberán ser elaborados con materiales apropiados para su conservación.

Los documentos que acompañan el envío deben ser de fácil acceso y conservación, en los cuales se debe indicar por lo menos: fecha de envío, nombre y dirección del remitente, nombre y dirección del cliente, descripción del medicamento y dispositivo médico, la cantidad y número de lote.

Condiciones de Transporte

Los medicamentos deben transportarse de modo que su integridad no se deteriore, las condiciones de almacenaje se mantengan, se protejan contra hurto, se conserve su identificación, se evite la contaminación o confusión con otros productos.

RECEPCIÓN Y ESTUDIO DE LA DOCUMENTACIÓN QUE ENTREGA EL PROVEEDOR

El jefe de almacén verifica que haya llegado el producto solicitado, del proveedor seleccionado, en las cantidades requeridas y con el valor y plazo estipulados en el contrato de suministro o la orden de compra. Se constata que exista una correspondencia de lo recibido con lo pactado y si el producto cumple o no con las condiciones pactadas en la compra.

Nombre genérico (o denominación común internacional) del producto solicitado el despachado.
Concentración y forma farmacéutica en el caso de medicamentos.
Precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura) acordados.
Fecha y hora de entrega.
Cantidad pedida vs. cantidad recibida vs. cantidad facturada.

¿CÓMO SE REALIZA EL ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS?

El almacenamiento debe planificarse, teniendo en cuenta básicamente los siguientes aspectos:

Determinación del tamaño y volumen del área. Características propias de los medicamentos y dispositivos médicos (los que requieren refrigeración, los de control especial, frascos, ampollas, cajas, etc.) Después que se ha realizado la recepción técnica y administrativa se procede a clasificar los medicamentos y dispositivos médicos para ubicarlos el sitio adecuado de almacenamiento. Luego de la clasificación se limpian los estantes, vitrinas o gabinetes destinados para el almacenamiento. Se ubican los medicamentos y dispositivos médicos de acuerdo a la organización establecida que puede ser por laboratorio en orden alfabético, por acción terapéutica, etc. Se debe tener precaución al ubicar los medicamentos y dispositivos médicos ya que los que están almacenados con posterioridad se deben ubicar de tal manera que sean los primeros en salir. Si en esta observación encuentra algún medicamento o dispositivo medico con vencimiento igual o inferior a seis meses lo debe almacenar en el área de cuarentena.

Para el caso de INTERMODAL, como el almacenamiento es por tránsito de bodega a distribuidor, se tendrán en cuenta las siguientes características:

Características propias del medicamento y/o dispositivo médico.
Ubicarlos el sitio adecuado de almacenamiento.
Verificar la fecha de vencimiento del medicamento
Ubicar los grupos de medicamentos almacenados de menor a mayor fecha de vencimiento para que estos sean los primeros en salir

ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

Para el almacenamiento de estos medicamentos se tienes en cuenta todas las condiciones físicas, locativas, sanitarias y ambientales (temperatura, humedad y cadena de frio como todo el demás medicamento. Almacenados en la Bodega.

La norma específica que estos medicamentos de control especial deben ir almacenados en un lugar que tenga seguridad (llave)

ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS DE CADENA DE FRIÓ.

Estos medicamentos y dispositivos médicos son de almacenamiento inmediato en la respectiva nevera o cuarto frio Previamente se debe tener la nevera apropiada según el inventario o la dinámica especificada por el fabricante. La nevera debe estar provista de un termómetro calibrado cada año.

PRODUCTOS ALMACENADOS POR INTERMODAL CARACTERISTICAS ESPECIALES

SOLUCION PARA DIALISIS PERITONEAL

DP PISA 1.5%