CONTROL DE INVENTARIOS DE MERCANCIA ALMACENADA Y CONTENEDORES LLENOS GO-PD-04 Versión: 7 Fecha de creación: 24/01/2012 Fecha de actualización: 30/05/2024

1. Alcance

1. Alcance

2. Objetivo:

Establecer la metodología para el control de inventarios de los productos y/o contenedores de los clientes.

3. Definiciones:

3.1. Inventario físico de bodega: forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real de los productos almacenados.

3.2. Inventario cíclico: es la toma del inventario parcial en periodos que están bajo el criterio del jefe de inventarios o periodos acordados con el cliente propietario de la carga, como parte del control que este establezca en su gestión administrativa.

3.3. Estantería: superficie horizontal que sirve para almacenar mercancías y optimizar espacios.

3.4. Pallets: Mercancía agrupada sobre una superficie generalmente de madera o plástico

3.5. FIFO: Este método hace referencia a la mercancía que primero ingresa es la primera que debe salir

3.6. Ubicación: sitio o lugar asignado que indica la posición física de un producto dentro de la bodega.

3.7. Lote: conjunto de unidades de venta de un producto alimenticio, producido, fabricado o envasado en circunstancias prácticamente idénticas

3.8. SKU: Una unidad de mantenimiento de existencias, o SKU, es un código único que un vendedor asigna a cada tipo de artículo que vende.

3.9. UM: Unidad de medida que representa todas las unidades tratadas de la misma manera durante operaciones logísticas, tanto si son productos embalados como si no.

3.10. Clasificación ABC: Es un sistema de administración de inventarios que divide los productos de un almacén en tres categorías: A, B y C. La clasificación se basa en criterios preestablecidos, como el costo unitario y el volumen anual demandado.

4. Normas:

4.1. La gerencia operativa y el jefe de inventarios serán los encargados de disponer la frecuencia en que deba realizarse el inventario general acorde a las necesidades del cliente y verificación.

4.2. Los inventarios aleatorios se realizan teniendo en cuenta el sistema de clasificación ABC y se clasificará por clientes, rotación del producto y costo.

4.3. El jefe de bodega designara los equipos y las áreas asignadas para la realización del inventario físico.

4.4. El inventario de la empresa se realizará bajo los siguientes lineamientos:

4.4.1. Para la realización del inventario se debe conformar un grupo de colaboradores del cual un colaborador realiza el conteo, un colaborador realiza la anotación en el momento de la ejecución del inventario y un coordinador o mesa de control dirigirá las actividades del inventario, adicional estos colaboradores tendrán las siguientes funciones generales:

• Colaborador de conteo: Constatar que el producto posea rótulo que los identifique, dictar al digitador la información básica que lo identifican y las cantidades que observe, finalmente, adherir cerca del rótulo, un sticker con la fecha de la verificación. Si el producto no posee rótulo, proceder a indagar para identificarlo y asignárselo. Revisar todas las estibas, posiciones y/o ubicaciones, asegurando el conteo físico de todo lo encontrado en ese lugar.
• Digitador: Hacer lectura de los códigos de barras que identifican el código del producto, lote y las cantidades del conteo, a la planilla “digital de conteo” haciendo las observaciones a que haya lugar, verificar que la información dicha por el colaborador de conteo en cuanto a código y lote coincidan con las lecturas de código de barras. Debe asegurar el registro completo de la información y la confirmación de guardado de este en el archivo digital.
• Mesa de control: Su labor consiste en cotejar los resultados entre el primer y la información base del sistema, con el fin de determinar las posibles diferencias entre el uno y otro. De presentarse inconsistencias, procede a realizarse las verificaciones que haya lugar, trasladando el nuevo resultado a la planilla de segundo conteo, destinada para tal fin. También debe verificar la transparencia de la toma de información, para lo cual puede valerse de un muestreo selectivo del inventario, entre otras funciones se encuentran:
  • Recolectar, custodiar y controlar los archivos digitales que se usa en la toma de inventario.
  • Emitir un acta de inventario relacionando la hora de inicio de inventario, documentación entregada a la mesa de control y documentación emitida y entregada por la mesa de control, novedades del inventario y comentarios que considere pertinentes.
  • Realizar tercer conteo cuando se presenten inconsistencias entre el primer y segundo conteo.

4.4.2.Se debe nombrar el grupo de colaboradores a realizar el inventario de manera escrita, mencionando la responsabilidad dentro del ejercicio, funciones a desarrollar y procedimiento a aplicar.

4.4.3. El grupo de colaboradores seleccionado deberá realizar un plan de trabajo y ser divulgado al personal involucrado en el inventario en aras de la eficiencia, eficacia y la economía de la empresa y prevenir posibles interrupciones con el fin que no haya conflicto en el desempeño de las actividades propias de sus cargos.

4.4..4. Durante la realización del inventario el grupo de colaboradores y el personal involucrado no podrán hacer uso de teléfonos celulares, no pasar llamadas, ni dejar utilizar elementos electrónicos que distraigan al personal de sus labores, entre otros.

4.4.5. El grupo de colaboradores que realizara el inventario debe contar con los elementos de protección personal requeridos para la ejecución de la actividad (guantes, mascarillas, cascos, chalecos, eslingas, arnés etc.) acorde al reglamento de higiene y seguridad industrial.

4.4.6. El grupo de colaboradores que realizará el inventario debe desconocer las cantidades en existencia, para dar mayor credibilidad a la toma física de inventario.

4.5. El jefe de bodega junto con el jefe de inventarios y el grupo de colaboradores que realizará el inventario deberá:

• Garantizar que todo el proceso se cumpla según el procedimiento satisfactoriamente.
• Coordinar, orientar e impartir las instrucciones necesarias a los colaboradores del proceso antes, durante y después de la realización del inventario.
• Consolidar toda la información arrojada por el inventario.
• Conciliar con el jefe de inventario los resultados obtenidos de la toma física del inventario con los registros del sistema SHIKA.
• Elaborar el informe final con los resultados obtenidos, observaciones, sugerencias y conclusiones.
• El jefe de inventarios define los ajustes que se van a hacer en los registros del sistema.

4.6. El inventario se realizará mediante las siguientes fases:

4.6.1. Fase Pre-inventario:

• El responsable de la bodega debe hacer el corte de los documentos un día antes de la realización acorde con las fechas programadas para el inventario físico, tales como entradas y salidas de productos, labor que debe hacer de forma adelantada por el auxiliar de operaciones, por cuanto es un procedimiento necesario para una adecuada confrontación de los registros del sistema con la toma física.
• Asegurar que se encuentre registrados en sistema todas las operaciones que afectan directaindirectamente el inventario.
• Las existencias a inventariar deben estar previamente clasificadas e identificadas, junto con la unidad de criterio en las magnitudes y/o unidades de medida de los productos (unidad, caja, pallets, etc.).
• Señalizar de manera apropiada el área a inventariar
• Preparar los archivos digitales para el registro del inventario.
• Organizar los equipos de trabajo para los inventarios.
• Generar documento de apertura de inventario en donde

4.6.2. Fase de preparación de documentación:

• Preparar los stickers o autoadhesivos a utilizar por cada equipo en el conteo
• Generar documento de apertura de inventario en donde se especifican zonas de conteo por cada equipo de trabajo y se especifican las fechas y horas de conteo.

4.6.3. Fase de inventario físico:

• Se debe hacer conteo al 100% de los productos
• Cada equipo de trabajo deberá realizar un conteo según la programación
• De acuerdo con el resultado de concordancia del primer conteo contra la información del sistema (>90%) se determinará si es necesario practicar un segundo conteo general.
• Se debe hacer las verificaciones pertinentes en caso de que surjan diferencias.
• Debe haber una adecuada y directa supervisión a los encargados de efectuar el conteo para garantizar su efectividad y el estricto cumplimiento de las instrucciones impartidas.
• Establecer la referencia, código, estado, cantidad y realizar las observaciones pertinentes
• La persona a cargo del conteo verifica en el producto y menciona al anotador el número de rótulo seguido de toda la información del producto (descripción genérica del producto, código que lo identifica, estado, etc.).
• Adherir el sticker a los elementos revisados correspondiente al grupo de conteo
• El digitador debe verificar que aparezca registrado el producto y toma nota del estado del producto haciendo las observaciones que estime convenientes.
• El coordinador o mesa de control, verifica el correcto diligenciamiento del “archivo digital”.
• El jefe de inventarios o mesa de control procede a cotejar el resultado de los conteos y en caso de presentarse diferencias, programa un segundo conteo en caso de persistir la inconsistencia, realizara un tercer conteo personalmente en compañía de alguno de los participantes.
• A criterio del jefe de inventarios, puede efectuar las pruebas que estime convenientes para garantizar la veracidad del proceso.

4.6.4. Fase de Post – Inventario:

• Realizar las conciliaciones entre el conteo físico y el listado del sistema, dejando evidencia de las correspondientes conciliaciones.
• El jefe de inventario o mesa de control estará a cargo de recopilar, organizar y clasificar la información resultante del inventario físico.
• El jefe de Inventario o mesa de control hace retroalimentación de todo el proceso de toma física de inventario desde el inicio hasta este punto, con el fin de evaluar que se hayan aplicado de manera correcta los procedimientos en cumplimiento de los objetivos propuestos en este proceso, para plasmar en el informe final dicha evaluación.
• El jefe de inventario o mesa de control debe elaborar el informe final con destino a la Gerencia, el cual debe contener los resultados obtenidos, observaciones, sugerencias y conclusiones que obtuvo de todo el proceso.
• Las diferencias presentadas en el ejercicio del inventario deben estar debidamente soportadas por el personal que custodia el inventario.

4.7. El Comité de Inventarios estará conformado por el Gerente de la Unidad de Negocio, Gerente y/o jefe de Área, quienes serán encargados de generar el plan de acción a las novedades identificadas en la actividad del inventario.

5. Responsabilidades:

5.1. Jefe de Inventarios

• Crear los archivos para el registro de los conteos generales.
• Generar acta de inicio de inventario recolectando las firmas de los participantes.
• Generar acta de cierre de inventario con las novedades, diferencias y costos generados por sobrantes y faltantes.
• Actualizar el sistema de inventario SHIKA acorde a lo contado y verificado físicamente.
• Conciliar las diferencias encontradas con el cliente.
• Asignar los inventarios cíclicos necesarios con el fin de garantizar la existencia de las unidades.

5.2. Analista de inventario

• Enlazar los archivos digitales de conteo a las PDA para el registro de la información
• Asegurar el corte documental previo al inicio del inventario.
• Realizar los inventarios cíclicos reportando diferencias encontradas.
• Actualización diaria de las cantidades de inventarios, confirmando el producto saliente.
• Reubicar la carga no conforme identificada dentro del almacén.

5.3. Jefe de bodega

• Establecer los equipos de trabajo para la realización de inventarios
• Determinar las oportunidades de mejora en caso de faltantes o sobrantes
• Supervisar el desarrollo del control de inventarios.

5.4. Auxiliar de bodega

• Asegurar la confirmación de todos los documentos registrados en el sistema.
• Apoyar las operaciones que se requieran para el desarrollo del procedimiento de control de inventarios.

5.5. Colaborador de Conteo

• Realizar el conteo de los productos
• Confirmar al anotador la información completa del producto
• Marcar de una manera visible los elementos contados con los sticker entregados para tal efecto

5.6. Digitador

• Diligenciar la planilla digital Inventario físico
• Verificar que la información escaneada corresponda con la mencionada por el colaborador de conteo
• Informar las novedades detectadas en el ejercicio, en caso de que no se haya hecho un buen conteo por el colaborador de conteo lo debe informar a la mesa de control.

5.7. Coordinador / Mesa de Control

• Cotejar los resultados de las cantidades registradas en sistema contra la primer y segunda toma de información
• Hacer verificaciones en caso de inconsistencias.
• Realizar el informe de inventarios con los análisis necesarios.
• Acompañamiento en el tercer conteo en el caso que se presenten diferencias.
• Realizar los ajustes de las diferencias confirmadas.

5.8. Comité Inventario

• Identificar las oportunidades de mejora detectadas en los resultados de ejercicio de inventario
• Autoriza los ajustes en el sistema.

5.9. Logística

• Realizar la gestión de compra de elementos de protección personal (guantes, tapabocas, casco y chaleco)
• Realizar la gestión de suministro de alimentación (refrigerio, almuerzo, hidratación, waiper, hojas de anotación etc.) a los participantes del inventario
• Realizar la gestión de transporte de los participantes cuando aplique, al lugar de ejecución del inventario.
• Realizar la gestión de compra de los elementos de marcación (sticker)

6. Desarrollo:

  El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

7. Registros

• Formato GO-FT-02 Inspección de contenedor para almacenar
• Formato GO-FT-36 Acta de inventario
• Formato GE-FT-03 Acta