SOLICITUD Y ENTREGA DE DOTACIÓN Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
GI-PD-07 Versión: 3 Fecha de creación: 29/11/2016 Fecha de actualización: 17/05/2024

1. Alcance 

2. Objetivo

Determinar las pautas a seguir para la solicitud, entrega y control de dotación y elementos de protección personal para los colaboradores de Intermodal S.A.S. de acuerdo a los riesgos presentes en el medio laboral

3. Definiciones

3.1. Dotación: Conjunto de bienes asignados por la empresa a sus colaboradores para el desempeño y desarrollo de las actividades laborales se considera como dotación (Pantalón camisa y overol, botas)

3.2. EPP: Elementos de protección personal asignados al colaborador según el riesgo al que se encuentre expuesto.

3.3. Formato de solicitud de dotación y EPP: Formato requerido y debidamente diligenciado por las sucursales para el pedido de dotación y elementos de protección personal

3.4. Listado de colaboradores cobijados: listado de personal actualizado que emite gestión humana al área de procesos donde se especifica: Nombre, cargo y fecha de ingreso para solicitud de dotación y entrega de EPP

3.5. Actas de entrega: Documento donde especifique tipo de elemento o dotación que entregan al colaborador debidamente firmado por el mismo

3.6. Formato de control de EPP: Documento que se debe diligenciar semanalmente para hacer el seguimiento de EPP utilizados por colaborador.

4. Normas:

4.1. Se debe tener el listado de colaboradores a nivel nacional actualizado los primeros cinco (5) días de cada mes.  

4.2. El formato de solicitud de dotación debe ser diligenciado y enviado al área de procesos un mes antes de la entrega de dotación o EPP.

4.3. Una vez recibida la dotación se debe hacer una relación de los elementos que se solicitaron y los que llegaron junto con las novedades encontradas y enviar al área de procesos vial mail.

4.4. Se debe contar con un stock de dotación y EPP que será regulado en la sucursal yumbo para solicitud nacional en caso de ingresos nuevos y reposiciones.

4.5. Se hará llegar al área de gestión humana todas las actas de entrega debidamente diligenciadas y firmadas por el colaborador y reposaran en las hojas de vida del mismo.

4.6. El proveedor debe estar registrado como cliente en la base de datos de la Intermodal S.A.S.

4.7. Tiene derecho a recibir dotación todo colaborador de Intermodal S.A.S. que devengue un salario menor o igual a dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes y el colaborador que según el cargo que desempeña lo requiera.

4.8. Las dotaciones se entregarán a los colaboradores en los siguientes meses: Abril, Agosto y Diciembre.

4.9. Tiene derecho a EPP todo colaborador de Intermodal S.A.S. que este expuesto a riesgos ejerciendo su actividad laboral.

5. Responsabilidades:

5.1. Gerencia:

5.1.1. Proporcionar los recursos requeridos para la solicitud y entrega de las dotaciones y EPP.

5.2. Colaboradores:

5.2.1. Dar buen uso de la dotación y EPP en su jornada laboral e informar al área de procesos de alguna eventualidad para el cambio o reposición.

5.3. Área de procesos

5.3.1. Solicitar a las sucursales el formato diligenciado de solicitud de dotación y EPP

5.3.2. Recepcionar y hacer el consolidado de las solicitudes de dotación y EPP a nivel nacional

5.3.3. Contactar al proveedor y hacer el requerimiento necesario para la solicitud de dotación y EPP.

5.3.4. Llevar el control de dotación y EPP

5.3.5. Recibir las novedades por parte de las sucursales y tomar las oportunidades de mejora

5.3.6. Notificar al proveedor de las conformidades y las no conformidades en la solicitud, realización y entrega de la dotación y EPP.

6. Desarrollo:

 El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

7. Registros

• Formato GI-FT-39 Solicitud de elementos de protección personal  
• Formato GI-FT-40 Solicitud de Dotación
• Formato GI-FT-33 Entrega de dotación
• Formato GI-FT-34 Entrega de Elementos de protección personal