FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DE PERSONAL GI-PD-08 Versión: 6 Fecha de creación: 15/12/2015 Fecha de actualización: 17/05/2024

1. Alcance

2. Objetivo:

Proporcionar al colaborador información sobre la organización, funciones y conocimientos relacionados con el desarrollo de sus actividades y competencias, con el fin de proporcionar personal altamente calificado.

3. Definiciones:

3.1. PERFIL DE CARGO: Documento interno donde se establece las competencias, objetivo y funciones del cargo para cada uno de los colaboradores.

3.2. INDUCCIÓN: Consiste en brindar información corporativa sobre sus políticas, servicios, sucursales, y sistema integrado de gestión para el conocimiento e identificación del colaborador dentro de la organización.

3.3. ENTRENAMIENTO: Consiste en capacitar al colaborador en temas relativos a su cargo, funciones y procesos a desempeñar en la organización, con el fin de desarrollar competencias directamente relacionadas con su perfil.

3.4. CAPACITACIÓN: Es un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual desarrolla habilidades y destrezas de los colaboradores, que le permite adquirir, profundizar y actualizar conocimientos para un mejor desempeño de sus labores habituales. La capacitación puede ser interna o externa de acuerdo al perfil de cargo y que le brinda aportes a la organización.

3.5. CAPACITACION POR CARGO: Consiste en establecer los conocimientos básicos que requiere el colaborador para el desarrollo del cargo.

3.6. EFICACIA: Se refiere al logro de objetivos trazados en la capacitación.

4. Normas:

4.1. La presentación Corporativa debe contener:

• Historia de la organización
• Sucursales donde hay presencia
• Misión
• Visión
• Objetivos
• Valores
• Principios
• Políticas
• Estructura Organizacional
• Normas de la organizacional
• Derechos y Obligaciones con la ARL
• Reporte de Condiciones
• Concepto de Accidente de Trabajo y Enfermedad Laboral
• Concepto de Peligro y Riesgo
• Concepto de Aspecto e Impacto
• Programas de Gestión de Riesgo y Ambientales
• Que hacer en caso de emergencia
• MEDEVAC
• Integrantes de Comités
• Brigadas Plan Evacuación
• Mapa de procesos
• Seguridad en la cadena de suministro

4.2. El entrenamiento de cargo debe contemplar:

• Funciones del Cargo
• Proceso al que pertenece
• Procedimientos y formatos que aplican al proceso
• Software asociado al proceso
• Áreas con las que se relaciona el cargo
• Entrega de informes y documentos

4.3. El proceso de entrenamiento en el cargo para el personal contratado podrá tener una duración de 30 días contados a partir de la fecha de ingreso, el cual una vez terminado deberá enviar el formato GI-FT-25 Inducción y Entrenamiento original al área de gestión humana para ser archivado en su hoja de vida.

4.4. Las necesidades de capacitación serán identificadas a través de:

• Actividades del negocio
• Desarrollos tecnológicos de los softwares
• Requisitos legales
• Procesos nuevos o actualizados de la organización
• Requisitos del cliente
• Seguridad y Salud en el Trabajo
• Ambientales
• Evaluación de Desempeño
• Auditorías Internas y Externas
• Oportunidades de Mejora
• Accidentes de Trabajo
• Encuestas de los clientes
• Revisiones Gerenciales

4.5. Las capacitaciones que se requieran tomar por fuera de la organización y que generen un costo deberán ser solicitadas a la Gerencia de la unidad de negocio correspondiente.

4.6. Las capacitaciones que sean tomadas por fuera de la organización se debe establecer tiempo de permanencia en la organización según el monto causado como contraprestación mediante el formato GI-FT-57 Convenio de Capacitación

Nota: En caso de retiro por decisión unilateral, los gastos mencionados corren por cuenta del colaborador y por lo tanto autorizara que dichos gastos sean descontados de su liquidación.

4.7. La eficacia de la capacitación se medirá a través de una de las siguientes metodologías, la cual dependerá de la complejidad del tema y el objetivo planteado en la capacitación:

• La inducción y el entrenamiento del personal será medido a través de la Evaluación del Periodo de Prueba.
• Evaluaciones escritas o electrónicas, las cuales deben estar calificadas por el Facilitador de la capacitación.
• Registros como: fotos, registro de notas, actividades lúdicas, entre otros
• A través de la ejecución de una tarea y evaluada en un tiempo determinado o en la Evaluación de Desempeño.
• A través de la medición de los indicadores de gestión.

4.8. Las capacitaciones podrán ser tomadas de manera:

• Presencial: Por medio de Citación en un lugar y hora determinada
• Virtual: Por medio de las herramientas acordadas con el capacitador.

4.9. Se realizarán capacitaciones anuales con enfoque al sistema de gestión de seguridad en la cadena de suministro a todos los colaboradores

4.10. Las capacitaciones, inducciones y reinducciones serán evaluadas en una escala de 0 a 5 donde cero (0) es la nota mas baja y cinco (5) la más alta, el puntaje mínimo para aprobación corresponde a un puntaje de tres (3), si es inferior se realizará un plan de reforzamiento de los conocimientos al colaborador y repetirá nuevamente la evaluación

4.11. Se considera Producto No Conforme a los ítems relacionados a continuación, para lo cual se debe realizar el procedimiento SER-PD-03 Servicio No Conforme:

• No capacitar al personal nuevo de forma eficaz
• No ser claros en el momento de la capacitación
• Realizar capacitaciones de temas no necesarios por la organización
• Que el facilitador no sea idóneo para realizar la capacitación
• No alcanzar los objetivos trazados en la capacitación

4.12. Cuando el colaborador tenga un cambio de condición contractual ( cambio de cargo ) se debe realizar inducción especifica en los temas aplicables a su nuevo cargo y dejarlo consignado en el formato GI-FT-25 Inducción y entrenamiento.

5. Responsabilidades:

5.1. Gerente de Unidad de Negocio

5.1.1. Aprobar presupuesto para la ejecución del programa de capacitaciones

5.1.2. Aprobar las capacitaciones que se realicen por fuera de la organización

5.2. Jefe Inmediato

5.2.1. Garantizar y verificar que el personal nuevo obtenga el entrenamiento requerido para el desarrollo de sus actividades en el cargo

5.2.2. Garantizar la asistencia a las capacitaciones que se programen o estén disponibles en la plataforma del personal a cargo

5.3. Facilitador

5.3.1. Realizar la capacitación de forma clara y dinámica

5.3.2. Facilitar el material de la capacitación

5.3.3. Presentar la hoja de vida

5.3.4. Realizar la eficacia de la capacitación

5.4. Área de Recursos Humanos

5.4.1. Llevar el control de los convenios de capacitación

5.4.2. Archivar en las respectivas hojas de vida de los colaboradores los convenios de capacitación

5.5. Colaborador

5.5.1. Solicitar la firma del capacitador en el Formato Inducción y entrenamiento

5.5.2. Participar de las capacitaciones otorgadas por la organización

5.5.3. Colocar en práctica los conocimientos adquiridos en el desarrollo de sus actividades del cargo

6. Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

7. Documentos Relacionados
   •  Formato GI-FT-25 Inducción y Entrenamiento
   • Formato GI-FT-12 Cronograma de Capacitación
   • Formato GI-FT-58 Listado de Asistencia
   • Formato GI-FT-57 Convenio de Capacitación