CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS GI-PD-02 Versión: 8 Fecha de creación: 05/05/2014 Fecha de actualización: 17/05/2024

1. Alcance

2. Objetivo:

Establecer la estructura para la elaboración y control de los documentos y registros asociados al sistema de gestión de integral.

3. Definiciones:

3.1. Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o una combinación de éstos. Con frecuencia, un conjunto de documentos, se denominan "documentación".

3.2. Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados dentro del sistema de gestión.

3.3. Documento Interno: Documentos generados por las autoridades de los procesos, con el fin de estandarizar la operación. Ver numeral 3.6 del presente documento.

3.4. Documento Externo: Son todos aquellos documentos emitidos por entes externos y que son utilizados como directrices en los diferentes procesos, tales como: leyes, decretos, resoluciones, acuerdos, circulares externas, procesos de las otras empresas que afecten la operación, manuales, entre otros.

3.5. Documentos confidenciales: Son aquellos documentos que contienen información de la cual disponen pocas personas, la cual no es accesible para el público en general.

3.6. Mapa de procesos: Documento donde se identifican los procesos necesarios para el sistema de gestión. Responde al objetivo y estrategia de la organización.

3.7. Caracterización de procesos: Determina las entradas, transformaciones y salidas de un proceso y su interacción en el sistema de gestión.

3.8. Procedimiento: Especifica el qué, el quién, el cómo, el cuándo y el dónde, necesarios para el desarrollo de un proceso.

3.9. Instructivo: Especifica los pasos que se deben realizar para el logro de una actividad.

3.10. Formato: Documento en blanco o planilla diseñada con las características y especificaciones para el registro de información. De acuerdo con la información consignada en el formato, esta último puede clasificarse como registro.

3.11. Solicitud: Se entiende como la necesidad de generación, actualización o eliminación de un documento.

3.12. Revisar: Acción donde la autoridad del proceso, revisa el documento con el propósito de verificar que lo expuesto en el mismo es consistente con la práctica actual.

3.13. Aprobar: Se realiza con el propósito de ratificar el acuerdo revisado y de garantizar los recursos necesarios para el desarrollo de lo expuesto en el documento.

3.14. Publicar: Consiste en la ubicación del documento en un ambiente de acceso para su consulta y aplicación.

3.15. Divulgar: Consiste en la socialización del documento por parte de la autoridad del proceso, a todos los cargos asociados en el mismo.

3.16. Medio de publicación: corresponde al sitio donde se dispondrá toda la documentación derivada del sistema de gestión de la seguridad.

3.17. Medio de administración: corresponde al sitio donde se dispondrá la documentación en su medio original en el cual fue generado.

3.18. Documento Obsoleto: documento cuya versión está desactualizada.

3.19. Copia Controlada: son todos los documentos generados que forman parte del sistema de gestión que están sujetos a cambios, razón por la cual debe ser adecuadamente identificado y controlado para asegurar que no se utilicen versiones no vigentes.

4. Normas:

4.1. Todo documento generado debe estar estructurado siguiendo los lineamientos establecidos en el presente procedimiento.

4.2. El tipo de letra o fuente a utilizar en el desarrollo del contenido de los documentos, debe ser PetitaMedium tamaño 11.

4.3. Los documentos y registros, deben ser controlados por el área de procesos mediante el formato GI-MA-01 Control de documentos y registros.

4.4. La estructura de cada documento debe ajustarse al tipo de documento así:

X: Requerido                O: Opcional                  N/A: No aplica

4.5. La identificación de los documentos estará compuesta así:

XX YY ZZ

XX: Corresponde al nombre del nivel del proceso que genera el documento, de acuerdo con el mapa de procesos definido por el sistema de gestión.

YY: Corresponde al tipo de documento generado.

ZZ: Corresponde al número consecutivo asignado al documento generado, de acuerdo al nivel de proceso y tipo de documento.

Tipos de documentos que se pueden generar:

Las abreviaturas para la codificación de los diferentes procesos es la siguiente:

4.6. Los registros se deben diligenciar con tinta indeleble y con letra legible, sin tachones, y uso de corrector.

4.7. Los registros de origen interno o externo donde la información no sea clara deben ser devueltos al área o empresa que los emitió con el fin de que sean reemplazados para evitar posibles ambigüedades.

4.8. Los cambios realizados a un documento deben quedar evidenciados en el formato GI-MA-01 Control de documentos y registros, sección control de cambios con el objetivo de que dichos cambios sean fácilmente identificables.

4.9. Se considera documentos actualizados y controlados todos lo que hagan parte de la intranet corporativa.

4.10. Solo se deben publicar aquellos documentos que han sido aprobados por la autoridad del proceso

4.11. No se deben entregar copias de los documentos en medios magnéticos o impresos a personas externas sin previa autorización de la gerencia.

4.12. El control de los documentos obsoletos se realizará sobre la versión inmediatamente anterior a la actual

4.13. En los casos de reserva de la información, los documentos se deben clasificar como “CONFIDENCIALES” y serán manejados únicamente por la autoridad del proceso

4.14. Los documentos del sistema integrado de gestión serán actualizados cada vez que se requieran o exista un cambio regulatorio adiciona con periodicidad de dos (2) años.

4.15. La codificación de los documentos del sistema integrado de gestión se realiza de manera secuencial.

4.16. Para el personal operativo se tendrán los documentos del proceso impresos en copias controladas para su visualización, y custodiados por el líder del proceso.

BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACIÓN BODEGA DE ALMACENAMIENTO

4.17. Los formatos se deben llenar con tinta color negro indeleble y nunca se debe usar lápiz.

La coma se usará para las cifras decimales, los miles no se separan en caso de ser absolutamente necesario se usa el punto; el número de cifras decimales dependerá de la exactitud del instrumento.

Ejemplo:

4.18. Redondeo de cifras decimales

Se utilizará el número de cifras decimales que se estipule en la especificación, ficha técnica y el reportado en el equipo de medición. Ejemplo:   Especificación: 20,0 ± 1. Resultados= 19, 0….21,0

Si la última cifra termina en un número mayor o igual (≥) que 5 se redondea al número superior más cercano. Ejemplo 67,936 quedará 67,94

Si la última cifra termina en un número inferior o menor a 5, se redondea al número inferior cero (0).   Ejemplo 78,943 quedará 78,940

4.19. Forma de escribir fechas y horas en los documentos

Las fechas que hagan parte de un documento o registro, se escribe así:

El día se escribe con dos dígitos.

El mes se escribe con dos dígitos.

El año se escribe con dos últimos dígitos

Ejemplo:           Día/Mes/Año.

                                                                       16/04/24                                       

El concepto más importante al escribir la fecha es garantizar que no exista la posibilidad de confusión al momento de leer la fecha escrita.

La hora se debe expresar en forma militar, para expresar los minutos se separa las horas por dos puntos (:), como se expresa en el ejemplo:

Las 10 y media de la mañana será: 10:30

Las 7 y cuarto de la noche será: 19:15

4.20. Manejo de abreviatura y unidades de medidas

Las unidades de medidas se trabajan con la nomenclatura del SI sistema internacional de medida en la siguiente tabla se mencionan algunas de ellas.

*Cualquier otra unidad de medida se trabajará con el símbolo establecido en el sistema internacional de medida

Las abreviaturas según lo normalizado internamente en la siguiente tabla se mencionan algunas de ellas.

*Para los nombres de los materiales y productos no se aceptan abreviaturas en los registros de lotes solo se podrá utilizar estas abreviaturas en caso de que los sistemas informáticos tengan restricción de caracteres

4.21. Buenas prácticas de documentación (Integridad de datos)

 Las buenas prácticas documentales se basan en cumplir el termino ALCOA (atribuible, legible, contemporánea, original y exacta) que caracteriza el diligenciamiento de los registros.:

• Permanente:

• Los documentos y los registros deben hacerse con tinta indeleble de color negro para que la información no se altere o pierda.
• No se debe utilizar corrector, ni hacer tachones que impida ver lo que se corrigió

• Clara

Cualquier persona debe entender de la misma manera lo que está registrado.

• La documentación que se registra debe ser de total entendimiento para todo el personal involucrado.
• No se deben escribir abreviaturas o siglas que se puedan prestar para múltiples interpretaciones, por el personal que las lee.

• Legible

• Los documentos reproducidos a partir de originales no deben contener errores originados en el proceso de reproducción o impresión.
• Se debe registrar la información de tal forma que cualquier persona interna o externa (autoridades legales) que requiera consultarla la entienda.
• Los formatos o registros deben ser claros y entendibles por las personas que requieran diligenciarlos, sin presentar inconsistencias ni dualidades.
• Verdadera

• La información de los documentos debe corresponder a la realidad.

Que se escriba en los documentos y registros lo que realmente sucedió.

• No se debe ocultar ni alterar la información, se debe registrar únicamente lo que el proceso presenta.
• La información que se consigna debe reflejar con certeza todos los datos y resultados generados en el proceso.

• Puntual

• La información debe ser consignada en el momento en que se efectúa la acción, nunca, ni después. Consignar la información a medida que se va llevando a cabo el proceso.
• No diligenciar la totalidad de los formatos al inicio del proceso, ni dejar su diligenciamiento para el final.

• Exacta

• Los cálculos son correctos (Cifras, decimales)
• Puntos para miles y coma decimales

• Consistente

• Toda la información tal como fecha, abreviaturas, unidades de medida, etc., están normalizadas, para que no haya confusión (Medidas kg, mL, g, mm,L)

• Completa

• Que se diligencie todos los campos correspondientes y los espacios en blanco se debe completar con no aplica N.A y en espacio de gran extensión se debe trazar una línea diagonal y escribir N/A.

• Directa

• Toda la información se registra en el formato correcto, libreta o sistema computarizado (Documentos aprobados)

4.22. Para realizar las Correcciones se debe cumplir lo siguiente:

No se permiten tachones, ni el uso de borrador o corrector. Para corregir se deberá colocar una línea sobre el texto que se va a anular e identificar con un asterisco (*) este debe de ser enumerado si hay más de un error en la misma página, colocar el dato correcto, la firma larga de la persona que realiza la corrección y la fecha. Los formatos deteriorados o con exceso de errores (superior a 3) que impidan su entendimiento, se deben transcribir, conservando el documento original como testigo y escribir la palabra Anulado solo el área de Aseguramiento aprobará la reimpresión o reelaboración del documento una vez verifique el documento a anular.

Ejemplo de corrección:

4.23. Se debe notificar vía mail cuando aplique y dejando como evidencia el diligenciamiento del formato  en línea GI-FT-42 Confirmación de lectura, actualización, creación o recolección de documentos :

• Actualización documental
• Recolección de documentos obsoletos
• Entrega de Copias Controladas

5. Responsabilidades:

5.1. Colaborador

5.1.1. Identificar la necesidad de generar, actualizar o eliminar, la documentación que soporta sus procesos y operaciones.

5.1.2. Notificar a su jefe inmediato de la solicitud de actualización de documentos.

5.2. Líder de proceso

5.2.1. Identificar que documentos de los generados en el área (internos) o de los recibidos de terceros (externos) deben ser controlados como registro. Es decir, cuáles de ellos deben conservarse por un periodo de tiempo determinado como evidencia objetiva para la toma de decisiones.

5.2.2. Definir el tiempo de retención de los documentos clasificados como registros, previa revisión y análisis de los requerimientos legales establecidos para los documentos y/o políticas establecidas por la organización.

5.2.3. Suministrar la información necesaria para la adecuada estructuración del contenido del documento de acuerdo con su clasificación.

5.2.4. Revisar y aprobar la documentación correspondiente. Garantizando que los métodos establecidos, se ajuste a la realidad de las operaciones.

5.2.5. Divulgar el contenido de la documentación elaborada como soporte de las operaciones a su personal a cargo.

5.2.6. Velar porque el personal que recibe la documentación haga buen uso del documento y cumpla con las disposiciones descritas en él.

5.2.7. Informar al área de Procesos los cambios o modificaciones que surjan en la documentación externa asociada a los procesos de prestación del servicio una vez detectados.

5.3. Área de Procesos

5.3.1. Recepcionar las solicitudes de trabajo y realizar la gestión respectiva.

5.3.2. Asesorar a las áreas usuarias en la estandarización de los documentos.

5.3.3. Realizar el análisis y dar el soporte pertinente a las solicitudes realizadas por las autoridades de proceso para la elaboración, actualización de documentos.

5.3.4. Estructurar el documento de acuerdo con los lineamientos establecidos en el presente documento, a partir de la información entregada por la autoridad del proceso.

5.3.5. Enviar el documento para revisión y ajustes, via email a las personas involucradas en el proceso.

5.3.6. Convertir los documentos en archivo “.pdf” para evitar su modificación, cuando el área usuaria del documento manifieste el manejo electrónico del documento este puede ser guardado en su archivo original, para ser visualizado por el medio de publicación.

5.3.7. Registrar en el formato GI-MA-01 Control de documento y registros, todo documento generado dentro o fuera del sistema de gestión de la seguridad.

5.3.8. Asignar el código del documento, siguiendo el consecutivo generado en el registro del documento a la base de datos.

Nota: Solo se asigna el código del documento cuando este último se encuentre aprobado por la autoridad del proceso.

5.3.9. Administrar la herramienta de medios de administración y publicación de los documentos generados en el sistema de gestión.

5.3.10. Publicar la documentación en la intranet corporativa.

6. Desarrollo

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

7. Registros

• GI-MA-01 Control de documentos y registros