ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GI-IT-01 Versión: 4 Fecha de creación: 28/03/2019 Fecha de actualización: 20/05/2024

1. Alcance

2. Objetivo

Garantizar la Administración y control de los documentos generados por los procesos de la organización por medio de la construcción de las Tablas de Retención Documental que permitan realizar su identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros.

3. Definiciones

3.1. Archivos de Gestión: Son los documentos producidos por una oficina durante su gestión administrativa, son documentos activos ya que su trámite no ha culminado, están en circulación, resguardados y organizados por la oficina productora, y constituyen la primera fase del archivo

3.2. Ciclo Vital del Documento: Etapas de vida del documento desde su producción, recepción y su conservación temporal, hasta su eliminación o unificación al Archivo Histórico.

3.3. Codificación por dependencias: Se listaron en orden jerárquico cada una de las dependencias, acorde a la estructura organizacional y se les asigno un código numérico de tres dígitos.

3.4. Clasificación: La clasificación es la técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan establecido previamente.

3.5. Depuración: Operación por el cual se retiran de la Unidad Documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (copias de documentos, invitaciones, circulares informativas, constancias, etc.)

3.6. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Documento de apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, etc) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión académica y administrativa. Pueden ser generados en la entidad o por otra institución, y no hacen parte de las series documentales de las dependencias.

3.7. Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

3.8. Fondo documental: Se refiere a la totalidad de las Series Documentales que hacen parte de un archivo y llega a ser objeto de conservación por parte de la entidad.

3.9. Organización: La Organización Documental se compone de dos elementos básicos, como los son: la clasificación de documentos y la ordenación de documentos.

3.10.Tabla de Retención Documental: TRD: Es un instrumento de gestión documental en donde se plasma y se visualiza un listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

3.11. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

3.12. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

3.13. Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados como los son archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales, sonoros y en papel.

3.14. Unidades de conservación: Cuerpo que contiene de forma adecuada una unidad archivística, por ejemplo, un expediente, pueden ser entre otros: una caja, un libro, un tomo, una carpeta, garantizando la conservación y traslado de los documentos.

3.15. Valoración documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo (gestión, central e histórico).

4. Responsabilidades:

4.1. Gerencia Administrativa y Financiera

4.1.1. Aprobar las propuestas de tablas de retención documental

4.2. Área de Procesos

4.2.1. Realizar propuestas de tablas de retención documental

4.2.2. Generar las series documentales

4.2.3. Publicar las tablas de retención en la intranet corporativa

4.3. Líder procesos

4.3.1. Identificar los documentos generados en su proceso

4.3.2. Participar en la elaboración de las series y subseries de su proceso

4.3.3. Identificar los tiempos de retención o permanencia de los documentos de su proceso

5. Normas

5.1. Se deben mantener los documentos generados por los diferentes procesos de acuerdo a la siguiente categorización

5.2. Los pasos para la eliminación de documentos se realizan en los siguientes casos:

• Cuando una dependencia dispone de documentos de apoyo que han cumplido su ciclo de vida útil.
• Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie documental ha cumplido su período de retención en el archivo de gestión y debe eliminarse.
• Cuando la Tabla de Retención Documental establece que una serie documental ha cumplido su período de retención en el archivo central y debe eliminarse

5.3. Culminado el tiempo de conservación documental, se debe proceder a la destrucción del mismo esta labor se podrá realizar de la siguiente manera:

• El líder de proceso o a quien este designe diligencia el formato GE-FT-03 Acta relacionando la documentación a destruir
• La empresa encargada de la custodia de los documentos, realiza la destrucción previamente solicitada por el líder de proceso con autorización de la gerencia financiera y administrativa, dejando constancia de la destrucción.

6. Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

7. Registros
   • Procedimiento GI-PD-02 control de documentos y registros
   • Formato GI-FT-48 Tabla de retención documental