CONTROL ACCESO GI-PD-09 Versión: 7 Fecha de creación: 10/03/2016 Fecha de actualización:25/07/2023

1. Alcance

2. Objetivo

Controlar el acceso a las instalaciones de personal, tanto colaboradores y visitantes, así como la recepción de correspondencia para Intermodal S.A.S. con el fin de minimizar y controlar los riesgos que afectan la seguridad de las instalaciones y del personal.

3. Definiciones

3.1. Visitante: Persona ajena a la organización.

3.2. Sistema electrónico de control de acceso (Biométrico): Sistema de control de acceso a las instalaciones mediante la lectura y validación de la huella dactilar.

3.3. Controles de Ingreso: Sistema por el cual a través de una serie de medidas se previene el acceso no autorizado a una instalación o zona restringida.

3.4. Personal propio: Colaboradores que están vinculados a través de contrato laboral con Intermodal S.A.S.

3.5. EPS: Entidad promotora de salud

3.6. ARL: Administradora de riesgos laborales

3.7. WTC: Edificio World Trade Center

4. Normas

4.1. Autorización de Ingreso para días sábados en las instalaciones

4.1.1. Sucursal Bogotá

4.1.1.1.Es responsabilidad del Jefe de Área en la sucursal de Bogotá dar aviso al área de gestión humana y al área de Seguridad, del listado de Colaboradores autorizados para laborar en las oficinas del WTC los días sábados o festivos, por medio de correo electrónico enviado a más tardar, el día viernes a las 15 horas.

4.1.1.2. Los colaboradores que ingresen a las instalaciones el día sábado deberán hacerlo únicamente en el horario autorizado.

4.2. Ingreso de visitantes

4.2.1. Está prohibido el ingreso a las oficinas de familiares o personal ajeno a la organización sin previa autorización.

4.2.2. Es responsabilidad del Colaborador que recibe personal visitante, recogerlo en la recepción, acompañarlo durante su permanencia en las instalaciones, en caso de emergencia guiarlo acorde a las instrucciones de los brigadistas y acompañarlo al término de la visita hasta la recepción, para garantizar el retiro de las instalaciones.

4.2.3. Todo visitante debe ser registrado al ingreso en la recepción de las instalaciones en el formato GI-FT-62 Control Visitantes, entregándole carné de visitantes, el cual deberá ser portado en un lugar visible dejando un documento diferente a la cedula que contenga fotografía actualizada, nombre completo y número de identificación, de igual manera se entregará el folleto con las normas de seguridad, rutas de evacuación y demás información relevante

4.2.4. Todo visitante que ingrese a instalaciones del depósito de contenedores y área de bodega debe portar los elementos de protección personal correspondiente (chaleco, casco y botas o zapato cerrado).

4.2.5. Los equipos de cómputo u otros elementos electrónicos que sean ingresados por parte de visitantes, deben ser registrados en la minuta de seguridad donde aplique.

4.2.6. Es responsabilidad del personal de seguridad (Guardas) realizar la revisión de los elementos, maletines, bolsos o paquetes al ingreso y a la salida de las instalaciones tanto para colaboradores como para visitantes.

4.2.7. Los ingresos (peatonal y vehicular) deberán realizarse por las vías y áreas destinadas para tal fin de acuerdo a la infraestructura de la sucursal.

4.2.8. Todas nuestras instalaciones cuentan con CCTV, por lo tanto, visitantes y Colaboradores, serán grabados y monitoreados durante la permanencia en las instalaciones con el fin de garantizar seguridad e integridad de sus ocupantes.

4.3. Ingreso de Mensajeros

4.3.1. El Personal de Vigilancia o Recepcionista, según aplique en cada sucursal, debe realizar inspección visual del Mensajero con el objetivo de detectar cualquier situación, actitud o comportamiento sospechoso, ante lo cual deberá dar aviso inmediato al Jefe de Seguridad y/o área de seguridad del edificio para la aplicación del protocolo respectivo, evitando en lo posible su ingreso a las instalaciones o más allá de la recepción.

4.3.2. En caso de recibir un paquete o sobre sospechoso que llame la atención por su aspecto, tamaño, peso, forma de empaque, sonidos que emite, etc, deberá dar aviso inmediato al Jefe de Seguridad y/o área de seguridad del edificio, para la aplicación del protocolo respectivo, evitando si es posible, recibirlo.

4.4. No se permite la salida de elementos de las instalaciones sin previa autorización del gerente o director de la sucursal según formato GI-FT-63 Orden de salida.

4.5. Para el recibo de correspondencia se debe tener en cuenta:

• Verificar el remitente del paquete, debe verificar que sea una empresa reconocida, no debe tener enmendaduras ni tachones.
• El nombre del destinatario debe ser claro y pertenecer al personal que labora en la empresa.
• Amenazas escritas al exterior del paquete.
• Apariencia inusual como; polvo, manchas aceitosas, olores, presentación irregular, material excesivo de empaque (cinta, cuerdas), demasiado peso, sonido entre otros que genere novedad, de lo contrario:
• No destapar el paquete o sobre que tenga apariencia sospechosa.
• No sacudir ni vaciar el contenido.
• Ubicar el paquete sobre una superficie estable.
• No huela, no toque, no pruebe el paquete.
• Informar al Jefe de Seguridad o Gerente de la sucursal correspondiente

4.6. En caso de extravió del carné por parte del visitante, se debe notificar a la recepción y cancelar la suma de diez mil pesos ($10.000) para su reposición.

4.7. En caso de extravío del carné por parte del colaborador, este deberá notificar al área de gestión humana y cancelar la suma de diez mil pesos (10.000).

4.8. Ingreso de Personal

4.8.1. Cualquier novedad de ingreso (Ausencias, vacaciones, licencias, permisos entre otros) deben notificarse acorde al procedimiento GH-PD-04 Reportes de Personal

4.8.2. Todo visitante que ingrese a instalaciones del depósito de contenedores y área de bodega en vehículo personal debe estar registrado en el formato GO-FT-09 Control ingreso y salida de vehículos.

4.8.3. Para el ingreso de los colaboradores a las instalaciones de la empresa, se debe portar el carné y registrarse en el biométrico.

4.8.4. El carné debe ser portado en un lugar visible dentro de las instalaciones de la empresa y durante toda la jornada laboral.

4.8.5. Se debe denunciar de forma inmediata ante las autoridades competentes e informar a la empresa, cada vez que se presente la pérdida o extravío del carné.

4.9. Vigencia del carné de identificación

4.9.1. La vigencia del carné es igual a la vigencia del contrato de cada empleado directo de la compañía, para lo cual el área de gestión humana se encargara de su destrucción para el visitante se establece que la vigencia solo aplica para el tiempo que dure la visita a las instalaciones y se le suministrará uno temporal solo por el tiempo de la visita y para el área a visitar, en ningún momento puede transitar por áreas restringidas o controladas sin supervisión directa de la persona que autoriza el ingreso

4.10. Áreas criticas

4.10.1. Son aquellas áreas de la compañía en las cuales se desarrollan actividades o procesos del negocio considerados como críticos o confidenciales, ya sea por: ser  tableros eléctricos, cuarto de CCTV, cuarto de servidores, archivo de documentos, Gerencias los cuales por su naturaleza y perfil de riesgo y manejo de información, obligan a tener medidas de control de acceso especiales y exigentes, a empleados y clientes, de personas ajenas a las operaciones para evitar hurtos, fugas de información, daños, recordando que estas fugas no solo se presentan con sustracción de documentos sino que se puede presentar por simple observación y posterior divulgación. El acceso a visitantes a estas áreas está restringido.

Oficina Bogotá

Sucursal Madrid

Sucursal Buenaventura – Depósito de contenedores

Sucursal Cartagena – Depósito de contenedores

Sucursal Yumbo- Oficinas administrativas y Depósito de contenedores

Sucursal Yumbo- Bodega No 1

Bodega No 2

Se consideran las siguientes áreas criticas: Oficina, Planta eléctrica

4.11. Tratamiento para Personal No autorizado en las instalaciones

• Identificar y ubicar al infractor dentro de las instalaciones
• Dar aviso al Personal de Seguridad, o Gerente de la sucursal.
• El infractor deberá ser conducido hacia la recepción o portería de ingreso para ser indagado, guardando compostura y respeto por la dignidad humana, pero siempre conservando distancia de seguridad y manteniendo una actitud preventiva y de autoridad.
• Una vez esté en la recepción o portería, se deberá interrogar al infractor sobre el interés de ingreso a las instalaciones, si estaba visitando a algún Colaborador, hora de ingreso, a que empresa pertenece, quien autorizó su entrada.
• En caso de ser visitante o cliente se debe informar inmediatamente al colaborador que autorizó su ingreso para que lo reciba en la recepción y lo guie durante el tiempo de permanencia dentro de las instalaciones.
• En caso de ser colaborador de debe informar a su jefe inmediato, reportando nombre. Cargo y falta, así mismo se debe informar por escrito al área de seguridad y gestión humana para realizar el debido proceso disciplinario.
• En caso de ser una persona ajena a la compañía y no esté autorizada para permanecer en las instalaciones, se debe reportar de forma inmediata al equipo de seguridad y a las autoridades si la situación lo amerita, si no, la persona deberá ser retirada de manera inmediata.

4.12. Es obligación de todo empleado registrar la hora de entrada y salida en el lector biométrico, en caso de falla del mismo el registro se debe realizar en el formato GH-FT-17 Control de personal

4.13. El Colaborador estará siendo grabado y monitoreado desde el momento de su ingreso con el fin de garantizar la seguridad de las instalaciones de la organización y la integridad de sus ocupantes

5. RESPONSABILIDADES

5.1. Jefe inmediato

5.1.1. Autoriza el ingreso a las instalaciones los días sábados

5.1.2. Autorizar permisos a los colaboradores

5.2. Colaborador

5.2.1. Registrarse en el sistema electrónico de control de acceso acorde al tiempo de llegada

5.2.2. Acompañar al visitante durante su estadía en las instalaciones

5.2.3. Garantizar la seguridad del visitante

5.3. Personal de Seguridad

5.3.1. Registrar el personal externo en el control de visitantes

5.3.2. Verificar la idoneidad del personal

5.3.3. Revisar los elementos que el personal va a ingresar o sacar de las instalaciones

5.3.4. Registrar los equipos que van a ingresar a las instalaciones

6. Desarrollo

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

7. Registros

• Formato GI-FT-62 Control de Visitantes
• Formato GI-FT-63 Orden de salida.
• Folleto Ingreso de visitantes