CONTROL DE LLAVES, TARJETAS DE PROXIMIDAD Y CONTROL DE ACCESO BIOMETRICO   GI-IT-03 Versión: 1 Fecha de creación: 16/09/2022 Fecha de actualización: 25/07/2023

1. Alcance

2. Objetivo

Establecer los requisitos y controles para la asignación, adecuado uso, tenencia, custodia y devolución de llaves, tarjetas de proximidad y accesos con control biométrico (huella dactilar) a instalaciones físicas y/o activos fijos de (vehículos, montacargas) en las diferentes sucursales de Intermodal S.A.S. para minimizar y controlar los riesgos por usos inadecuados o no autorizados.

3. Normas

3.1. De acuerdo a la sucursal, se determinará si el Colaborador requiere copia de llaves, asignación de tarjeta de proximidad y su nivel de acceso o acceso autorizado mediante huella dactilar a instalaciones físicas (oficinas, áreas restringidas, almacenes, etc.), equipos y/o vehículos de la Empresa.

3.2. El uso de llaves, tarjetas de proximidad o acceso a control biométrico, es de uso personal e intransferible.

3.3. Se prohíbe, en el caso de llaves, sacar duplicados ya sea para uso propio o para asignación a otro Colaborador. Si por alguna razón se requiere sacar un duplicado se deberá contar con la autorización de la Gerencia General, Gerencia Operativa, Gerencia Financiera y/o jefe de seguridad.

3.4. Las copias de llaves de oficinas, almacenes, vehículos, equipos, etc, deben estar guardadas en la caja de seguridad y bajo control y responsabilidad del Gerente o Coordinador de cada patio o sede Principal.

3.5. Las copias de las llaves deberán estar inventariadas, asignándosele un número, el cual debe estar asociado y/o relacionado en listado maestro, para facilitar su ubicación en caso de requerirse.

3.6. Teniendo en cuenta que, en los diferentes depósitos por parte de los Guardas de Seguridad se manejan copias de llaves de puertas peatonales, vehiculares, rejas, candados, entre otros, se deberá asignar una caja de seguridad para guardar estas copias mientras no se estén utilizando. La entrega de dichas copias deberá quedar formalizada mediante acta de entrega y/o anotación en la bitácora del puesto, solicitando su inventario diario en cada cambio de turno.

3.7. Se debe tener un inventario actualizado de la entrega de tarjetas de proximidad (aplica para la sede de Yumbo), donde se relacione el número de identificación de la tarjeta y datos del Colaborador al cual fue asignada. Este inventario se puede consultar directamente del software de control de acceso.

3.8. Para la oficina principal de Bogotá, se deberá adicionar la huella de cada colaborador autorizado para ingreso a dicho oficina, teniendo en cuenta que esta sede cuenta con control de acceso biométrico mediante huella dactilar. Los datos serán ingresados o eliminados por parte del el Coordinador de Gestión de Talento Humano y/o Jefe de Seguridad, quienes tienen asignado el perfil de administrador.

3.9. Medidas preventivas y correctivas

Si bien es cierta la finalidad de la protección de las llaves es impedir su uso inadecuado o por personas no autorizadas, un procedimiento eficaz debe considerar “su uso” ante situaciones de emergencia, razón por la cual indicamos las siguientes medidas tendientes a optimizar su control y manejo:

• Realizar un inventario general de todas las llaves existentes en cada sucursal.
• En la Caseta de portería, no deberán existir llaves sueltas, salvo aquellas que correspondan a los accesos exteriores, sean estos portones o puertas peatonales y debidamente identificada.
• También deberá quedar en poder de los Guardas de Seguridad de cada portería si existiera, las llaves de los tableros eléctricos, paneles de sistema de alarma y de aquellas áreas en que existan equipos de emergencia o de incendio; así como copia de las llaves que se requieran en caso de emergencia y/o fuerza mayor.
• Todas aquellas llaves de uso “habitual y que estén a cargo como, por Ejemplo: oficinas y cajoneras”, debe quedar bajo la responsabilidad de cada usuario. “Por ningún motivo” deberían quedar estas llaves en poder de portería, pues aquí quedarán propensas a la utilización o mal uso por terceras personas, incluidos, los porteros, ya que pueden abrir este bajo coacción.
• Todas aquellas llaves que “sobran”, que no se encuentran debidamente identificadas o que no tienen un uso definido, deben ser retiradas y quedar bajo custodia de una persona responsable de la Sucursal.

3.10. Asignación de Llaves y tarjetas

• De acuerdo al inventario general de llaves y tarjetas, se determina por parte de la gerencia de sucursal y el área de seguridad, el colaborador responsable de la administración y custodia de los mismos.
• Se debe realizar acta de asignación de entrega de llaves y tarjetas a las personas responsables.

3.11. Devolución y cambio de llaves

• Cuando un colaborador cesa sus funciones o cambia a otro cargo, deberá realizar entrega de las llaves o tarjetas de acceso que se encuentren bajo su responsabilidad y ser entregada al jefe de seguridad. Su responsabilidad no cesará hasta que las llaves sean devueltas al área o persona encargada. Esta devolución debe quedar registrada en el formato de PAZ Y SALVO.
• Cuando se presente daño o perdida de las llaves o tarjetas de acceso, se debe notificar al jefe inmediato y al área de seguridad para su reemplazo.

3.12. Cambio de cerraduras

• En caso de que se solicite el cambio de cerraduras por motivos de seguridad u otros, se debe solicitar aprobación por parte de la gerencia de la sucursal y el área de seguridad.