INGRESO A DEPOSITO

DEP-PD-01

Versión: 11

Fecha de creación: 20/01/2014

Fecha de actualización: 28/05/2024

  

 

  1. Alcance

 

Empresa / Sucursal

BUN

CTG

MAD

YUM

Caldas

Intermodal S.A.S.

X

X

X

X

X
  1. Objetivo:

 

Establecer las medidas de control y seguridad para el ingreso y retiro de contenedores por parte de los transportadores dentro de las instalaciones.

 

  1. Definiciones:

 3.1.ONE: Ocean Network Express.

3.2. MSC: Mediterranean Shipping Company

3.3. CPE: Devuelto vacío por el importador

3.4. DPE: Recibido en reposición / recibido en re-entrega.

3.5. SPE: Devuelto vacío por el exportador

3.6. DUR: Recibido urbaneo

3.7. REC: Recibido en sublease

3.8. CEMUE: Centro de monitoreo único de enrutamiento

3.9. AVIZAT: Plataforma anuncio de transportadoras

3.10. HL: Hapag Lloyd

3.11. HMM: Hyundai

3.12. EVER: Evergreen

3.13. PDE: Entregado en reposición

 

 

  1. Normas:

 

4.1. Se debe analizar el estado físico del conductor al momento del ingreso al depósito con el fin de garantizar las condiciones aptas para la ejecución de la operación.

4.2. Se debe revisar la cabina del vehículo que ingresa, verificando que se encuentra libre de anomalías, paquete sospechoso o de situaciones adversas que atente con la seguridad de las instalaciones y del personal.

4.3. No se permiten acompañantes del transportador.

4.4. El transportador debe contar con elementos de protección personal tales como: casco, chaleco y zapatos cerrados.

4.5. El ingreso de los vehículos debe realizarse siguiendo las rutas establecidas en las instalaciones de las sucursales y guiadas por los colaboradores para evitar congestión en la operación.

4.6. Cualquier irregularidad que se presente en los vehículos al ingreso o retiro del depósito debe ser comunicada al responsable del mismo.

4.7. Se debe informar por parte del personal de seguridad o encargados del ingreso al depósito a los conductores que se debe mantener abiertas las puertas del contenedor para el momento de la inspección.

4.8. Clientes autorizados para las operaciones en depósito:

 

 

LINEA MARITIMAS

BUN

CTG

MAD

YUM

Caldas

ONE

  X

  X

X

 X

X

MSC

  X

  X

X

 X

X

HAPAG LLOYD

  X

 

 

 

 

EVERGREEN

  X

 

X

  X

 

COSCO

 

 

 

  X

X

SARJAK

  X

X

 

 

 

Empresas particulares

 

 

 

 

 

Hyundai

  X

 

  X

  X

X

OOCL

 

 

 

X

X

Seaboard

 

 

X

X

X

King Ocean

 

 

 

 

X

 

Nota: el ingreso al depósito por parte de transportadores de otras empresas solo será autorizadas por el responsable del depósito.

 

4.9. Los usuarios deben acatar y respetar las normas de tránsito, la señalización en los parqueaderos y conducir a una velocidad máxima de 10 Km por hora

4.10. Todo contenedor debe estar registrado mediante el sistema de sticker QR

4.11. En caso de manifiesta pérdida por parte del Conductor de su cédula de ciudadanía, se realizará le verificación de la plena identidad solicitando al mismo, los siguientes documentos para su revisión:

  • Constancia de pérdida del documento, expedida por la página de la Policía Nacional.
    • Original de la Licencia de Conducción, con la cual se podrá validar su identidad, teniendo en cuenta que es un documento que cuenta con la información biográfica y foto reciente de su tenedor, dando así cumplimiento al control enfocado a la minimización de los riesgos de suplantación y hurto de contenedores vacíos.

 

Vehículos particulares y/o de visitantes:

 4.12. Solo podrán acceder a los parqueaderos destinados en cada sucursal para ello, no podrán transitar en áreas operativas

4.13. El visitante y/o colaborador se hará responsable de los objetos de valor que queden en los vehículos

4.14. Se deberá hacer uso únicamente en los horarios establecidos 

4.15. Los vehículos se deben parquear siempre en posición de salida

4.16. No se podrá lavar y reparar vehículos en las instalaciones

 

 

  1. Responsabilidades:

 

 5.1. Responsable del deposito

5.1.1. Gestionar autorizaciones especiales con las líneas

5.1.2. Autorizar el ingreso de contenedores de las empresas particulares

5.1.3. Supervisar el correcto desempeño del ingreso de vehículos al deposito

5.1.4. Resolver cualquier situación de anomalía que se presente.

 

 5.2. Auxiliar Operaciones

5.2.1. Verificar documentación física en original.

5.2.2. Verificar vía mail y/o a través de la web de la línea marítima y avizat, que se haya emitido la autorización para recibir el contenedor.

5.2.3. Aprobar el ingreso del transportador

 

 5.3. Personal de seguridad

5.3.1. Registrar el ingreso del vehículo mediante el formato DEP-FT-02 control ingreso de vehículos

5.3.2. Verificar que el vehículo no cuente con paquetes sospechosos

5.3.3. No permitir el ingreso de acompañantes de los transportadores

5.3.4. Asegurar que el transportador cuente con los elementos de protección personal (Casco, Chaleco y zapatos)

5.3.5. Informar al conductor que debe mantener las puertas del contenedor abiertas hasta el momento de la inspección.

5.3.6. Verificar para descargues, que los datos del comodato coincidan con la unidad física a devolver.

 

 

  1. Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

 

DEVOLUCIÓN DE CONTENEDORES

 

SUCURSAL MADRID Y YUMBO

 

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

 

Personal de seguridad

1

Registro de vehículo mediante el formato DEP-FT-02 control ingreso de vehículos y verificación de documentación física (comodato- contenedor) [2]

 

 

2

Para líneas marítimas:

Se solicita al transportador el contrato de comodato en original y cedula del transportador en original. [3]

Otras empresas:

Registro en el sistema Navesoft módulo patios. [3]

 

Auxiliar de operaciones

3

Verifica vía mail y/o a través de la web de la línea marítima y Avizat que se haya emitido la autorización para recibir el contenedor [4]

 

 

 

4

Si está autorizado

Se procede con el ingreso y anuncio vía radio al personal en patio [5]

No está autorizado

Se le informa al transportador y a la línea marítima y avizat.

se solicita el retiro de las instalaciones

Nota: se solicita a la Línea marítima nueva autorización [Fin]

 

5

Se registra en el sistema Navesoft módulo de patios de acuerdo a la actividad identificada: DPE, CPE o SPE [6]

 

6

Imprime sticker QR generado por el sistema Navesoft y anexa [7]

 

Inspector

7

Realiza el procedimiento DEP-PD-02 Inspección de contenedores. [Fin]

 

SUCURSAL CARTAGENA

 

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

 

Colaborador Asignado

1

Realiza registro de vehículo mediante el formato DEP-FT-02 control ingreso de vehículos. [2]

 

Auxiliar de operaciones

2

 

 Verifica en el sistema la autorización de la línea marítima o responsable del depósito para recibir el contenedor

En el caso de ONE se verifica en la página de la línea que la unidad este OK de demoras.

Se anexa link para realizar la consulta.

http://www.one-linecol.com/

 

[3]

 

3

Si está autorizado

Se procede con el ingreso y anuncio vía radio al personal en patio [4]

No está autorizado

Se le informa al transportador y a la línea marítima.

se solicita el retiro de las instalaciones

Nota: se solicita a la Línea marítima nueva autorización [Fin

 

4

Imprime sticker QR generado por el sistema Navesoft [5]

 

5

Para líneas marítimas

Se solicita al transportador el contrato de comodato en original y cedula del transportador en original.

Registro en el sistema Navesoft patio de acuerdo a la actividad identificada (DPE; CPE; SPE; DUR).  [6]

Otras empresas:

Registro en el sistema Navesoft patio [4]

 

Inspector

6

Realiza el procedimiento DEP-PD-02 inspección de contenedores [8]

 

Colaborador Asignado

7

Registro de vehículo mediante el formato DEP-FT-02 control ingreso de vehículos. [Fin]

 

SUCURSAL BUENAVENTURA

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Personal de seguridad

1

 Registro de vehículo mediante el formato DEP-FT-02 control ingreso de vehículos. [2]

2

Verificación de enturne emitido por Cemue o autorización de ingreso, frente al listado recibido por parte del responsable del depósito. [3]

Auxiliar de operaciones

3

Imprime sticker QR generado por el sistema Navesoft [4]

Inspector

4

 Realiza el procedimiento DEP-PD-02 Inspección de contenedores. [5].

Auxiliar de operaciones

 

 

 

5

Solicita al transportador según corresponda

Para líneas marítimas

El contrato de comodato-EIR, cedula del transportador y registro del formato de inspección.

Registro en el sistema Navesoft patio de acuerdo a la actividad identificada (DPE; CPE; SPE).  [Fin]

Otras empresas:

Registro en el sistema Navesoft patio [Fin]
               

 

RETIRO DE CONTENEDORES

SUCURSAL MADRID Y YUMBO

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Personal de seguridad

1

 Registro de vehículo mediante el formato DEP-FT-02 control ingreso de vehículos y verificación de documentación de cargue (orden de cargue, carta del cliente) en original. [2]

Auxiliar de Operaciones

2

Para líneas marítimas

Se solicita la orden de cargue en original, carta de autorización de retiro del cliente donde conste el número de reserva o booking y especificaciones del contenedor y el transportador cedula del transportador en original. [3]

Otras empresas

Se solicita cedula del transportador [3].

3

Verificar a través de los sistemas de patio y avizat las autorizaciones de la línea marítima para para la entrega del contenedor [4]

4

Si está autorizado

 Se da ingreso y se avisa vía radio al personal en patio [5]

No está autorizado

Se le informa al transportador y a la línea marítima

se solicita el retiro de las instalaciones.

Nota: se solicita a la Línea marítima nueva autorización [Fin]

Inspector

5

Realiza el procedimiento DEP-PD-02 inspección de contenedores [Fin].

SUCURSAL BUENAVENTURA Y CARTAGENA

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Personal de seguridad/ Colaborador Asignado

1

Buenaventura 

Registro de vehículo mediante el formato DEP-FT-02 control ingreso de vehículos. [2]

Cartagena

[2]

Auxiliar de Operaciones

 

 

 

 

2

Para líneas marítimas

Se verifica la autorización de la línea marítima.

Se solicita cedula del transportador original. [3]

Otras empresas

Se solicita cedula del transportador. [3]

Urbaneo

Se verifica la autorización de la línea marítima emitida por correo electrónico.

Nota: la entrega del contenedor cuando es para urbaneo, se realiza con la entrega del formato diligenciado DEP-FT-07 listado de despacho de contenedores [3]

3

Verificar la autorización del responsable del depósito para entrega del contenedor [4]

Inspector

4

 

Diligencia los datos básicos del formato DEP-FT-03, inspección de cargue de contenedor y firma en constancia de autorización de cargue del contenedor. [5]

Inspector

5

Realiza el procedimiento DEP-PD-02 inspección de contenedores [Fin].

Colaborador Asignado

6

Registro de vehículos mediante el formato DEP-FT-06 Control de salida de vehículos para la sucursal Cartagena [Fin].
                 

 

OTROS SERVICIOS A PARTICULARES

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Personal de seguridad

1

 Registro de vehículo mediante el formato DEP-FT-02 control ingreso de vehículos. [2]

Auxiliar de Operaciones

2

Se solicita cedula del transportador en original. [3]

Operador de montacargas

3

Se realiza el instructivo DEP-IT-O1 cargue y descargue [Fin].

 

Nota 1: los formatos físicos serán usados cuando se presenten fallas en los sistemas de información como mecanismo de contingencia

 

Nota 2: Teniendo en cuenta los reiterados casos de pérdida de la cédula de ciudadanía por parte de los conductores, y por otro lado aspectos legales donde la Corte Constitucional mediante sentencia T-522/14, reconoció que la cédula de ciudadanía no era el único documento identificación plena, y que exigir su exhibición para lograr el ejercicio de algunos derechos, puede resultar desproporcionado; se establece, a fin de evitar exposición de la Empresa a derechos de petición, tutelas, demandas, etc., que para realizar procesos de entrega y/o retiro de contenedores se podrá verificar la plena identidad solicitando documentos diferentes a la cédula de ciudadanía.

 

  1. Registros

 

7.1. Formato DEP-FT-01 Inspección de descargue de contenedor

7.2. Formato DEP-FT-03 Inspección de cargue de contenedor

7.3. Formato DEP-FT-02 control ingreso vehículos

 

Elaboró

Revisó

Aprobó

 Sergio Agudelo Barrios

Coordinador de Procesos

Edgar Zapata Ochoa

Gerente de Operaciones

 

Richard Paredes Angulo

Jefe de Operaciones

 

 

 Edgar Torres

Gerente Operativo