MANUAL DE LAVADOS DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Y CONTRABANDO GE-PL-09 Versión: 6 Fecha de creación: 14/01/2016 Fecha de actualización: 18/07/2023

1. ALCANCE

2. OBJETIVO

Establecer los controles para proteger a Intermodal S.A.S. de ser utilizada directamente o a través sus operaciones como instrumento para el Lavado de Activos y/o de ser objeto de presiones para la financiación de actividades terroristas y tráfico de armas de destrucción masiva, enfocados a las operaciones seguras y confiables de la empresa y de sus asociados de negocio

3. DEFINICIONES:

3.1. Armas de destrucción masiva (ADM): Son armas capaces de eliminar a un número muy elevado de personas de manera indiscriminada y causar grandes daños económicos y medioambientales. Se consideran armas de destrucción masiva las nucleares, biológicas y químicas.

3.2. Cliente: Es toda persona que negocia y contrata los servicios de la empresa y paga por ellos.

3.3. Contrapartes: Personas naturales o jurídicas con las cuales la empresa tiene vínculos de negocios o jurídicos de cualquier

3.4. Contratista: Persona natural o jurídica, sus agentes, subcontratistas, y los miembros de su personal, incluidos, pero sin limitarse a, sus respectivos funcionarios, colaboradores, contratistas y dependientes, que presta a la empresa algún tipo de

3.5. Factores de riesgo: Son los agentes generadores del riesgo de Lavados de Activos y Financiación del Terrorismo.

3.6. Financiación del Terrorismo: El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas

3.7. Lavado de Activos: El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito.

3.8. Oficial de Cumplimiento: Es la persona designada por la Junta Directiva de la empresa, que tiene la responsabilidad de verificar el adecuado y oportuno cumplimiento de los procedimientos contenidos en el presente Manual. Además, es el enlace directo con las Subdirecciones de Fiscalización Aduanera y la Subdirección de Control Cambiario, para atender sus requerimientos y velar por el cumplimiento de las instrucciones impartidas a través de la Circular 170 de 2002 de la DIAN.

3.9. Operación intentada: se configura cuando se tiene conocimiento de la intensión de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos o definidos por la empresa no permitieron realizarla.

3.10. Operaciones inusuales: Es aquella transacción que, por su número, cantidad, frecuencia o cualquier otra característica no guarda relación con la actividad económica del Cliente, Proveedor o Contratista de la empresa.

3.11. Operaciones Sospechosas: Es aquella Operación Inusual respecto de la cual el Cliente Proveedor o Contratista no ha brindado una explicación satisfactoria y conduce razonablemente a concluir que se está utilizando para ocultar, encubrir, asegurar, custodiar, invertir, adquirir, transformar, transportar o realizar cualquier acto orientado a darle apariencia de legalidad a bienes y servicios provenientes de actividades delictivas, o para destinar recursos a la Financiación del Terrorismo.

3.12. Proveedor: Persona natural o jurídica que realiza venta de bienes o productos a Intermodal S.A.S.

3.13. Reporte Objetivo: Son los de aquellas transacciones que por sus características y de acuerdo con las condiciones de cada uno de los sectores reportantes, constituyen una fuente de información importante para el análisis desarrollado en la UIAF, por ejemplo, transacciones en efectivo, transacciones cambiarias, entre otros.

3.14. O.S.: “Reporte de operaciones sospechosas” Informe que se realiza ante la UIAF de forma mensual que contiene las verificaciones de operaciones que impliquen comportamientos a los que se refiere la circular. Con el reporte sólo se cumple con el deber de colaboración con las autoridades de informar situaciones anormales, así no se presenten operaciones sospechosas se debe realizar el reporte.

3.15. UIAF: Sigla de Unidad de Información y Análisis Financi Esta entidad tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para LA/FT, e imponen obligaciones de reporte a determinados sectores económicos.

4. NORMATIVIDAD VIGENTE

5. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

MISIÓN

Ofrecer servicios logísticos integrales que nos permitan generar valor y optimizar recursos, con personal altamente calificado, amplia trayectoria, infraestructura y equipos propios, tecnología de avanzada, calidad, seguridad, y confianza.

VISIÓN

Ser reconocidos como líderes a nivel nacional e internacional en los servicios que prestamos, estando a la vanguardia de los desarrollos tecnológicos, generando servicios competitivos, contribuyendo al desarrollo económico del país, posicionando nuestra marca como un referente de mejores prácticas empresariales en nuestro sector.

6. POLITICA

Política de Gestión Integral

En Intermodal S.A.S. ofrecemos soluciones logísticas integrales en la cadena de abastecimiento con el firme propósito de satisfacer las necesidades de nuestros clientes, por lo que nos compromete a optimizar nuestros procesos y recursos, a desarrollar nuestra actividad de forma segura, minimizando y controlando los riesgos inherentes a nuestras operaciones y buscando no afectar la salud de nuestros colaboradores, aliados estratégicos, ni al medio ambiente. 

Contamos con un alto compromiso gerencial en la prevención de lavados de activos, financiación del terrorismo, proliferación de armas de destrucción masiva, sostenibilidad y continuidad de las operaciones, manteniendo un personal calificado para el desarrollo de los procesos propios e inherentes a la prestación de nuestros servicios, orientando la cultura organizacional a las buenas prácticas empresariales que contribuyan al mejoramiento continuo de nuestro sistema de gestión y la transformación cultural de los grupos de interés, dando cumplimiento a los requisitos legales aplicables a la prestación de nuestros servicios, seguridad industrial, salud en el trabajo, medio ambiente, requisitos de los clientes y otros aplicables.

7. OBJETIVOS Y METAS ORGANIZACIONALES

8. VALORES CORPORATIVOS

Orientación al cliente: La empresa debe su ser a los clientes, son lo más importante para nosotros y por lo tanto toda política, acción o procedimiento a crear y a aplicar debe ser valorada desde “su” punto de vista. La Orientación al Servicio y la Pasión por Servir son los aspectos con que hacemos esto posible al interior de la empresa.

Ética: Entendida por acciones Honestas, Honradas y Transparentes hacia los intereses de los clientes y de la empresa.

Lealtad: A nuestros valores, a nosotros mismos para actuar de forma Ética y correcta, garantizando así, la permanencia de la empresa.

Trabajo en equipo: El valor de trabajar con un grupo humano de gran talento y experto en cada una de sus áreas es lo que nos permite generar propuestas acordes a las necesidades de nuestros clientes.

Creatividad: Para satisfacer las necesidades de los clientes y del mercado que siempre son cambiantes y distintos, de forma tal que siempre podamos ser la primera opción al momento de compra del servicio. Creatividad para resolver los procesos de la forma más eficiente y eficaz. Es el valor más contagioso en nuestra empresa.

9. PROCESOS

Mediante el mapa de procesos se describen los procesos que hacen parte del Sistema Integrado de gestión y su interacción, los procesos se encuentran categorizados de la siguiente manera:

• Procesos estratégicos: Corresponde a los cargos de dirección y gerencia, y atiende principalmente a procesos estratégicos que condicionan la definición y la consideración de los demás procesos y actividades con vistas a ofrecer un soporte para la toma de decisiones acertadas.
• Procesos clave: Aportan valor a la relación de la organización con sus clientes y usuarios, persiguiendo como fin principal la satisfacción de sus necesidades.
• Procesos de Apoyo: Complementan a los procesos clave y estratégicos. condicionan enormemente el desempeño de procesos superiores y determinan en muchos casos el éxito o el fracaso de los mismos.

10. GRUPO DE INTERES

El grupo de interés para la aplicación del presente manual será Clientes, Colaboradores y Proveedores, quienes se les realizará el estudio adecuado y oportuno al momento de tener o realizar una relación comercial o contractual, esto con el fin de evitar que Intermodal sea utilizada como un medio para la ejecución de actividades ilícitas que puedan llevar a incurrir en algún riesgo jurídico, operacional, de contagio, o reputacional.

11. LINEAMIENTOS

• Para la vinculación de los Clientes de Intermodal S.A.S. se debe:
  • Realizar visita al cliente
  • Verificar que los documentos entregados por el cliente correspondan a los datos reales del cliente: formato OL-FT-10 Circular 170, Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cámara de Comercio no mayor a 90 días, RUT, Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
  • Se requiere verificar la siguiente información con personas naturales o jurídicas:
    • Nombre y apellidos o razón social del cliente
    • Número del documento de identificación o NIT
    • Dirección
    • Nombres, apellidos, identificación de los socios y representantes legales
    • Actividad económica
    • Capital social registrado
  • Verificación de antecedentes de los clientes y sus representantes legales por parte del área de seguridad.
  • Se debe realizar estudio financiero a los clientes con los documentos.: referencias comerciales, referencias bancarias, estados financieros a corte diciembre del año inmediatamente anterior comparativo y Estados financieros parciales, en el caso que la empresa cuente con revisoría fiscal se debe solicitar el dictamen de revisor fiscal.

• Para la vinculación de proveedores y/o contratistas de Intermodal S.A.S. se debe:
  • Verificar que los documentos entregados por el cliente correspondan a los datos reales del cliente: registro de proveedores, Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cámara de Comercio no mayor a 90 días, RUT, Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
  • Se requiere verificar la siguiente información con personas naturales o jurídicas, se deberá verificar la siguiente información:
    • Nombre y apellidos o razón social del cliente
    • Número del documento de identificación o NIT
    • Domicilio y residencia
    • Nombres, apellidos, identificación de los socios y representantes legales
    • Actividad económica
    • Capital social registrado
  • Verificación de antecedentes de los proveedores y sus representantes legales por parte del área de seguridad.

• Para la vinculación de personal de Intermodal S.A.S. se debe:
  • Verificar que los documentos entregados por el candidato: hoja de vida, certificaciones de estudio.
  • Resultados de pruebas psicotécnicas.
  • Verificación de antecedentes de los candidatos por parte del área de seguridad.
  • En caso de ser personal contratado por temporal se deberá solicitar copia de la documentación y garantizar que el proveedor cumpla con la verificación de la información de estudios, referencias laborales, referencias personales, pasado judicial entre otras que apliquen según el perfil.
• En el mantenimiento de clientes, continuidad de proveedores y colaboradores se realizará verificación de antecedentes con frecuencia anual y actualización de datos.

12. SEÑALES DE ALERTA

Señales de alerta relacionadas con la gestión de los clientes

• Que el pago de la operación provenga de un país diferente al país del comprador o al país de destino de la mercancía, sin que exista una relación de causalidad que lo explique.
• Comportamiento de ocultar o encubrir la verdadera naturaleza, origen, destino, movimiento o derechos sobre tales bienes, o se realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito.
• Operaciones que, por su número, cantidades transadas o características particulares, exceden los parámetros de normalidad establecidos para el segmento de mercado, o sobre las que existen serias dudas o indicios en cuanto a la naturaleza de las mercancías o su procedencia.
• Intento de incumplir con las normas o procedimientos aduaneros, tributarios o cambiarios o que ya hubieren sido sancionados por infracciones al régimen cambiario o al régimen aduanero.
• Inconsistencias en la información relacionada con la existencia, identificación, dirección del domicilio, o ubicación del usuario.
• Cuando el documento de transporte viene a nombre de una persona o sociedad reconocida y posteriormente es endosado a un tercer sin trayectoria en el sector.
• Cuando la mercancía es sometida a continuación de viaje, DTA, transbordo o cabotaje y los datos del destinatario que aparecen en el documento de transporte sean indefinidos tales como citar únicamente la ciudad, número de teléfono, direcciones incompletas, nombres sin apellidos, etc.
• Cuando un importador cambie constantemente de Agente de Aduanas y deposito.
• La importación de bienes suntuarios, como vehículos lujosos, obras de arte, piedras preciosas, esculturas, etc., que se realicen de manera esporádica o habitual y que no tengan relación directa con la actividad económica o el giro ordinario de los negocios del usuario.
• Cliente que se rehúsa o evita entregar información actual o histórica relacionada con su actividad económica Acreencias o capacidad financiera.
• Cliente que no desea le sean enviados correos con sus estados de cuenta, y tampoco los retira o lo hace muy esporádicamente.
• Cliente que presiona e insiste en que una operación se realice con extrema rapidez, evitando cualquier trámite “burocrático” sin justificar el motivo de su apremio.
• Cliente que ofrece pagar comisiones, sin justificación legal y lógico por los servicios solicitados.
• Clientes que se muestran nerviosos, dudan de las respuestas y/o consultan datos que presentan escritos, al preguntárseles por información requerida por la vinculación.
• Clientes catalogados como PEP´s (Persona Expuesta Políticamente) que trate de evitar el adecuado y completo diligenciamiento de los documentos o no justifica adecuadamente el origen del dinero con el que se vincula.
• Información pública sobre presunta relación del cliente en actividades de blanqueo de capitales, narcotráfico, terrorismo corrupción gubernamental, fraude, y otros delitos conexos.
• Clientes que se encuentran incluidos en listas nacionales e Internacionales sobre lavado de activos y Financiamiento del Terrorismo, fugitivos, criminales, terroristas, o buscados por las autoridades.
• Organizaciones sin fines de Lucro que realizan transferencias entre sí y comparten la misma dirección, mismos gerentes o personal.
• Cliente que presentan documentos de identificación inusuales, adulterados o ilegibles que dificultan su verificación.
• Cliente que envía frecuentes transferencias de dinero desde territorios o países considerados no cooperantes, por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), o paraísos fiscales o regímenes fiscales preferenciales nocivos, por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), sin una justificación económica aparente o si dichas transacciones no son consistentes con el comportamiento de negocios histórico del cliente.
• Cliente con conocidas deficiencias de liquidez que en poco tiempo y sin explicación presentan reactivación del flujo de efectivo en sus cuentas productos y relaciones comerciales.
• Cliente con cambios representativos en los movimientos financieros de sus empresas que no son acordes con el comportamiento general del sector.
• Personas jurídicas sin presencia física o sin historial o antecedentes patrimoniales, económicos, comerciales, industriales o financieros, de acuerdo con su objeto social, ni de sus propietarios o sus socios fundadores o estos no son identificables.
• Clientes cuyos teléfonos se encuentran desconectados o el número, al realizar la llamada de verificación no concuerda con la información.

Señales de Alerta Relacionadas con el comportamiento de los Proveedores

• Constitución de empresas con capitales o socios provenientes de territorios o países considerados no cooperantes, por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), o paraísos fiscales o regímenes fiscales preferenciales nocivos, por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE).
• Las empresas que se abstienen de proporcionar información completa, como actividad principal, referencias, nombre de directores, estados financieros.”

• Documentación de proveedores que no concuerde con cámara de comercio ni financiera
• Variaciones frecuentes en la información suministrada al momento de vinculación
• No aceptación de la realización de las visitas de seguridad en sus instalaciones por parte de Intermodal S.A.S.
• Varias empresas tienen en común socios, representantes sin que se hayan reportado como grupo empresarial.
• Proveedores que se niegan a entregar la relación de socios que tenga el 5% o más del capital social.
• Solicitud de pago de obligaciones a favor de terceros o por medio de cheques endosados

Señales de Alerta Relacionadas con el Comportamiento de los Colaboradores o Directivos

• Directivos o colaboradores que omiten reiteradamente los actos preventivos o de debida diligencia a los que están obligados.
• Directivos o colaboradores que usan o prestan su propia dirección domiciliaria para recibir la documentación de los clientes.
• Colaboradores con un estilo de vida que no corresponde a su nivel de ingresos.
• Colaboradores que tienen estilo de vida o realizan transacciones financieras y de inversión que no corresponden con el monto de sus ingresos (laborales u otros conocidos) sin una justificación clara y razonable.
• Colaboradores renuentes a aceptar cambios de su actividad o promociones que impliquen no continuar realizando las mismas funciones.
• Colaboradores que con frecuencia permanecen en la oficina más allá de hora de cierre o concurren a ella por fuera del horario habitual, sin justificación.
• Colaboradores que frecuentemente e injustificadamente se ausenten del lugar de trabajo.
• Colaboradores que frecuentemente incurren en errores, descuadres o inconsistencias y sus explicaciones son insuficientes o inadecuadas.
• Colaboradores que omitan la verificación de identidad de una persona o no se verifican sus datos con los registros suministrados en los formatos o base de datos de la entidad, según tengan asignada estas funciones.
• Colaboradores que insisten en realizar reuniones con clientes en lugares distintos a la oficina, sin justificación alguna, para realizar alguna operación comercial o financiera de un cliente.
• Colaboradores que no han comunicado o han ocultado al Oficial de Cumplimiento, información relativa a una operación o cambio en el comportamiento de algún cliente.
• Colaboradores principalmente del área comercial, que a determinados clientes los atienden en forma preferencial, exclusiva y permanente, o los eximen de ciertos controles, con argumentos tales como: “es bastante conocido,” “es referenciado de otra entidad”, “él solo confía en mí”, “yo le asesoro todos sus negocios” o similares.
• Colaboradores que constantemente reciben regalos, invitaciones, dádivas u otros presentes de ciertos clientes o usuarios, sin una justificación clara y razonable, o sin estar autorizado por el código de ética de la empresa.

13. Verificación de Asociados de Negocio ante el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI). (Países de mayor riesgo).

Con el fin de gestionar los riesgos que se puedan ocasionar en los asociados de negocio que se encuentren relacionados con los países de alto riesgos, se debe  identificar cuáles son  estos países  a través del siguiente link: http://www.fatf-gafi.org/countries#high-risk

Cuando se identifiquen países en colores resaltados se deberá generar el listado de cuáles son los países con alto riesgo. A la fecha de revisión los países de alto riesgo son:

• Afganistán.
• Bosnia
• Herzegovina
• República Popular Demócrata de Corea.
• Corri
• Etiopia
• Irak
• República Demócrata Popular Lao.
• Siria
• Uganda
• Vanuatu
• Yamen

Para los países antes mencionados se deberán realizar las verificaciones de seguridad y demás que se aplican a los asociados de negocio establecidos.

14. REPORTES INTERNOS

Se deberá notificar al oficial de cumplimiento todas las actividades sospechosas detectadas como resultados de la aplicación de las señales de alerta anteriormente mencionadas. En estos casos, si a ello hay lugar, debe inicialmente buscarse la aclaración a la situación identificada como factor de alerta; la cual puede darse mediante la presentación de documentos que desvirtúen y/o justifiquen la operación. De su análisis, el Oficial de Cumplimiento determina si la inusualidad está razonablemente justificada para decidir: su archivo, rechazo en la prestación del servicio por justa causa o identificada plenamente como operación sospechosa.

15. REPORTES EXTERNOS

• El oficial de cumplimiento deberá reportar:
  • Operación sospechosa de forma inmediata en medio magnético en el formato de la DIAN Reporte de actividades u operaciones sospechosas ante la Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF a través de la página WEB www.uiaf.gov.co.
  • Registro de Reportes de Operaciones Sospechosas identificadas y negativas mensualmente en la página web los primeros 10 días del mes siguient
  • Dar respuesta a los requerimientos de las autoridades competente en materia de prevención, detección y control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, deberá remitirse en forma inmediata al Oficial de Cumplimiento

Nota: No se requiere que la empresa tenga certeza de que se trata de actividades delictivas, o que las operaciones que se realizan provengan de esas actividades, sino que estas sean inusuales o sospechosas, o se encuentren enmarcadas en los criterios de riesgos o razonablemente estimen que las operaciones son irregulares o extrañas.

El reporte de la Operación Sospechosa no exime del deber de denunciar, si a ello hubiere lugar, consagrado en el artículo 27 del Código de procedimiento penal, el cual establece que “Toda persona debe denunciar a la autoridad las conductas punibles de cuya comisión tenga conocimiento.”

10. SANCIONES

Los colaboradores que no acaten lo dispuesto en el presente manual podrán ser sujetos de sanciones según lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo de Intermodal y lo establecido en los contratos respectivos suscritos entre las empresas y su Cliente, Proveedor o Contratista.

11. CONSERVACIÓN DE REGISTROS Y DOCUMENTOS

El Oficial de Cumplimiento o la persona a quien este delegue destina el archivo donde reposen todos los documentos y registros inherentes al presente manual garantizando la confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida; cumpliendo con:

• Que estén en estado físico
• Que tengan el manejo adecuado de seguridad y conservación.

En el archivo deberá reposar:

• Actas de junta directiva donde conste la presentación del informe del Oficial de Cumplimiento.
• Informes presentados por el Oficial de Cumplimiento.
• Constancia de envío del ROS a la UIAF.

Se debe conservar los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo por el término de cinco (5) años. Los documentos que soportan la decisión de determinar una Operación como Sospechosa, el reporte remitido a la UIAF, así como los demás formularios requeridos, y los soportes, el Oficial de Cumplimiento es responsable de la conservación centralizada, secuencial y cronológica de los documentos por un plazo de diez (10) años con las debidas seguridades.

12. RESPONSABILIDADES

• Colaboradores
  • Dar cumplimiento a los controles establecidos por la empresa en relación con el presente
  • Reportar al Oficial de Cumplimiento siempre que tengan conocimiento de una Operación Inusual u Operación Sospechosa al interior de la empresa.
  • Cumplir a cabalidad con lo dispuesto en los procedimientos de Gestión Comercial de la empresa.
  • Cumplir a cabalidad con lo dispuesto en el programa de Gestión Asociados de Negocio.

• Líder de proceso:
  • Asegurar el control de los riesgos de Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo dentro de los procesos a su cargo.
  • Asegurar el cumplimiento del reporte oportuno de actividades sospechosas.

• Oficial de Cumplimiento:
  • Verificar el oportuno y estricto cumplimiento de las normas legales establecidas para la prevención de actividades delictivas en el comercio internacional.
  • Implementar los procedimientos generales y específicos que considere adecuados para hacer más efectiva la labor.
  • Controlar y verificar periódicamente la ejecución de las medidas adoptadas en este campo, así como la información suministrada por las partes interesadas.
  • Realizar los estudios necesarios para determinar si una operación inusual en las operaciones de comercio exterior reviste el carácter de sospechosa.
  • Informar a las directivas de la empresa acerca de las posibles fallas u omisiones en los controles para la prevención de actividades delictivas, que comprometan las responsabilidades de los colaboradores y de la empresa.
  • Presentar ante la Junta Directiva un informe mensual detallado acerca del cumplimiento de las labores a su cargo
  • Diseñar, programar y coordinar los planes de capacitación sobre el tema, necesarios para que los diferentes colaboradores de la empresa estén debidamente informados y actualizados.
  • Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad judicial o administrativa en materia de prevención y control de actividades delictivas.
  • Informar ante la UIAF de forma inmediata operaciones sospechosas
  • Enviar el registro de Reportes de Operaciones Sospechosas identificadas y negativas mensualmente.
  • Dar respuesta a los requerimientos de las autoridades competente en materia de prevención, detección y control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
  • Divulgar y promover la existencia y la importancia del riesgo de lavado de activos, financiación al terrorismo, contrabando, tráfico de estupefacientes, terrorismo y tráfico de armas de destrucción masiva en la compañía

• Director

• Propender por el cumplimiento dentro de la empresa del presente manual, facilitar la implementación y seguimiento de planes de mitigación a las debilidades identificadas, propender por la identificación de riesgos, causas y controles asociados al Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo; y establecer las sanciones respectivas de conformidad con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo.

• Área de Procesos
  • Desarrollar un programa de Auditoria que considere la evaluación y monitoreo de los controles establecidos para la prevención del Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo, e informar al Comité Financiero de las debilidades identificadas.
  • Evaluar la efectividad de los controles asociados con la gestión de lavado de Activos y Financiación al Terrorismo.
  • Actualizar la matriz de riesgos de la empresa contemplando la inclusión y/o actualización de los riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

• Junta Directiva
  • Emitir las directrices en la gestión de prevención de Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo.
  • Establecer las sanciones en casos de denuncias relacionadas con el primer nivel gerencial de conformidad con el Reglamento Interno de
  • Determinar los recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y mantener en funcionamiento el sistema de prevención de LA/FT y contrabando.
  • Designar y apoyar al oficial de cumplimiento nombrado.
  • Incluir en el orden del día de sus reuniones, la presentación del informe del oficial de cumplimiento, cuando este lo determine necesario
  • Pronunciarse sobre los informes presentados por el oficial de cumplimiento y la revisoría fiscal y realizar el seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas.
  • Aprobar el manual de lavado de activos, financiación al terrorismo y contrabando.

• Revisoría Fiscal.
  • Instrumentar los controles que le permitan detectar incumplimientos a la normatividad vigente aplicable en materia de prevención de Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo; dicha gestión incluye el examen de las funciones que cumplen los administradores de la empresa y el Oficial de Cumplimiento en relación con los sistemas de gestión de riesgos.
  • Presentar un informe a la Comité Financiero y de Auditoría sobre las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento del presente manual sobre prevención y control del Lavado de Activos y Financiación del

13. PROCESO IDENTIFICACIÓN CLIENTES PEPS

Con el fin de realizar las respectivas verificaciones de Personas Expuestas Políticamente con las cuales se realizarán acuerdos comerciales en la organización, se cuenta con asesoría legal que permitirá identificar el origen de los recursos y cumplir los requerimientos comerciales o de otra índole a fin de no incurrir en actos de corrupción ni  de lavado de activos, financiación al terrorismo, contrabando ni proliferación de armas de destrucción masiva.

De acuerdo al Artículo 2.1.4.2.3 del Decreto 1674 de 2016, Para efecto del cumplimiento de la normatividad, durante el periodo en que ocupen sus cargos y durante los dos (2) años siguientes a su dejación, renuncia, despido o declaración insubsistencia del nombramiento, o de cualquier otra forma desvinculación, se considerarán como Personas Expuestas Políticamente las siguientes:

1. Presidente la República, vicepresidente la República, altos consejeros, director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, ministros y viceministros.
2. Secretarios Generales, Tesoreros, Directores Financieros de los Ministerios, los Departamentos Administrativos y las Superintendencias.
3. Presidentes, directores, Gerentes, Secretarios Generales Tesoreros, Directores Financieros de los Establecimientos Públicos, Unidades Administrativas Especiales, Empresas Públicas de Servicios Públicos Domiciliarios, Empresas Sociales de estado, Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta.
4. Superintendentes y Superintendentes Delegados.
5. Generales de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional, e Inspectores de la Policía Nacional.
6. Gobernadores, alcaldes, Diputados, concejales, Tesoreros, Directores Financieros, Secretarios Generales, gobernaciones, alcaldías, concejos municipales y distritales y asambleas departamentales.
7. Senadores, Representantes a la Cámara, Secretarios Generales, secretarios de las Comisiones Constitucionales Permanentes del Congreso de la República y Directores Administrativos del Senado y de la Cámara Representantes.
8. Gerente y Codirectores del Banco la República.
9. Directores de las Corporaciones Autónomas Regionales,
10. Comisionados Nacionales del Servicio Civil, Comisionados de la Autoridad Nacional de Televisión, la Comisión de Regulación de Energía y Gas, Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico y la Comisión de Regulación de Comunicaciones.
11. Magistrados, Magistrados Auxiliares y Consejeros de Tribunales, Altas Cortes, jueces de la república, Fiscal General de la Nación, Vice Fiscal General de la Nación, Director de Fiscalías Nacionales, Director Nacional de Seccionales y Seguridad Ciudadana.
12. Contralor General de la Republica, Vice contralor, Contralores Delegados, Contralores territoriales, Contador, Procurador General de la Nación, Viceprocurador General la Nación, Procuradores Delegados, Defensor del Pueblo, Vice Defensor del Pueblo, Defensores Delegados y Auditor General de República.
13. Consejeros del Consejo Nacional Electoral, Registrador Nacional del Estado Civil y Registradores Delegados.
14. Representantes legales, presidentes, directores y tesoreros de partidos y movimientos políticos, y de otras formas de asociación política reconocidas por la ley.
15. Los directores y tesoreros de patrimonios autónomos o fideicomisos que administren recursos

14. Identificación de Personas Expuestas Políticamente

El proceso de debida diligencia en la vinculación mediante la solicitud del registro de información en los formatos de vinculación respectivo, en los que se establecen campos con preguntas relacionadas con las categorías de PEPs:

1. ¿Usted hace parte de las ramas del poder público? En caso afirmativo, ¿cuál?
2. ¿Usted ostenta algún cargo público? En caso afirmativo ¿cuál?
3. Indicar ¿Fecha de vinculación? O ¿Fecha de desvinculación?
4. ¿Usted maneja recursos públicos? En caso afirmativo ¿cuál?
5. ¿La sociedad o los medios los reconocen como persona pública?
6. ¿Ocupa algún cargo cuyas decisiones impacten la sociedad o política? En caso afirmativo ¿cuál?

En el caso de contratación de bienes o servicios que no sean para su beneficio personal, se requerirá de los siguientes documentos soporte:

NOTA: De acuerdo a la modalidad de selección ofertada por la entidad pública:

• Licitación pública.
• Selección abreviada.
• Contratación directa.
• Mínima cuantía.

Tenga en cuenta que los documentos generales son los siguientes:

• Publicación del aviso de convocatoria pública.
• Publicación de estudios y documentos previos.
• Publicación proyecto de pliego de condiciones.
• Plazo para presentar observaciones al proyecto de pliego de condiciones.
• Respuesta a observaciones y sugerencias al proyecto de pliego de condiciones.
• Expedición del acto administrativo de apertura del proceso de selección.
• Publicación pliego de condiciones definitivo.
• Audiencia de asignación de riesgos y aclaración de pliegos (Aplica únicamente para licitación pública).
• Presentación de observaciones al pliego de condiciones.
• Respuesta observaciones al pliego de condiciones.
• Expedición de adendas.
• Presentación de ofertas.
• Publicación del informe de evaluación de las ofertas.
• Audiencia de adjudicación (Aplica únicamente para licitación pública).
• Publicación del acto administrativo de adjudicación o declaratoria de desierta.
• Firma del contrato.
• Entrega de garantías.
• Aprobación de garantías.

En caso de contratación de bienes o servicios que sean para su beneficio personal, se requiera de los siguientes documentos soportes:

En caso de contratación de bienes o servicios que sean para su beneficio personal, se solicitara los documentos mencionados como un cliente normal, adicional se solicitara información o certificación a la entidad pública en la que se encuentre vinculado, para confirmar que el servicio prestado no corresponde a bienes o servicios de la entidad pública.

Para efectos de identificar, cuáles son las personas que, por su figura de representante legal, socios y miembros de las juntas directivas de las empresas clientes, con los cuales se pactan relaciones comerciales, se verificara a través de Data Crédito e ingresando al buscador de Google el nombre completo con numero de cedula para validar si en algún momento se pactaron contratos con entes del estado.

Con la anterior verificación en la Web, se podrá determinar si la persona consultada cuenta con algún vínculo laboral como servidor público.