IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES GE-PD-03 Versión: 5 Fecha de creación: 25/08/2016 Fecha de actualización: 17/05/2024

1. Alcance

2. Objetivo:

Identificar, evaluar y establecer los controles para el cumplimiento de requisitos legales y otros aplicables para la ejecución de las actividades correspondientes en la actividad económica de la empresa

3. Definiciones:

3.1. Normatividad: Conjunto de normas, lineamientos, metodologías o

3.2. Ley: Norma jurídica de carácter obligatorio y general dictada por el poder legítimo para regular conductas o establecer órganos necesarios para cumplir con determinados fines, su inobservancia conlleva a una sanción por la fuerza pública.

3.3. Decreto: Decisión tomada por la autoridad competente en materia de su jurisdicción.

3.4. Resolución: Consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que tiene carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia del servicio.

3.5. Vigencia: Producto, documento, registro que tiene fecha de vencimiento establecida

3.6. Implementación: Ejecución de un plan determinado.

3.7. Impacto: Son las consecuencias tanto negativas como beneficiosas que surgen de un cambio.

3.8. Legal: Es un precepto establecido por la autoridad competente.

3.9. Requisito: necesidad o expectativa establecida

3.10. Verificación: Confirmación de que han cumplido los requisitos a través de evidencia objetiva

3.11. Requisito Legal: Conjunto de normas y disposiciones reglamentadas por autoridades competentes a los cuales la organización está sometida para garantizar el buen funcionamiento de sus actividades, y servicios.

3.12. Otros requisitos: Se refiere a requisitos aplicables al negocio, a la cadena de abastecimiento.

3.13. Mecanismos de control: Actividades implementadas para el cumplimiento del requisito legal.

4. Normas:

4.1. Es responsabilidad de los líderes del proceso, identificar los requisitos legales, u otros requisitos requeridos para la prestación del servicio.

4.2. La matriz de requisitos legales deberá ser actualizada mínimo anualmente o cuando se requiera según la legislación

4.3. Todo requisito legal nuevo deberá ser notificado al gerente de la unidad de negocio, quien será el responsable de analizar, evaluar y establecer los controles de cumplimiento.

4.4. La evaluación del cumplimiento de los requisitos legales aplicables, se realizará por medio de diferentes actividades, las cuales se describen a continuación:

4.5. Auditorías Internas: En todas las auditorías internas se verificará el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y se registrará el resultado en el informe de la auditoria.

4.6. Reuniones Gerenciales: En las reuniones Gerenciales que se generen, se verificara el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y se registrara el resultado en el informe correspondiente.

4.7. Evaluaciones Programadas: Las evaluaciones para verificar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables, se realizará anualmente o cuando se requiera los resultados obtenidos se registrarán en la matriz de requisitos legales.

5. Responsabilidades:

5.1. Gerente de sucursal

5.1.1. Identifica los requisitos legales y de otra índole para la prestación de servicios.

5.1.2. Analiza, evalúa y establece los controles de cumplimiento de los requisitos legales.

5.1.3. Proporciona los recursos necesarios para el cumplimiento de los requisitos legales.

5.2. Área de Procesos

5.2.1. Registra el requisito en la matriz de requisitos legales

5.2.2. Establece los mecanismos de control en los procesos correspondientes

5.3. Colaboradores

5.3.1. Identifica los requisitos legales y de otra índole.

6. Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

7. Registros

• Formato GE-FT-02 Matriz de requisitos legales