GESTIÓN DEL CAMBIO GE-PD-02 Versión: 6 Fecha de creación: 20/08/2016 Fecha de actualización: 17/05/2024

1. Alcance

2. Objetivo:

Identificar los impactos que se puedan generar en el momento de presentar cambios en infraestructura, organizacional, tecnológicos, recurso humano, ambiental, en la seguridad en la cadena de suministro y en la prestación del servicio.

3. Definiciones:

3.1. Análisis De Cambio: Proceso que permite identificar la existencia y características de los peligros para evaluar la magnitud de los riesgos asociados en los cambios o nuevos proyectos y decidir si dichos riesgos son o no aceptables.

3.2. Cambio: Modificación significativa de un proceso, instalación o equipo ya existente.

3.3. Gestión De Cambio: Aplicación sistemática de procesos y procedimientos para la identificar peligros, evaluar, controlar y monitorearlos riesgos en los cambios y nuevos proyectos.

3.4. Proyecto: Conjunto de actividades realizadas bajo un esquema establecido, que tienen un inicio y un fin, y que tienen por objetivo crear una instalación o proceso totalmente nuevo.

4. Normas:

4.1. En el análisis de la gestión de cambio se debe vincular a las partes interesadas.

4.2. Al momento de gestionar un cambio se debe contemplar la identificación de riesgos tales como:

• Seguridad industrial
• Riesgos que afecten a los trabajadores
• Impactos ambientales
• Seguridad en la cadena de suministros
• Prestación del servicio

4.3. Evaluar todo cambio o nuevo proyecto antes de la ejecución mediante el proceso de Gestión de Cambio.

4.4. Implementar los controles definidos en la gestión de cambio para mitigar los riesgos a los cuales están expuestos en los cambios.

4.5. Se actualiza la matriz de riesgos acorde a los cambios generados

4.6. Se deben tener en cuenta cambios significativos interno como:

• Cambio de Infraestructura, instalaciones
• Cambio de equipos.
• Nuevos proyectos
• Cambios a proyectos existentes que modifiquen el plan de trabajo y actividades contempladas
• Cargos nuevos o reasignación de personal (que impliquen riesgos y controles no contemplados anteriormente)
• Accidente de trabajo grave o mortal
• Evento catastrófico: Recuperación post contingencias (naturales o tecnológicos).

4.7. Se deben tener en cuenta cambios significativos externo como:

• Modificaciones al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo que genere impactos sobre las operaciones o procesos.
• Nueva legislación o reformas en la normativa legal aplicable en seguridad y salud en el trabajo que genere cambios en procesos o que requiera implementar nuevas actividades.
• Cambio de Infraestructura, instalaciones

4.8. Se debe mantener el control de los cambios arrojados de las inspecciones planeadas en el formato estado de condiciones

5. Responsabilidades:

5.1. Gerente de sucursal

5.1.1. Identifica la necesidad de cambio

5.1.2. Realiza la gestión del cambio

5.1.3. Asigna el presupuesto requerido en los controles para la realización del cambio

5.2. Área de Procesos

5.2.1. Participa en la identificación de los riesgos.

5.2.2. Actualiza los procedimientos requeridos en el cambio

5.2.3. Actualiza la matriz de riesgos

5.2.3 Acompaña el proceso de gestión del cambio

5.3. Colaboradores

5.3.1. Solicita los cambios mediante el formato GE-FT-04 Solicitud y análisis de cambio

5.4. Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST)

5.4.1. Identifica las necesidades de cambio en aspectos de seguridad y salud en el trabajo

5.4.2. Diligencia formato de gestión del cambio

5.4.3. Propone medidas de control aplicables al cambio

5.4.4. Seguimiento a las actividades propuestas para la intervención del cambio

6. Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

7. Registros

• Formato GE-FT-04 Solicitud y análisis de cambio