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GESTIÓN DE COMUNICACIONES GE-PD-04 Versión: 7 Fecha de creación: 04/10/2016 Fecha de actualización: 20/03/2025 |
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- Alcance
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Empresa |
BTA |
BUN |
CTG |
MAD |
YUM |
Caldas |
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Intermodal |
X |
X |
X |
X |
X |
X |
- Objetivo:
Establecer los criterios y responsabilidades para asegurar la correcta comunicación interna de Intermodal S.A.S. y comunicación externa a nuestras partes interesadas o entes de control.
- Definiciones:
3.1. Comunicación Interna: Es el proceso mediante el cual se transmite información a todo nivel en la organización.
3.2. Comunicación externa: Es el proceso mediante el cual se transmite información desde o hacia la organización de una entidad externa.
3.3. Comunicación ascendente: comunicación desde los colaboradores hacia los cargos superiores según su organigrama y continúa ascendiendo por Intermodal S.A.S.
3.4. Comunicación descendente: comunicación desde la Alta Gerencia hacia los demás niveles de Intermodal S.A.S.
3.5. Comunicación transversal: incluye los flujos tanto ascendente como descendente y fluye entre todos los niveles, procesos y estructura.
3.6. Comunicación Organizacional: es el componente de control que orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la empresa, para una clara identificación de los objetivos, estrategias, instructivos, procedimientos, programas gestión y proyectos los cuales se orienta las acciones de la empresa.
3.7. Partes interesadas: Se define a todos los grupos de interés que de alguna forma se puedan ver afectados por la actividad de la empresa o cuyas decisiones puedan afectar las operaciones o al Sistema Integrado de Gestión de la empresa
3.8. Cultura de la información: La cultura de la información entendida como la forma de circulación y procesamiento de la información, expresa la actitud que tienen los colaboradores de la empresa en el manejo y difusión de contenidos informativos al interior de la misma y a las partes interesadas.
3.9. Imagen institucional: Identidad empresarial que se proyectan a través de diversos medios de comunicación y servicios comunicativos. La comunicación contribuye a la elaboración de un concepto común que luego se traduce en imagen corporativa.
3.10. Intranet: Es el principal medio de comunicación interna a través del cual se canaliza y administra el flujo de información de interés general de Intermodal S.A.S. En este medio se promueven los criterios del Sistema Integrado de Gestión y a partir de estos, se difunde información de la alta dirección, áreas, proyectos, procesos, programas, noticias del medio y actividades en general.
3.11. Medios de Comunicación: Como medios de comunicación se definen las herramientas tecnológicas y demás, que dispone Intermodal S.A.S. para divulgar las acciones que realiza y que permite llegar a las diferentes partes interesadas tanto externos como internos.
3.12. Video Conferencia: Comunicación simultánea bidireccional de audio y vídeo, que permite mantener reuniones con grupos de personas situadas en lugares alejados entre sí.
3.13. Carteleras: Cartel anunciador cuya finalidad es ser una herramienta de comunicación para informar de manera atrayente.
- Normas:
4.1. Intermodal S.A.S. contará con los siguientes medios de comunicación
4.1.1. Mail de cada colaborador: Medio de comunicación por medio del cual el personal tendrá la oportunidad de transmitir inquietudes o realizar comentarios
*Mail del Sistema Integrado de Gestión: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
* Mail de los colaboradores
4.1.2. Celulares Corporativos. La empresa cuenta con planes de telefonía corporativos con el fin de garantizar una comunicación efectiva. Los planes serán asignados directamente por la Gerencia Administrativa y Financiera y su uso será exclusivamente para actividades laborales y deben estar disponibles para dar y recibir información
4.1.3. Intranet: En ella se difunden las actualizaciones de la documentación de los procesos, el estado de los objetivos del Sistema Integrado de gestión, los resultados de las revisiones gerenciales, los formatos autorizados, la política, misión, visión y el sistema de oportunidades de mejora.
4.1.4. Video conferencia / Audio Conferencia. A través de este medio se realizan capacitaciones y se informa a las sucursales sobre el cumplimiento de los objetivos.
4.1.5. Carteleras: Cada sucursal debe disponer de una cartelera en donde se debe publicar información relacionada con el Sistema Integrado de gestión o interés general.
4.1.6. Boletines: publicación distribuida de forma regular, centrada en temas de interés.
4.2. Se consideran comunicaciones internas a:
- Directrices de la alta gerencia
- Comunicaciones ascendentes, descendentes y/o transversales
- Lecciones aprendidas
- Implementación y/o actualizaciones documentales del sistema de gestión
- Inquietudes, ideas y aportes de los colaboradores
4.3. Se consideran comunicaciones externas a:
- Requerimientos de entidades de control
- Requerimientos, sugerencias y/o peticiones de las partes interesadas proveedores, comunidad y/o clientes
4.4. Todos los colaboradores y contratistas deberán tener correo corporativo. (En el caso de contratistas se asignará correo corporativo a los que defina la gerencia de la unidad de negocio correspondiente).
4.5. Las comunicaciones emitidas del Sistema Integrado de Gestión deberán ser realizadas por el área de procesos con cobertura a nivel nacional.
4.6. Las comunicaciones externas solo deberán ser firmadas por las gerencias correspondientes.
4.7. La información que se encuentra en la intranet corporativa es aquella que se considera actualizada
4.8. La gestión de comunicaciones se realiza acorde a la siguiente tabla:
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¿Qué comunicamos? |
Quien Comunica |
A Quien Comunica |
Método de Comunicación |
Frecuencia de la comunicación |
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Objetivos |
Área de Procesos |
Colaboradores en general |
proceso de inducción al personal, capacitaciones al personal |
cuando aplique |
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Requisitos legales |
Área de Procesos |
Al proceso que corresponda |
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cuando aplique |
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Matriz de riesgos y peligros |
Área de Procesos |
Colaboradores en general |
proceso de inducción al personal, capacitaciones al personal y al COPASST en reunión ordinaria |
Ingreso a la empresa, cuando aplique, por modificaciones o cambios |
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Inducción y generalidades de la empresa |
Área de Procesos |
Colaboradores en general |
proceso de inducción al personal, capacitaciones al personal |
Ingreso a la empresa |
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Programas de gestión de salud y seguridad del trabajo y medio ambiente |
Área de Procesos |
Colaboradores en general |
proceso de inducción al personal, capacitaciones al personal |
Cuando aplique, por modificaciones o cambios |
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Política alcohol y drogas/ política Integral/seguridad vial/ |
Área de Procesos |
Colaboradores en general |
proceso de inducción al personal, capacitaciones al personal |
Ingreso a la empresa, cuando aplique |
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Reglamento de higiene |
Área de Procesos |
Colaboradores en general |
proceso de inducción al personal, capacitaciones al personal |
Cuando aplique, por modificaciones o cambios |
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Programación exámenes periódicos/capacitaciones y demás |
Área de Procesos |
Colaboradores en general |
Publicación aviso de reunión en cartelera ubicada en las instalaciones |
De acuerdo a cronograma |
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Comunicación de los resultados los exámenes médicos ocupacionales |
Coordinador SST |
A cada Colaborador |
Carta |
Cuando se realicen |
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Conformación COPASST, Comité de convivencia, brigadas de emergencia |
Coordinador SST |
Colaboradores en general |
capacitaciones y reuniones para votación |
Cuando aplique, en vencimiento al comité la frecuencia es de 2 años, |
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Plan de emergencias |
Área de Procesos |
Colaboradores en general |
capacitaciones |
Cuando aplique, por modificaciones o cambios |
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Accidentes trabajo, incidentes, enfermedades laborales |
Colaborador/Coordinador SST gestión/COPASST |
Colaboradores en general |
Colaborador: Verbal |
Cuando ocurran |
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Actos y condiciones inseguras |
Colaborador |
Colaboradores en general |
Buzón, intranet |
Cuando se detecten |
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plan de trabajo anual, plan de capacitaciones, política de SST |
Coordinador SST al COPASST |
COPASST Gerencia ARL |
actas de reunión, o notificaciones |
cuando se elaboren o modifiquen |
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Resultado de la revisión por la dirección |
Gerencia general al COPASST y al coordinador SST |
COPASST |
Informe de la revisión |
Una vez al año |
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Riesgos de seguridad en la cadena de suministro y SIPLAFT |
Área de Procesos o proveedor externo |
Colaboradores en general |
proceso de inducción al personal, capacitaciones al personal |
Una vez al año |
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Lecciones aprendidas derivadas de siniestros viales |
Líder del PESV |
Trabajadores en general Partes interesadas externas |
Carteleras y/o comunicados digitales |
Cada vez que se presente un evento |
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Política, metas y objetivos del PESV |
Líder del PESV |
Trabajadores en general Partes interesadas externas |
Carteleras y/o comunicados digitales |
1 vez al año |
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Programas de riesgo crítico |
Líder del PESV |
Trabajadores en general Partes interesadas externas |
Carteleras y/o comunicados digitales |
1 vez al año |
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Socialización matriz de peligros y riesgos viales |
Líder del PESV |
Trabajadores en general Partes interesadas externas |
Carteleras y/o comunicados digitales |
1 vez al año y/o cuando se generen cambios en esta |
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Campaña sobre prevención de accidentes viales por velocidad |
Líder del PESV |
Trabajadores en general Partes interesadas externas |
Carteleras y/o comunicados digitales |
1 vez al año |
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Campaña sobre límites de velocidad y señales de tránsito |
Líder del PESV |
Trabajadores en general Partes interesadas externas |
Carteleras y/o comunicados digitales |
1 vez al año |
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Campaña de prevención de siniestros viales por distracciones al volante |
Líder del PESV |
Trabajadores en general Partes interesadas externas |
Carteleras y/o comunicados digitales |
1 vez al año |
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Campaña signos y síntomas de la fatiga al manejar un vehículo y prevención de la fatiga (recomendaciones). |
Líder del PESV |
Trabajadores en general Partes interesadas externas |
Carteleras y/o comunicados digitales |
1 vez al año |
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Campaña de no consumo de alcohol y drogas. |
Líder del PESV |
Trabajadores en general Partes interesadas externas |
Carteleras y/o comunicados digitales |
1 vez al año |
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Campaña para biciusuarios (uso de E.P.P, señales manuales, elección de bicicleta por talla, mantenimiento preventivo, elección de bicicleta por tipo de uso o terreno, obligaciones consignadas en el código nacional de tránsito). |
Líder del PESV |
Trabajadores en general Partes interesadas externas |
Carteleras y/o comunicados digitales |
1 vez al año |
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Campaña a conductores sobre el respeto a los actores viales vulnerables. |
Líder del PESV |
Trabajadores en general Partes interesadas externas |
Carteleras y/o comunicados digitales |
1 vez al año |
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Recordatorio medios a disposición para consulta y participación |
Líder del PESV |
Trabajadores en general Partes interesadas externas |
Carteleras y/o comunicados digitales |
1 vez al año |
- Responsabilidades:
5.1. Gerentes y/o Jefes
5.1.1. Divulgar las comunicaciones o las partes interesadas
5.1.2. Dar respuesta oportuna a los requerimientos de las partes interesadas
5.1.3. Dar respuesta oportuna los entes de control
5.2. Área de Procesos
5.2.1. Mantener actualizada la intranet
5.2.2. Realizar capacitaciones sobre el sistema integrado de gestión
5.2.3. Realizar los boletines comunicativos
5.2.4. Dar respuesta oportuna a los requerimientos, sugerencias y comentarios de los colaboradores
5.3. Colaboradores
5.3.1. Dar buen uso a los medios de comunicación dispuestos.
5.4. Gestión humana y/o Asistentes Administrativas
5.4.1. Mantener actualizadas las carteleras con la información que se desee comunicar.
- Desarrollo:
El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.
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GESTIÓN DE COMUNICACIONES |
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Comunicación Interna |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Emisor de Información |
1 |
Suministra la información requerida a la parte interesada a través de los medios de comunicación [2]. |
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Receptor de la información |
2 |
Recepciona la información y realiza el adecuado tratamiento a la misma [Fin]. |
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GESTIÓN DE COMUNICACIONES |
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Comunicación Externa |
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RESPONSABLE |
No |
ACTIVIDAD |
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Colaborador |
1 |
Recepciona el requerimiento de las partes interesadas (proveedores, Clientes o entes de control) [2]. |
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2 |
Si es proveedor: Hace entrega al administrador del proveedor [3]. |
Si es Entes de Control / Clientes Hace entrega al gerente de la unidad de negocio del requerimiento [3]. |
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Administrador del Proveedor / Gerente de Unidad de Negocio |
3 |
Administrador del proveedor Gestiona el comunicado a través del procedimiento SER-PD-01 Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones. Da respuesta a la parte interesada [Fin]. |
Gerente de Unidad de Negocio Recepciona el comunicado y realiza el respectivo tratamiento [Fin].
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- Registros
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Elaboró |
Revisó |
Aprobó |
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Sergio Agudelo Barrios Coordinador de Procesos |
Elkin Rodriguez Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo |
María Fanny Mejía Arenas Gerente Administrativo y Financiero |