SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL GH-PD-01 Versión: 8 Fecha de creación: 30/01/2016 Fecha de actualización: 23/05/2024

1. Alcance

2. Objetivo:

Seleccionar y contratar a los candidatos de acuerdo con el perfil del cargo y el cumplimiento de requisitos de contratación para garantizar la vinculación de personal requerido.

3. Definiciones:

3.1. Perfil de cargo: Documento interno donde se establece las competencias, objetivo y funciones del cargo para cada uno de los colaboradores.

3.2. Reclutamiento: Es la fase de búsqueda de candidatos.

3.3. Pruebas psicotécnicas: Conjunto de cuestionarios que busca establecer características personales de los candidatos a una vacante, con el fin de intentar prever su conducta futura en el puesto de trabajo.

3.4. Pruebas de conocimiento: Prueba escrita que permite medir el grado de conocimiento profesional, técnico, nociones de informática, inglés, entre otras requerida por el cargo.

3.5. Entrevista: Proceso que busca conocer al candidato, probar actitudes personales, verificar la personalidad y compatibilidad con el ambiente de trabajo, evaluar las competencias del candidato para el desarrollo del puesto y transmitir una imagen adecuada de la empresa.

3.6. Contratación: Es la forma de formalizar con apego a la ley, la futura relación de trabajo para garantizar los intereses, derechos y deberes tanto del trabajador como de la empresa.

4. Normas:

4.1. Para iniciar todo proceso de selección y contratación de personal se debe contar con la aprobación por parte del responsable de la unidad de negocio donde se apruebe el inicio del proceso.

4.2. Al identificar una vacante se debe tener definido el perfil de cargo a buscar, en caso de no contar con el perfil, se deberá realizar el análisis, descripción del cargo y crearlo según el formato GH-FT-02 Perfil de Cargo.

Nota: Se debe garantizar la actualización del organigrama de la unidad de negocio de acuerdo con nuevos perfiles de cargo generados.

4.3. Se debe iniciar la búsqueda de candidatos a través de las siguientes fuentes de reclutamiento:

• Fuentes de Reclutamiento Interno: se publica la vacante en carteleras, intranet corporativa y correo electrónico masivo.
• Fuentes de Reclutamiento Externo: internet y referencias de otros colaboradores.
• La publicación de la oferta debe contener la descripción del cargo, requisitos excluyentes y no excluyentes, indicación salarial y forma de envió de hoja de vida.
• Se debe realizar un filtro a las hojas de vida postuladas verificando el cumpliendo del perfil requerido.

4.4. Los requisitos mínimos para evaluar al momento de realizar reclutamiento interno son:

• Antigüedad de un (1) año del colaborador en la empresa
• Tipo de contrato
• Competencias según lo indique el perfil del cargo

Nota: las convocatorias internas se realizarán por un periodo de tiempo no superior a ocho (8) días hábiles, una vez agotado este plazo se deberá cerrar dicha convocatoria e iniciar el proceso de revisión de candidatos externos y postulados internos e iniciar proceso de selección.

4.5. Al realizar el proceso de entrevista se debe realizar bajo el esquema del formato GH-FT-04 Entrevista de Selección.

4.6. Se debe verificar la información y documentos de la hoja de vida del candidato antes de la contratación

4.7. Todos los candidatos a ingresar a la empresa deben contar con la prueba psicotécnica, exámenes médicos, estudio de seguridad, todos estos deben ser verificados antes de la contratación.

4.8. La decisión de selección a un candidato debe contemplar los siguientes criterios:

• Adecuación al perfil del puesto
• Cumplimiento de competencias
• Potencial del candidato
• Acuerdo con condiciones del puesto (Forma de contratación, salario, beneficios, etc.)

4.9. La afiliación a la ARL del colaborador a ingresar se debe realizar un día antes del ingreso a la empresa y el nivel de riesgo se asignará de acuerdo al perfil del cargo; la afiliación a EPS, AFP, y CCF debe quedar realizada el día del ingreso del colaborador

4.10. Se debe gestionar la autorización de ingreso al edificio, oficinas y terminales portuarios correspondiente según las necesidades del cargo.

4.11. Los documentos de la hoja de vida del colaborador deben archivarse en las pestañas preestablecidas de manera cronológica.

4.12. Cada sucursal deberá enviar a Recursos Humanos Bogotá todos los documentos correspondientes al historial de los colaboradores.

4.13. Cuando el candidato ingrese a laborar a través de temporal se debe conservar la hoja de vida y exámenes médicos en el área de Recursos Humanos Bogotá en originales.

4.14. Se debe verificar que el candidato a contratar

4.15. Con el propósito de identificar, controlar y tomar acciones para la mejora continua del servicio, se considera Servicio No Conforme a los ítems relacionados a continuación, para lo cual se debe realizar el procedimiento SER-PD-03 Servicio No Conforme:

• Seleccionar un candidato que no reúna los requisitos requeridos en el perfil de cargo
• No realizar las verificaciones de los documentos aportados por el candidato antes de la contratación
• No realizar las afiliaciones a ARL, EPS, AFP y CCF en los tiempos establecidos
• Realizar el contrato con información no autorizada por el jefe inmediato mediante correo electrónico.

5. Responsabilidades:

5.1. Gerente de Unidad de Negocio

5.1.1. Aprobar el proceso de reclutamiento, selección y contratación de nuevo personal

5.2. Jefe Inmediato

5.2.1. Identificar la necesidad de personal

5.2.2. Verificar si el perfil existe, en caso de no existir proporcionar la información necesaria para la creación del cargo

5.2.3. Realizar la entrevista con los candidatos postulados

5.2.4. Aprobar el candidato a contratar

5.3. Área de Procesos

5.3.1. Mantener actualizados los organigramas de las unidades de Negocio

5.3.2. Publicar las vacantes en la intranet corporativa

5.4. Gestión Humana

5.4.1. Publicar la vacante en las diferentes fuentes de reclutamiento

5.4.2. Notificar a los gerentes correspondientes cada vez que se requiera realizar una publicación de convocatoria interna de vacantes.

5.4.3. Creación de perfil de cargo en caso no existir

5.4.4. Enviar las hojas de vida que cumplen el perfil al jefe inmediato

5.4.5. Coordinar con el proveedor la aplicación de las pruebas

5.4.6. Indicar al nuevo colaborador los documentos requeridos para la contratación

5.4.7. Realizar el proceso de contratación

5.4.8. Realizar las afiliaciones de ARL, EPS, CCF y AFP del colaborador y sus beneficiarios ( si aplica)

5.4.9. Ingresar la información del candidato en el software de nomina

5.4.10. Archivar la hoja de acuerdo al orden establecido

5.4.11. Custodiar las hojas de vida de los colaboradores garantizando la conservación de los documentos y la privacidad de la información

6. Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

7. Registros
   • FORMATO GH-FT-01 Lista de verificación de documentos contractuales
   • FORMATO GH-FT-02 Perfil de Cargo
   • FORMATO GH-FT-03 Inducción y entrenamiento de personal
   • FORMATO GH-FT-04 Entrevista de selección de personal
   • FORMATO GH-FT-05 Hoja de vida empresarial
   • FORMATO GH-FT-07 Matriz de exámenes médicos – Profesiograma