RETIRO DE PERSONAL GH-PD-08 Versión: 7 Fecha de creación: 15/12/2015 Fecha de actualización: 23/05/2024

1. Alcance

2. Objetivo:

Establecer la metodología para el retiro del personal por terminación de contrato con justa causa, sin justa causa, renuncia voluntaria, mutuo acuerdo o jubilación. 

3. Definiciones:

• Acta De Entrega: Documento interno donde se estipula los pendientes, responsabilidades y temas que se encuentren en el cargo para su entrega.
• Retiro: Consiste en dar por terminado la relación laboral entre el trabajador y el empleador.
• Paz y Salvo: Documento que debe tramitar el empleado, en el que se certifica el estado de las obligaciones que tiene con las diferentes áreas de la organización.

4. Normas:

4.1. La decisión de retiro de personal debe ser informada inmediatamente al área de Gestión Humana, informando tipo de retiro y fecha.

4.2. El acta de entrega debe contener:

• Los temas actuales que se encuentra realizando el cargo
• Los pendientes a desarrollar
• Las carpetas magnéticas y físicas manejadas por el cargo
• Los sellos que se estén a cargo
• Dispositivos electrónicos (Tablet, celular, Usb, Computador entre otros) responsables del cargo

4.3. Se debe desvincular al colaborador del software y de la ARL, EPS, AFP, CCF el día informado de retiro.

4.4. Se debe verificar con las áreas de contabilidad, sistemas y gestión humana que el colaborador no tenga pendiente:

• Entrega de dispositivos electrónicos (Tablet, celular, Usb, Computador entre otros)
• Encontrarse al día con anticipos o viáticos entregados
• No tener convenios de capacitación pendientes

4.5. Se debe dejar registro en el formato GH-FT-10 Paz y Salvo en constancia de aprobación de que el colaborador se encuentra sin pendientes con la organización.

4.6. Cuando el colaborador retirado cuente con equipos y dispositivos móviles (equipos de cómputo, teléfonos, celulares, Tablet, entre otros), el jefe inmediato debe informar a las áreas de sistemas y procesos con el fin de realizar la devolución o reasignación de los mismos.

4.7. Se debe garantizar la destrucción de logos en la dotación entregada al colaborador cuando aplique.

4.8. Se considera Servicio No Conforme a los ítems relacionados a continuación, para lo cual se debe realizar el procedimiento SER-PD-03 Servicio No Conforme:

• No capacitar al personal nuevo de forma eficaz

5. Responsabilidades:

5.1. Jefe Inmediato

• Verificar que la información del acta sea la correcta
• Garantizar la entrega total del cargo

5.2. Colaborador

• Hacer entrega del cargo con los aspectos contemplados en el ítem 4.2
• Gestionar en las áreas el paz y salvo

5.3. Área de Gestión Humana

• Realizar la liquidación
• Verificar la documentación entregada para la terminación del contrato
• Verificar en la hoja de vida del colaborador a retirar se encuentre a paz y salvo con convenios de capacitación.

5.4. Jefes de área

• Verificar que el colaborador que se va a retirar este a paz y salvo con el área y firmar en constancia de confirmación de paz y salvo. De caso contrario informar a Gestión Humana.

6. Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

7. Documentos Relacionados

• Formato GH –FT 03 Lista de verificación documentos de retiro.
•  Formato GE-FT-03 Acta
• Formato GH-FT-10 Paz y Salvo
• Formato GH-FT-12 Acta de entrega del cargo