REPORTES DE PERSONAL GH-PD-04 Versión: 7 Fecha de creación: 20/09/2016 Fecha de actualización: 24/02/2025

1. Alcance

2. Objetivo:

Establecer los parámetros a seguir para los reportes del personal en Intermodal S.A.S.

3. Definiciones:

3.1. Incapacidad: Estado de inhabilidad física o mental que impide desempeñar en forma temporal o permanente, la profesión u oficio del trabajador.

3.2. Enfermedad General: Consecuencia de una enfermedad o accidente de origen común que no guarda relación con el desarrollo del trabajo o el medio en el cual el colaborador ejerce sus funciones.

3.3. Enfermedad Profesional: Consecuencia de una enfermedad originada en la clase de trabajo o por el medio en el cual el colaborador desarrolla sus funciones.

3.4. Maternidad Preparto: Tiempo remunerado que se concede a la colaboradora con anterioridad a la fecha probable del parto.

3.5. Licencia de Maternidad: Tiempo remunerado que se reconoce a la colaboradora al término de su embarazo para que se retire temporalmente de sus labores, con el fin de brindar atención y cuidados a su bebé; a la madre adoptante del menor de 18 años o al padre adoptante cuando éste carezca de cónyuge o compañera permanente.

3.6 Vacaciones: Prestación social que consiste en el descanso remunerado al que tiene derecho todo colaborador que hubiere prestado sus servicios a Intermodal S.A.S. durante un año calendario, consistente en 15 días hábiles consecutivos

3.7. Periodo de Vacaciones: Es el tiempo de trabajo requerido (un año) por el colaborador, para disfrutar un descanso. No se pueden acumular dos o más periodos de vacaciones.

3.8. Tiempo de Vacaciones: Son los días a los que tiene derecho un colaborador para disfrutar sus vacaciones, definido como 15 días hábiles.

3.9. EPS: Entidad Promotora de Salud

3.10. ARL: Administradora de Riesgos Laborales

3.11. Horas extras: Son las que labora el trabajador después de cumplir su jornada máxima legal diaria.

3.12. Cesantías: Son prestaciones sociales del colaborar que equivalen a un mes de salario por cada año de trabajo y proporcionalmente por fracción de año. Se liquidan anualmente al 31 de diciembre y se deben consignar en un fondo de cesantías a más tardar el 15 de febrero del siguiente año.

3.13. Intereses de Cesantías: Equivale al 1% mensual sobre el valor de las cesantías, pagaderos anualmente en el mes de enero.

3.14. Certificado de Incapacidad: es el documento único oficial que expiden las EPS a través de los profesionales de la salud autorizados.

3.15. Historia Clínica: es un documento médico-legal que entrega el médico de la EPS al paciente el cual contiene la información del estado de salud del paciente a lo largo de sus tratamientos o consultas médicas.

3.16. Licencia de Paternidad: es el período remunerado 2 semanas (14 días calendario), que se concede al empleado para acompañar a la cónyuge o compañera permanente, en los primeros días del nacimiento de su hijo, previo el cumplimiento de los requisitos legales.

3.17. Licencia por Luto: A todo trabajador en caso de fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil (Abuelos, Padres, Nietos, Cónyuge o compañero(a) permanente, Hermanos, Suegros, Hijastros), Intermodal le concederá una licencia remunerada por luto de cinco (5) días hábiles, cualquiera sea su modalidad de contratación o de vinculación laboral.

4. Normas:

Permisos laborales

4.1. Los permisos relacionados con una calamidad doméstica deberán ser informados, verificados y autorizados por el Jefe inmediato.

4.2. En caso de ser un permiso de carácter personal serán autorizados únicamente en caso de fuerza mayor y serán compensados en tiempo por parte del colaborador. Para los demás permisos se aplicara lo estipulado en el reglamento interno de trabajo.

4.3. En caso de ser una ausencia por motivo de salud o para cumplir citas médicas deberá estar debidamente respaldada con constancias expedidas por la EPS a la que pertenece notificada 24 horas antes a la empresa..

4.4. Está prohibido entrar y salir de las instalaciones de la empresa en horas distintas a las del trabajo sin causa justificada o sin autorización expresa del jefe inmediato.

4.5. Los formatos de permisos deberán ser entregados a gestión humana y al jefe inmediato antes de tomar el permiso.

4.6. Es responsabilidad del Jefe Inmediato reportar oportunamente a gestión humana cualquier ausencia de los colaboradores a su cargo.

4.7. los permisos remunerados se conceden solo en los siguientes casos según artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo (CST):

• Citas Médicas justificadas por la EPS en la cual se encuentra afiliado.
• Citaciones obligatorias en oficinas oficiales o del estado que tengan que atenderse personalmente y que solo pueden tramitarse en horas hábiles de oficina.
• Para el desempeño de cargos oficiales transitorios de forzosa aceptación.
• En caso de grave calamidad doméstica debidamente comprobada, es decir; por cualquier situación fortuita o de fuerza mayor que afecte directa y gravemente a la familia o a sus bienes y que le obligue a estar presente para enfrentarla o solucionarla, en estos casos se deben comprobar plenamente ante el jefe inmediato; si el permiso se solicita por más de un día requiere aprobación de la Gerencia.
• Para asistir al entierro de sus compañeros, siempre que notifique con la debida oportunidad al jefe inmediato y que el número de los que se ausenten no sea tal que perjudique el funcionamiento de la Empresa.

4.8. Los permisos no remunerados son todos aquellos no incluidos en los casos anteriores. Cuando estos excedan de un día se consideran "licencia no remunerada", deben ser solicitados por escrito al jefe inmediato diligenciando el formato GH-FT-19 Permiso laboral.

Incapacidades

4.9. La empresa reconoce los dos (02) días de incapacidad no profesional o enfermedad general ambulatoria, la cual será reconocida siempre y cuando este soportada por la respectiva EPS, de lo contrario se tomará como días no laborados y descontados de nómina.

4.10. La empresa reconoce el primer día de incapacidad por accidente de trabajo o enfermedad laboral al 100% del salario diario. Las incapacidades mayores a un día tendrán un reconocimiento económico igual al que otorgue la ARL.

4.11. Para las incapacidades de origen común superiores a 3 días el reconocimiento económico para el trabajador será igual al reconocido por la EPS.

Licencias

4.12. Se concederá al colaborador en caso de fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad (padres, hijos, abuelos, hermanos y nietos), primero de afinidad (suegros, hijastros) y primero civil (padre adoptante, la madre adoptante y el adoptivo), una licencia remunerada por luto de cinco (5) días hábiles cualquiera será su modalidad de contratación o de vinculación laboral según Ley 1280 de 2009 “Por la cual se adiciona el numeral 10 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo. Este hecho deberá demostrarse mediante documento expedido por la autoridad competente, dentro de los treinta (30) días siguientes a su ocurrencia.

4.13. Licencia de maternidad preparto, Esta será de una (1) semana con anterioridad a la fecha probable del parto debidamente acreditada. Si por alguna razón médica la futura madre requiere una semana adicional previa al parto podrá gozar de las dos (2) semanas, con dieciséis (16) Si en caso diferente, por razón médica no puede tomar la semana previa al parto, podrá disfrutarlas dieciocho (18) semanas en el posparto inmediato de acuerdo a lo previsto en la ley 1822 artículo 1 numeral 6.

4.14. Licencia de maternidad posparto. Esta licencia tendrá una duración normal de diecisiete (17) semanas contadas desde la fecha del parto, o de dieciséis (16) o dieciocho (18) semanas por decisión médica, de acuerdo a lo previsto en la ley 1822 artículo 1 numeral 6.

4.15. La colaboradora debe presentar a la empresa un certificado médico, en el cual debe constar:

1. El estado de embarazo de la trabajadora
2. La indicación del día probable del parto, y
3. La indicación del día desde el cual debe empezar la licencia, teniendo en cuenta que, por lo menos, ha de iniciarse dos semanas antes del parto.

4.16. Se le concederá a la colaboradora dos descansos de 30 minutos cada uno, dentro de la jornada laboral para amamantar a su hijo, sin descuento alguno del salario por dicho concepto durante los primeros seis (6) meses de edad.

4.17. La licencia de paternidad tendrá una duración de ocho (8) días hábiles remunerados, el único soporte válido para el otorgamiento de licencia remunerada de paternidad es el Registro Civil de Nacimiento el cual deberá presentarse a la EPS a más tardar dentro de los 30 días siguientes a la fecha del nacimiento del menor, de acuerdo a lo previsto en la ley 1822 artículo 1 numeral 6

Licencias No remuneradas

4.18. Se entenderá por tal toda aquella licencia, descanso o permiso otorgado por el empleador por mera liberalidad o por mandato legal que tenga el carácter de NO SER remunerado NI pagado al trabajador.

Ejemplos de licencias NO remuneradas por mera liberalidad no obligatorias:

• Licencias o permisos para eventos familiares no remunerados.
• Licencias o permisos para eventos personales del trabajador no remunerados.
• Licencias o permisos para asistir a estudios de cualquier índole no remunerados.

NOTA:  Si los documentos adjuntos a la incapacidad no son entregados oportunamente al jefe inmediato y al área de Gestión de Talento Humano, el trabajador tendrá un margen de tres días hábiles para presentarlos y dar cumplimiento al procedimiento, de lo contrario el tiempo ausente del trabajador le será reportado y descontado en la nómina correspondiente al periodo causado.

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos para el otorgamiento de permisos, ausencias y licencias en general.

• Toda ausencia debe ser registrada en el formato GH-FT-19 Permiso laboral
• Toda ausencia debe tener un soporte que evidencia que el permiso se usó para el fin solicitado, de igual manera si se aprueba que el permiso sea remunerado con la respectiva compensación en tiempo, estos dos documentos (soporte evidencia del permiso y la recuperación del tiempo debidamente firmado por el solicitante y el jefe inmediato).
• Si los documentos de soporte y la respectiva recuperación de tiempo no son enviados dentro de los siguientes 3 días hábiles, el tiempo será descontado al trabajador.
• El trabajador debe usar el tiempo aprobado para el permiso y retornar a la empresa inmediatamente.
• Todas las solicitudes de permisos y ausencias se deben solicitar con por lo menos 24 horas de antelación para que puedan ser tramitadas.

Vacaciones

4.19. El Jefe Inmediato debe realizar la programación de vacaciones del personal según formato GH-FT-27 Programa de vacaciones con el fin de otorgar el descanso al que tiene derecho cada colaborador, así como hacer el seguimiento correspondiente para evitar la acumulación de dos o más periodos de vacaciones y la remuneración recibida por las mismas.

4.20. Tesorería debe realizar el giro oportuno de los recursos para el pago de la liquidación.

4.21. El colaborador debe realizar la entrega de sus funciones al colaborador que lo reemplazara en su ausencia, informando el estado de sus actividades y relacionando los elementos que se encuentran a su cargo.

4.22. La época de las vacaciones debe ser señalada por la empresa a más tardar dentro del año siguiente y ellas deben ser concedidas oficiosamente o a petición del trabajador, sin perjudicar el servicio y la efectividad del descanso.

4.23. En todo caso, el colaborador gozará anualmente, por lo menos, de seis (6) días hábiles continuos de vacaciones, los que no son acumulables. Las partes pueden convenir en acumular los días restantes de vacaciones hasta por dos (2) años, de acuerdo a lo previsto en el decreto 1072 de 2015 numeral 2.2.1.2.2.2.

4.24. La acumulación puede ser hasta por cuatro (4) años, cuando se trate de colaboradores técnicos, especializados de confianza, de manejo o de extranjeros que presten sus servicios en lugares distintos a los de la residencia de sus familiares, de acuerdo a lo previsto en el decreto 1072 de 2015 numeral 2.2.1.2.2.2.

4.25. Si el colaborador goza únicamente de seis (6) días de vacaciones en un año, se presume que acumula los días restantes de vacaciones a las posteriores.

4.26. Quedan prohibidas la acumulación y la compensación, aún parcial de las vacaciones de los colaboradores menores de diez y ocho (18) años durante la vigencia del contrato de trabajo, quienes deben disfrutar de la totalidad de sus vacaciones en tiempo, durante el año siguiente a aquel en que se hayan causado.

LIQUIDACIÓN Y PAGO DE HORAS EXTRAS

4.27. Son consideradas horas extras aquellas establecidas en el horario establecido en el reglamento interno de trabajo así:

• Recargo Nocturno: Se presenta cuando se trabaja en horario nocturno se produce cuando el colaborador cumple su jornada ordinaria en horario de 09:00 pm a 6 am y se remunera con el 35% sobre el valor del salario ordinario.
• Horas Extras Diurnas: Se presenta cuando se trabaja después de 8 horas reglamentadas entre las 6:00 a.m. y las 09:00 p.m. Se remunera con un recargo de 25% sobre salario ordinario.
• Horas Extras Nocturnas: Se presenta cuando se trabaja después de las 8 horas reglamentadas entre las 09:00 p.m. y las 6:00 a.m. Se remunera con un recargo del 75% sobre el salario ordinario.
• Horas Extras Diurnas Festivas: Son las trabajadas en día dominical o festivo después de cumplir la jornada laboral de ocho horas entre las 6:00 a.m. y las 09:00 p.m. Se remunera con el 100% sobre el salario ordinario. (75% por ser dominical y el 25% por ser hora extra diurna).
• Horas Extras Nocturnas Festivas: Son las trabajadas en día dominical o festivo después de cumplir la jornada laboral de ocho horas en el horario de las 09:00 p.m. y las 6:00 a.m. Se remunera con el 150% sobre el salario ordinario (75% por ser dominical y 75% por ser extra nocturna).
• Dominical Ocasional: Es cuando el trabajo del domingo es Ocasional y el colaborador labora hasta dos domingos al mes. Se remunera con el 75% sobre el salario ordinario. Dependiendo de las necesidades de la empresa, el trabajador puede tomar la opción del día de descanso remunerado para lo cual no habrá remuneración adicional en dinero.
• Dominical Habitual: Es cuando el trabajo del domingo es habitual y el colaborador labora tres o más domingos al mes. Se remunera con el 175% sobre el salario ordinario y adicionalmente se le concede un descanso proporcional al tiempo laborado. Para definir la habitualidad sólo se tendrán en cuenta los domingos laborados.
• Festivo: Es cuando un colaborador labora un día festivo dependiendo de las necesidades de la empresa se remunera con el 75% sobre el salario ordinario. El Colaborador puede tomar la opción del día de descanso remunerado para lo cual no habrá remuneración adicional en dinero.

4.28. Los códigos para el registro en el sistema de nómina son:

• DO: Día Ordinario
• Hora Extra Diurna
• REC: Recargo Nocturno
• NE: Hora Extra Nocturno
• DFO: Hora Ordinaria Diurna Festiva
• DFE: Hora Extra Diurna Festiva
• DFNO: Recargo Nocturno Festivos
• DFNE: Hora Extra Diurna Festiva

 COMISIONES

4.29. El colaborador comisionara mes vencido y al cierre de la operación, el porcentaje de la comisión será el establecido contractualmente.

4.30. El pago de las comisiones se realizará acorde a los acuerdos de facturación de cada cliente

DESCUENTOS DE NOMINA

Embargos judiciales:

4.31. Los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los colaboradores, deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado.

Cuotas de créditos a entidades financieras:

4.32. Las cuotas que el colaborador deba pagar a una entidad financiera, para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado por libranza, pueden también ser descontadas de la nómina del empleado.

Deudas del colaborador con la empresa:

4.33. Se pueden descontar también de la nómina, el valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con la empresa, como puede ser un crédito que ésta le haya otorgado, o como compensación por algún perjuicio o detrimento económico que el empleado le haya causado a la empresa.

CESANTIAS

4.34. De acuerdo a la legislación Colombiana, se permite hacer retiros parciales solo en los siguientes casos:

• Adquisición de vivienda con su terreno o lote.
• Adquisición de terreno o lote solamente.
• Construcción de vivienda, cuandoella se haga sobre lote o terreno de propiedad del trabajador interesado o su cónyuge.
• Ampliación, reparación o mejora de la vivienda de propiedad del trabajador o su cónyuge.
• Liberación de gravámenes hipotecarios
• El pago de matrículas de Educaciónsuperior en entidades reconocidas por el Estado para el afiliado, cónyuge o sus hijos.

4.35. Para realizar el retiro parcial de las cesantías según sea el caso debe ir soportada con los documentos que se relacionan a continuación:

• Adquisición de Vivienda o lote:
  • Solicitud del trabajador
  • Promesa de compra- venta
  • Certificado de tradición y libertad del inmueble vigente (máximo 30 días)
• Construcción, Ampliación, Reparación o mejora de vivienda:
  • Solicitud del trabajador
  • Cotización de materiales
  • Contrato de obra autenticado
  • Certificado de tradición y libertad del Inmueble vigente (máximo 30 días )
• Liberación de gravámenes Hipotecarios:
  • Solicitud del trabajador
  • Certificado de la Entidad Financiera donde conste el valor de la deuda.
• Educación Superior
  • Solicitud del trabajador
  • Recibo de matrícula

4.36. Cuando las cesantías están consignadas al fondo se debe realizar una carta con la siguiente información:

• Nombre e identificación de la empresa que realiza el trámite para el pago parcial de las cesantías.
• Nombre del trabajador beneficiario Valor de anticipo de cesantía.
• Objeto de la inversión.
• La afirmación del empleador de haber verificado y estar dispuesto a vigilar que el trabajador utilice la cesantía para los fines autorizados por la ley.

4.37. Es responsabilidad del colaborador la entrega y veracidad de los documentos entregados a laempresa para el retiro parcial de las cesantías. 

4.38. Es responsabilidad de gestión humana emitir los documentos necesarios para las entidades que haya lugar durante el proceso del retiro parcial de cesantías.

4.39. Es responsabilidad del colaborador entregar los soportes que justifican la inversión que realizó de las cesantías en el tiempo establecido por la organización.

4.40. Es responsabilidad gestión humana, Asistente o Auxiliar Administrativa de la sucursal velar que el colaborador utilice las cesantías para los fines estipulados por la ley.

4.41. Es responsabilidad de la Coordinadora de Nómina llevar una carpeta donde se archive todas las liquidaciones parciales que soliciten los trabajadores durante el año vigente.

5. Responsabilidades:

5.1. Jefe Inmediato:

5.1.1. Aprobar los permisos de salida

5.1.2. Dar a conocer al colaborador, con quince (15) días de anticipación, la fecha en que le concederá las vacaciones.

5.1.3. Aprobar las horas extras a los colaboradores

5.2. Colaborador

5.2.1. Entregar copias de los originales de las incapacidades y de las historias clínicas

5.2.2. Realizar las transcripciones de las incapacidades ante la EPS

5.2.3. Diligenciar el permiso de salida

5.2.4. Solicitar sus vacaciones de acuerdo con la programación del área al que corresponde

5.2.5. Registrar la huella en el biométrico

5.3. Gestión Humana

5.3.1. Realizar proceso de radicación y recobro de incapacidades

5.3.2. Verificar los permisos de salida y registrar en el sistema de control de ingreso

5.3.3. Realizar la correcta liquidación y pago oportuno de las vacaciones.

5.3.4. Realizar la correcta liquidación y pago oportuno de las horas extras

5.3.5. Archivar las planillas en cada hoja de vida de los colaboradores

5.4. Asistentes Administrativas

5.4.1. Realizar proceso de radicación y recobro de incapacidades

5.4.2. Verificar los permisos de salida y registrar en el sistema de control de ingreso

6. Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

7. Documentos Relacionados
   •  Formato GH-FT-09 Solicitud de vacaciones
   • Formato GH-FT-19 Permiso laboral
   • Formato GH-FT-25 Control a Incapacidades
   • Formato GH-FT-27 Programa de vacaciones
   • Formato GH-FT-31 Control horas extras
   • Formato GH-FT-36 Autorización de descuento de nomina