PROCESOS DISCIPLINARIOS GH-PD-07 Versión: 6 Fecha de Creación: 15/12/2015 Fecha de Actualización: 18/02/2025

1. Alcance

2. Objetivo:

Definir la metodología para el tratamiento de los procesos disciplinarios que se presenten en la organización basados en el código sustantivo de trabajo, reglamento interno de trabajo y normatividad vigente.

3. Definiciones

3.1. Medida disciplinaria: Sanción que la organización se ve en la necesidad de imponer a un trabajador que no cumple con las normas propias del cargo. Con la finalidad de que modifique su comportamiento de manera positiva.

3.2. Llamado de atención escrito: Comunicado escrito en el que se busca comunicar sobre algún asunto referente, como una indicación, instrucción o falta cometida

3.3. Acta de descargos: Los descargos laborales constituyen un procedimiento legal por medio del cual se brinda al empleado, la oportunidad de presentar su postura ante una situación que pone en riesgo su estabilidad laboral.

3.4. Sanción: Pena a un individuo ante determinado comportamiento considerado inapropiado, peligroso o ilegal.

4. Normas:

4.1. Para iniciar todo proceso disciplinario deben existir los siguientes elementos.

4.1.1. Elementos que den a entender que uno o varios colaboradores violaron o trasgredieron el régimen de deberes, obligaciones y/o prohibiciones establecidas en la ley, en el Reglamento Interno de Trabajo, Políticas, Código de Ética, Procedimientos o en el Contrato de Trabajo.

4.1.2. Informe o reporte del jefe inmediato donde se detalle los hechos sucedidos de acuerdo al formato GH-FT-14 Sucesos

4.1.3. Analizar el informe y recolectar las pruebas necesarias.

4.2. El proceso disciplinario se realiza en las siguientes etapas:

4.2.1. Inicio de proceso que contenga: El jefe inmediato solicita al área de procesos mediante mail la apertura del proceso disciplinario adjuntando lo siguiente:

• Descripción clara y precisa de las conductas o faltas cometidas
• Definición de la falta disciplinaria que la conducta da lugar, indicando la normatividad, procedimiento o instrucción que se violó o se incumplió por parte del colaborador.
• Adjuntar pruebas que considere como soporte de la falta o conducta realizada.

4.2.2. Notificación: se notificará al colaborador mediante formato GH-FT-23 Citación diligencia de descargos al colaborador: La cita para la audiencia de descargos laborales, indicando fecha, hora, lugar de la audiencia y un informe preciso de los hechos por los que se le cito e informar la responsabilidad de asistir con testigos y presentar pruebas que considere.

4.2.3. Audiencia de descargos: Para la realización de la audiencia acude el representante de la empresa, colaborador y los testigos, durante el proceso cada parte tiene el espacio para presentar las pruebas o indicios que quedarán registradas en el formato GH-FT-26 Traslado de Pruebas, efectuar la indagación necesaria bajo el formato GH-FT-22 diligencia descargos, que quedará como constancia de lo abordado durante la audiencia, deberá estar firmado por todos los asistentes.

En caso de que el colaborador presente negativa para firmar el delegado de la empresa deberá solicitar a los testigos que den fe y constancia y firmen la copia respectiva, se deberá entregar copia al colaborador del acta de descargos.

4.2.4. En caso de que el colaborador no asista a la diligencia de descargos:

• De no presentarse el colaborador sin justificación se dará por entendido que renuncia a su derecho de defensa y se deberá dejar consagrado en la respectiva acta de descargos.
• En caso de no presentarse el colaborador, pero presenta excusa valida se deberá a volver a citar para próxima reunión.

4.2.5. Definición del tipo de sanción: De acuerdo con lo contenido en el acta de descargos la gerencia deberá definir la sanción proporcional a la falta cometida por el colaborador, bajo el presunto que las pruebas y el testimonio de éste resultan insuficientes para liberarlo de responsabilidad.

4.3. Tipo de sanciones:

4.3.1. Llamados de atención con copia a la hoja de vida.

4.3.2. Suspensión del trabajo, cumpliendo con lo atinente en el artículo 112 del Código Sustantivo de Trabajo, es decir no excediendo los límites; no puede exceder de ocho (8) días por primera vez ni de dos (2) meses en caso de reincidencia de cualquier grado.

4.3.3. Multas, reglamentados en el artículo 113 del Código Sustantivo de Trabajo, solo se podrán imponer cuando hay retrasos o faltas al trabajo sin excusa por parte del colaborador; el monto no podrá exceder la quinta parte del salario diario y la empresa deberá destinar dicho dinero únicamente a conceder premios o regalos a los colaboradores.

Nota: La legislación colombiana en el artículo 111 del Código Sustantivo del Trabajo establece que las sanciones no podrán ser corporales, ni en medidas lesivas de la dignidad del colaborador.

4.4. Notificación de resultados del proceso disciplinario: Se realizará a través del formato GH-FT-11 Llamado de Atención indicando si es absuelto del proceso informando mediante el formato GH-FT-21 exoneración, se le realiza llamado de atención o sanción informando mediante el formato GH-FT-11 Llamado de Atención.

5. Responsabilidades:

5.1. Jefe inmediato

5.1.1. Realizar los requerimientos verbales y llamados de atención.

5.1.2. Realizar junto con gestión humana las diligencias de descargos si es necesario.

5.2. Gestión Humana

5.2.1. Realizar las diligencias de descargos

5.2.2. Notificar por escrito al colaborador sobre la decisión tomada

5.2.3. Archivar en la hoja de vida, la documentación del proceso disciplinario

6. Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

7. Registros:
   • Formato GH-FT-23 Citación a Descargos
   • Formato GH-FT-22 Diligencia de Descargos
   • Formato GH-FT-11. Llamado de atención
   • Formato GH-FT-14 Sucesos.
   • Formato GH-FT-18 suspensión
   • Formato GH-FT-21 exoneración
   • Formato GH-FT-26 Traslado de pruebas