DEBIDA DILIGENCIA A CONTRAPARTES

GE-PD-05

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Fecha de creación: 06/05/2026

Fecha de creación:06/05/2026

  

 

 

 

  1. Alcance

Empresa / Sucursal

BOG

BUN

CTG

MAD

YUM

Caldas

Intermodal

X

X

X

x

X

X

 

  1. Objetivo:

 

Establecer los lineamientos para garantizar el adecuado conocimiento de las contrapartes, entendidas como clientes, proveedores, empleados y accionistas, antes y durante la relación contractual, con el fin de proteger a INTERMODAL SAS de la materialización de riesgos asociados con Lavado de activos (LA) Financiación del Terrorismo (FT), Financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva (FPADM), corrupción (C) y Soborno Transnacional (ST).

 

  1. Definiciones:

 

Listas Restrictivas: En el proceso de debida diligencia, las listas restrictivas se clasifican en listas vinculantes y no vinculantes, de acuerdo con su nivel de obligatoriedad y el tratamiento que debe darse a las coincidencias identificadas.

Las listas vinculantes son aquellas que obligan a no vincular o a escalar de manera inmediata cualquier coincidencia detectada. Dentro de estas se encuentran la lista OFAC, la lista de Naciones Unidas (ONU) y la lista de la Unión Europea (UE), las cuales tienen carácter obligatorio en materia de cumplimiento y prevención de riesgos LA/FT.

 

Por su parte, las listas no vinculantes requieren un análisis detallado y la debida justificación antes de tomar una decisión. Estas incluyen listas de carácter nacional como Policía Nacional, Procuraduría, Contraloría, Rama Judicial, Interpol y listados de Personas Expuestas Políticamente (PEP). Adicionalmente, se consideran listas internacionales no vinculantes aquellas como las notificaciones de Interpol (rojas, azules, entre otras), listados como FBI Most Wanted o similares, así como listas de PEP internacionales, las cuales, si bien no generan una prohibición automática, sí representan señales de alerta que deben ser evaluadas dentro del análisis de riesgo del consultado.

 

Personas Expuestas Políticamente (PEP): De acuerdo con el Decreto 1081 de 2015 y el Decreto 830 de 2021, se consideran Personas Expuestas Políticamente (PEP) aquellas personas naturales, nacionales o extranjeras, que por razón de su cargo manejan recursos públicos o tienen poder de decisión e influencia en el Estado. También se consideran PEP sus familiares cercanos (hasta segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y único civil) y asociados estrechos.

Se consideran PEP:

 

  • Altos funcionarios del Estado (presidente, ministros, congresistas, magistrados, gobernadores y alcaldes).
  • Miembros de juntas directivas de entidades públicas.
  • Directivos de partidos y movimientos políticos.
  • Altos mandos de las Fuerzas Militares y de Policía.
  • Representantes legales, directivos y altos funcionarios de entidades públicas del orden nacional o territorial.
  • PEP extranjeras y de organismos internacionales.

 

Personas relacionadas con PEP:

 

  • Cónyuge o compañero(a) permanente.
  • Familiares hasta segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil.
  • Socios, asociados o personas jurídicas donde la PEP tenga participación o control.

 

La calidad de PEP se mantiene durante el ejercicio del cargo y hasta dos (2) años después de su desvinculación.

 

 

  1. Normas:

 

 

4.1. CONOCIMIENTO DE CONTRAPARTES

 

Intermodal aplica medidas de debida diligencia y validación en listas restrictivas conforme al tipo de contraparte, naturaleza de la operación, frecuencia de la relación comercial y nivel de riesgo asociado, bajo un enfoque basado en riesgo. En caso de identificarse coincidencias que puedan representar un riesgo de (LA/FT o C/ST), la situación deberá ser informada de manera inmediata al Oficial de Cumplimiento, quien realizará el análisis correspondiente y definirá las acciones a seguir, garantizando el debido proceso y el cumplimiento de la normatividad vigente.

INTERMODAL SAS ha diseñado e implementado formularios web de conocimiento de contrapartes, aplicables a clientes, proveedores y demás terceros con los que establezca relaciones comerciales o contractuales, con el propósito de recopilar, validar y actualizar la información necesaria para la debida diligencia. Estos formularios permiten la identificación, verificación y validación de la información suministrada, contribuyendo al cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos para la prevención de LA/FT/FPADM, la Corrupción y Soborno Transnacional (C/ST).

 

La información diligenciada a través de los formularios web se integra automáticamente en una base de datos centralizada, la cual permite gestionar el ciclo de vida de las contrapartes, realizar seguimiento a su estado de vinculación y facilitar la identificación de alertas presentes o potenciales.

 

Dicha base de datos garantiza la trazabilidad, integridad, disponibilidad y actualización de la información, y contener como mínimo los siguientes campos:

 

  • Nombre o razón social de la contraparte (persona natural o jurídica).
  • Tipo y número de identificación.
  • Ciudad y país de domicilio.
  • Información del representante legal
  • Identificación de beneficiarios finales (cuando aplique).
  • Fecha de vinculación o conocimiento inicial.
  • Estado de la contraparte (activo, inactivo, bloqueado o en revisión).

 

INTERMODAL S.A.S., realizará la actualización de la debida diligencia como mínimo de forma anual para todas las contrapartes. No obstante, aquellas que, de acuerdo con su perfil y características, presenten una mayor exposición al riesgo, estarán sujetas a medidas adicionales de actualización y monitoreo reforzado, así como a procesos de verificación extraordinarios cuando se identifiquen señales de alerta, cambios relevantes en su información o comportamientos inusuales.

 

4.2. DEBIDA DILIGENCIA (DD)

 

La Debida Diligencia es el proceso de identificación, verificación y análisis de las contrapartes, con el fin de gestionar los riesgos de LA/FT/FPADM y C/ST. Este proceso debe estar debidamente documentado, garantizando su trazabilidad.

Como mínimo, se deben aplicar las siguientes medidas:

 

  • Identificar a la contraparte y verificar su identidad con información confiable.
  • Identificar y validar al beneficiario final y la estructura de propiedad cuando aplique.
  • Identificar contrapartes que operen con activos virtuales para evaluar la necesidad de debida diligencia intensificada.
  • Realizar seguimiento a la relación comercial, verificando la coherencia de las operaciones con el perfil del cliente y, cuando aplique, el origen de los recursos.
  • Consultar listas vinculantes y restrictivas de forma periódica. En caso de coincidencia, se deberá reportar de inmediato a la UIAF.

 

INTERMODAL SAS., aplica los procedimientos de Debida Diligencia establecidos en el presente documento a todas sus contrapartes (clientes, proveedores, contratistas, empleados, accionistas y beneficiarios finales de todas las contrapartes de naturaleza jurídica).

 

4.3. DEBIDA DILIGENCIA INTENSIFICADA (DDI)

 

El proceso de Debida Diligencia Intensificada implica un conocimiento avanzando de la Contraparte y del origen de los Activos que se reciben, que incluye actividades adicionales a las llevadas a cabo en la Debida Diligencia, estos procedimientos deben aplicarse a contrapartes que:

 

  1. INTERMODAL SAS considere que representan un mayor riesgo, a los PEP (Personas Expuestas Políticamente), y aquellas contrapartes ubicadas en países no cooperantes y jurisdicciones consideradas de alto riesgo.
  2. Contrapartes que desarrollan transacciones con activos virtuales.
  3. Registran Coincidencias en listas, que representen riesgo relacionado a LA/FT/FPADM o de C/ST.
  4. Cuando no sea posible identificar plenamente a los beneficiarios finales, o se evidencien estructuras societarias complejas.

 

En estos casos, el Oficial de Cumplimiento realizará el análisis del riesgo de la contraparte y se solicitará la aprobación por parte del Gerente General, para vincular, rechazar o para continuar con la relación contractual, luego de la aplicación de la debida diligencia intensificada a una contraparte.

 

4.4. MONITOREO

 

En desarrollo del Enfoque Basado en Riesgo (EBR), la Compañía implementa un monitoreo continuo de sus contrapartes y de las operaciones que estas realizan, el cual no se limita a la verificación en listas, sino que incluye el análisis de la coherencia entre el perfil de la contraparte y las transacciones ejecutadas.

Como parte de este proceso, INTERMODAL S.A.S. realizará seguimientos periódicos como mínimo de forma anual; no obstante, cuando se identifiquen factores que incrementen la exposición al riesgo, tales como cambios relevantes en la operación, estructuras inusuales o señales de alerta, se aplicarán medidas de monitoreo reforzado.

El monitoreo permitirá a la Compañía identificar operaciones inusuales o sospechosas, garantizando la debida trazabilidad, documentación y, cuando corresponda, la adopción de las medidas internas y reportes a las autoridades competentes.

 

4.5. POLÍTICAS DE CONOCIMIENTO POR TIPO DE CLIENTE

 

4.5.1. Clientes de clientes – Operaciones intermediadas por ONE

 

Para las operaciones relacionadas con clientes de ONE, incluyendo agencias de aduanas y clientes asociados a servicios de mounting y dismounting, la validación en listas restrictivas será realizada directamente por ONE mediante su herramienta de monitoreo y consultas. ONE cuenta con certificaciones de seguridad y gestión aplicables a sus operaciones, tales como ISO 28000 entre otras certificaciones vigentes que acreditan controles en seguridad y gestión del riesgo.

 

Como mecanismo de control, la Compañía solicitará una certificación emitida por Oficial de Cumplimiento de ONE, donde conste que a las contrapartes que usan las bodegas de INTERMODAL S.A.S. se les realiza previamente el proceso de Debida Diligencia.

 

4.5.2. Transportadores esporádicos

 

Los transportadores esporádicos, así como clientes personas naturales o jurídicas asociados a servicios de arrendamiento o cobro de horas extras, estarán sujetos a validación en listas restrictivas cuando las transacciones acumuladas mensuales superen medio (0,5) Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV). La validación podrá efectuarse de manera posterior a la operación, considerando la naturaleza ocasional de la relación comercial.

 

4.5.3. Transportadoras recurrentes

 

A las transportadoras recurrentes vinculadas a operaciones de Patios o servicios permanentes, se realiza proceso de vinculación formal y debida diligencia completa, conforme a lo establecido en el punto 5.2 del presente documento.

 

4.5.4. Clientes de Bodega

 

Para las operaciones relacionadas con Bodega, se aplicará proceso de vinculación formal y debida diligencia completa conforme a lo establecido en el punto 5.2 del presente documento. Dentro de los clientes de esta línea de negocio se encuentran:

 

  • Generadores de carga
  • Agentes de Carga
  • Transportadoras

 

 

 

 

 

  1. Responsabilidades:

 

 

5.1. Jefe de seguridad Nacional

 

  • Realizar revisión documental de la información entregada por las contrapartes
  • Realizar las consultas en listas restrictivas sobre los nombres completos y/o razón social, junto con sus respectivos números de identificación. Este proceso se extiende a los representantes legales, accionistas y hasta la identificación del beneficiario final.
  • Realizar monitoreo continuo de las alertas reportadas por la herramienta de consulta en listas restrictivas
  • Custodiar en expediente individual los estudios de seguridad de cada contraparte y conservarla conforme a la normatividad vigente

 

5.2. Gerente Logístico

  • Gestionar el diligenciamiento del “Registro de Clientes”,
  • Realizar el diligenciamiento del Formato Visita Clientes y Proveedores
  • Solicitar el envío de los documentos definidos como anexos del formato para vincular Clientes.

 

5.3. Jefe de Compras

 

  • Solicitar el diligenciamiento del formato “Registro de Proveedores” junto con la solicitud de envío de los documentos definidos como anexos
  • Realizar el diligenciamiento interno del “Formato Visita Clientes y/o Proveedores”
  • Realizar revisión documental de la información entregada por los proveedores

 

5.4. Oficial de Cumplimiento

 

  • Recibir las notificaciones de novedades que se puedan presentar en los estudios de debida diligencia
  • Realizar análisis y estudio de las novedades recibidas
  • Emitir concepto de estudio realizado a las novedades presentadas

 

 

  1. Desarrollo:

 

  PROCEDIMIENTO DE DEBIDA DILIGENCIA Y DEBIDA DILIGENCIA INTENSIFICADA

 

A continuación, se establecen los procedimientos, tipos de consultas y soportes documentales que deben gestionarse como parte del proceso de debida diligencia de las contrapartes:

Tipo de Contraparte:  CLIENTES

Responsable

Ítem

Actividad

Gerente Logístico, Gerente de Operaciones y Gerente General

1

Previo a la vinculación de un cliente, se gestiona el diligenciamiento del “Registro de Clientes”, y “Formato Visita Clientes y Proveedores” y se solicita el envío de los documentos definidos como anexos del formato para vincular Clientes. [2]

Jefe de seguridad Nacional

2

Se realiza revisión documental de la información entregada por el cliente de conformidad a lo establecido en el documento interno “Programa de aliados estratégicos” y se procede con las consultas en listas restrictivas sobre los nombres completos y/o razón social, junto con sus respectivos números de identificación. Este proceso se extiende a los representantes legales, accionistas y hasta la identificación del beneficiario final.

Se deberá informar al Oficial de Cumplimiento para analizar los resultados y aplicar el procedimiento de debida diligencia Intensificada (DDI) en los siguientes casos:

 

§  Si las consultas generan coincidencias y/o señales de alerta y en caso de identificar que el cliente representa un riesgo de LA/FT o C/ST.

§  Ó cuando se identifique una persona expuesta políticamente (PEP) [3]

Jefe de seguridad Nacional

3

 Se realiza monitoreo continuo de las alertas reportadas por la herramienta de consulta en listas restrictivas y durante la relación contractual se deberá renovar y/o actualizar las consultas en listas restrictivas como mínimo una (1) vez al año para todos los clientes activos, incluyendo el análisis de la coherencia entre el perfil de la contraparte y las transacciones ejecutadas.

 

En caso de identificarse coincidencias que puedan representar un riesgo de (LA/FT o C/ST), la situación deberá ser informada de manera inmediata al Oficial de Cumplimiento, quien realizará el análisis correspondiente y definirá las acciones a seguir, garantizando el debido proceso y el cumplimiento de la normatividad vigente. [4]

Jefe de seguridad Nacional

4

Toda la documentación obtenida en el proceso de vinculación y debida diligencia inicial y de monitoreo periódico debe ser archivada en un expediente individual por cada contraparte y conservada conforme a la normatividad vigente establecida en el Manual SARLAFT y Manual PTEE. [Fin]   

 

 

Tipo de Contraparte:  PROVEEDORES

Responsable

Ítem

Actividad

Jefe de compras o Área que requiere el producto o servicio.

 

Área de Procesos o Jefe de Seguridad Nacional (visitas)

1

 Previo a la vinculación de un Proveedor se debe aplicar el procedimiento establecido en el documento: “Programa Asociados de Negocio- Proveedores”, y el procedimiento de selección y contratación de proveedores, posteriormente se debe solicitar el diligenciamiento de formato “Registro de Proveedores” junto con la solicitud de envío de los documentos definidos como anexos del formato para vincular Proveedores y para proveedores críticos será necesario el diligenciamiento interno del “Formato Visita Clientes y/o Proveedores”

 

Para los proveedores de menor cuantía, sólo se solicitará RUT y no se aplicarán procedimientos adicionales debido a que los pagos son efectuados por caja menor.[2]

Jefe de Compras (revisión documental)

Jefe de seguridad Nacional (consultas) y Oficial de Cumplimiento

 

 

 

 

2

Se realiza revisión documental de la información entregada por el proveedor y procede con las consultas en listas restrictivas sobre los nombres completos y/o razón social, junto con sus respectivos números de identificación. Este proceso se extiende a los representantes legales, accionistas y hasta la identificación del beneficiario final.

 

Se deberá informar al Oficial de Cumplimiento para analizar los resultados y aplicar el procedimiento de debida diligencia Intensificada (DDI) en los siguientes casos:

 

§  Si las consultas generan coincidencias y/o señales de alerta y en caso de identificar que el proveedor representa un riesgo de LA/FT o C/ST.

§  Cuando se identifique una persona expuesta políticamente (PEP). [3]

Jefe de seguridad Nacional y Oficial de Cumplimiento

 

 

 

 

 

3

Se realiza monitoreo continuo de las alertas reportadas por la herramienta de consulta en listas restrictivas y durante la relación contractual se debe renovar y/o actualizar las consultas en listas restrictivas como mínimo una (1) vez al año, incluyendo el análisis de la coherencia entre el perfil de la contraparte y las transacciones ejecutadas. 

 

En caso de identificarse coincidencias que puedan representar un riesgo de LA/FT o C/ST., la situación deberá ser informada de manera inmediata al Oficial de Cumplimiento, quien realizará el análisis correspondiente y definirá las acciones a seguir, garantizando el debido proceso y el cumplimiento de la normatividad vigente. [4]

Jefe de seguridad Nacional

4

Toda la documentación obtenida en el proceso de vinculación y debida diligencia inicial y de monitoreo periódico debe ser archivada en un expediente individual por cada contraparte y conservada conforme a la normatividad vigente establecida en el Manual SARLAFT y Manual PTEE. [Fin]   

 

 

 

Tipo de Contraparte:  Empleados

Responsable

Ítem

Actividad

Gestión del talento humano / Jefe de seguridad Nacional

1

Los procedimientos para la vinculación de un empleado están definidos en el programa de “Talento Humano Confiable”, este programa consiste en desarrollar actividades que permitan garantizar la confiabilidad de los aspirantes a cargos a desempeñar en Intermodal SAS.

 

Dentro del proceso de selección y contratación de personal se realizará los estudios a los candidatos de la siguiente manera:

 

1.       Verificación de información de Hoja de Vida

2.       Verificación de documentos soporte (Documento de identificación, certificados de estudio y certificados laborales)

3.       Verificación de antecedentes judiciales

4.       Análisis de comportamiento social a través de visita domiciliaria (Cargos críticos)

5.      Examen médico de ingreso [2]

Jefe de seguridad Nacional y Oficial de Cumplimiento

 

 

 

 

 

2

Se procede con las consultas en listas restrictivas sobre los nombres completos junto con sus respectivos números de identificación.

 

Se deberá informar al Oficial de Cumplimiento para analizar los resultados y aplicar el procedimiento de debida diligencia Intensificada (DDI) en los siguientes casos:

 

§  Si las consultas generan coincidencias y/o señales de alerta y en caso de identificar que el candidato representa un riesgo de LA/FT o C/ST.

§  Ó cuando se identifique una persona expuesta políticamente (PEP). [3]

Jefe de seguridad Nacional y Oficial de Cumplimiento

 

 

 

 

 

 

3

Se realiza monitoreo continuo de las alertas reportadas por la herramienta de consulta en listas restrictivas y durante la relación laboral se deberán renovar y/o actualizar las consultas en listas restrictivas como mínimo una (1) vez al año para todos los empleados activos.

 

En caso de identificarse coincidencias que puedan representar un riesgo de LA/FT o C/ST., la situación deberá ser informada de manera inmediata al Oficial de Cumplimiento, quien realizará el análisis correspondiente y definirá las acciones a seguir, garantizando el debido proceso y el cumplimiento de la normatividad vigente. [4]

Gestión del talento humano y Jefe de seguridad Nacional

 

 

 

 

4

Archivar toda la documentación solicitada al candidato y/o empleado, así como la evidencia de la realización de la consulta en listas inicial y de monitoreo la cual debe contener el nombre de la persona que realizó la consulta, fecha, hora y su resultado de análisis.

 

La documentación debe ser conservada y archivada, conforme a la normatividad vigente establecida en el Manual SARLAFT y Manual PTEE. [Fin]   

 

 

 

Tipo de Contraparte:  ACCIONISTAS (SOCIOS)

Responsable

Ítem

Actividad

Gerencia General

 

1

En caso de presentarse la posibilidad de vincular a un nuevo socio (accionista) en INTERMODAL SAS., es necesario obtener información y datos para conocimiento y verificación. Para Persona Natural se debe solicitar como mínimo la siguiente información y documentación:

 

6.       Copia del documento de identificación

7.       Declaración de origen de fondos debidamente firmada

8.       Información sobre actividad económica, ingresos y patrimonio

9.       Autorización para consulta en listas restrictivas.

 

Para Persona Jurídica se debe solicitar la siguiente documentación:

 

10.   Certificado de existencia y representación legal (Cámara de Comercio) con vigencia no mayor a 30 días.

11.   Registro Único Tributario (RUT).

12.   Composición accionaria (identificación de beneficiarios finales).

13.   Copia del documento de identificación Representante Legal.

14.   Declaración de origen de fondos firmada por Representante Legal, si se considera necesario se solicitarán Estados Financieros para validación.

15.   Autorización para consultas en listas restrictivas. [2]

Jefe de seguridad Nacional y Oficial de Cumplimiento

 

 

 

 

 

2

Una vez recibida la información, se procede a validar la autenticidad de los documentos en fuentes públicas, así como a consultar los nombres, razón social, representantes legales, socios y beneficiario final en listas restrictivas y antecedentes judiciales.

 

§  Con base en el análisis de la información, la Asamblea de Accionistas definirá la vinculación del accionista. En caso de identificarse como PEP (Persona Expuesta Políticamente), se deberá informar al Oficial de Cumplimiento para la aplicación de la Debida Diligencia Intensificada, conforme a lo establecido en el presente documento. [3]

Jefe de seguridad Nacional

 

 

 

 

 

 

3

Se realiza monitoreo continuo de las alertas reportadas por la herramienta de consulta en listas restrictivas y se renovará y/o actualizará la consulta en listas restrictivas a los socios activos como mínimo una (1) vez al año.

 

En caso de presentarse alguna novedad se debe informar al Oficial de Cumplimiento. [4]

Jefe de seguridad Nacional

 

 

 

 

4

 Archivar toda la documentación solicitada al candidato a socio, así como los soportes de consultas en listas restrictivas tanto inicial como la renovación y/o actualización junto con los soportes de aprobación y/o obtención de registro de vinculación como socio.

 

La documentación debe ser conservada conforme a la normatividad vigente establecida en el Manual SARLAFT y Manual PTEE.

[Fin]  

 

 

Tipo de Contraparte:  Debida Diligencia a Bienes

Responsable

Ítem

Actividad

Jefe de seguridad Nacional

 Gerencia Financiera y Gerencia General /Oficial de Cumplimiento

 

1

Cada vez que se adquieran vehículos o inmuebles, se realiza el proceso de Debida Diligencia al Proveedor y en caso de optar por la compra de un vehículo usado, se deben realizar previamente las siguientes validaciones:

 

§  Verificación en la SIJIN y DIJIN el histórico del vehículo.

§  Tarjeta de propiedad

§  SOAT vigente

§  Revisión técnico-mecánica

§  Estado de cuenta de comparendos administrativos emitido por la Superintendencia de puertos y transportes.

§  Tarjeta de operación vigente

§  Pólizas RCE y RCC vigentes y activas.

§  Soportes de pago de impuestos (paz y salvo)

 

En caso de los bienes inmuebles, se realizará las siguientes consultas, dejando el respectivo soporte como evidencia:

 

§  Verificación en listas restrictivas y vinculantes del vendedor del bien.

§  Verificación del Certificado de libertad y tradición.

§  Soportes de pago de impuestos (paz y salvo)

 

Si durante las consultas en listas restrictivas del proveedor y demás validaciones del vehículo o del inmueble se identifican coincidencias o señales de alerta deben ser informadas al Oficial de Cumplimiento para análisis y en caso de identificar un riesgo material asociado a LAFT, C/ST., se debe informar a la Gerencia General y descartar la adquisición [2]

Jefe de seguridad Nacional y

 Gerencia Financiera

 

 

 2

Archivar y conservar toda la documentación solicitada al proveedor, así como soportes de consulta listas restrictivas, y demás validaciones.

 

La documentación debe ser conservada y archivada, conforme a la normatividad vigente establecida en el Manual SARLAFT y Manual PTEE. [Fin]   

 

Cuando una contraparte es identificada como Persona Expuesta Políticamente (PEP), ya sea a través del formulario de vinculación o por coincidencias en listas, se aplica el proceso de Debida Diligencia Intensificada (DDI).

 

Procedimientos de Debida Diligencia Intensificada (DDI).

DDI Persona Expuesta Políticamente (PEP)

Responsable

Ítem

Actividad

Oficial de Cumplimiento y Gerencia General

 

 

 

 

 

 

1

 Una vez identificada la condición de PEP, se deben implementar los siguientes controles:

§  Solicitar el diligenciamiento del formato de conocimiento ampliado para PEP.

§  Solicitar declaración de origen de fondos.

§  Verificar antecedentes judiciales, fiscales y disciplinarios.

§  Revisar en fuentes abiertas (medios de comunicación, internet) y Documentar cualquier señal de alerta o riesgo reputacional que se identifique.

 

La información solicitada es analizada por el Oficial de Cumplimiento, quien emite un concepto del nivel de riesgo del PEP y debe obtener aprobación previa por escrito de la Gerencia General de INTERMODAL SAS., Esta aprobación será requisito obligatorio tanto para la vinculación como para la continuidad de la relación contractual.[2]

Jefe de seguridad Nacional / Oficial de Cumplimiento

 

 

2

 Se realiza renovación y/o actualización de consulta en listas restrictivas como mínimo una (1) vez año y se hace seguimiento continuo de las transacciones que se realicen con el tercero.

[3]   

Jefe de seguridad Nacional / Oficial de Cumplimiento

 

 

3

Todo el proceso de DDI debe quedar documentado y archivado, incluyendo:

§  Soportes recibidos

§  Análisis realizado

§  Aprobaciones otorgadas y/o abstenciones.

 

La documentación debe ser conservada y archivada, conforme a la normatividad vigente establecida en el Manual SARLAFT y Manual PTEE. [Fin]   

 

 

Cuando en las consultas en listas se identifiquen coincidencias, antecedentes o alertas relacionadas con LA/FT, se aplica el proceso de Debida Diligencia Intensificada (DDI).

 

DDI Coincidencias en listas de alto riesgo

Responsable

Ítem

Actividad

Jefe de Seguridad Nacional / Oficial de Cumplimiento y Gerencia Administrativa y/o General

 

 

 

 

 

 

1

 

Una vez identificadas las coincidencias que representan un riesgo alto de LA/FT o C/ST., se deberán implementar los siguientes controles:

 

§  Verificación de antecedentes (Policía, procesos judiciales, juzgados de ejecución de penas y medidas de seguridad (JEMPS))

§  Revisión en fuentes abiertas (noticias reputacionales).

§  Validación de identidad para descartar posibles homonimias. (coincidencia parcial en nombres y apellidos)

 

Cuando se identifiquen antecedentes que impliquen privación de la libertad por delitos fuente de LA/FT o C/ST., tales como concierto para delinquir, tráfico de estupefacientes u otros relacionados, INTERMODAL SAS., deberá abstenerse de vincular o continuar la relación contractual, independientemente de que la pena haya sido cumplida. No obstante, de manera excepcional y debidamente justificada, podrá evaluarse el caso considerando lo siguiente:

 

§  Antigüedad del hecho.

§  Reincidencia o habitualidad.

§  Si se considera pertinente se podrá solicitar carta de justificación y/o aclaración a la contraparte.[2]

Jefe de Seguridad Nacional / Gerencia Financiera y Oficial de Cumplimiento

 

 

2

Se realiza monitoreo de consulta en listas restrictivas como mínimo una (1) vez año y se hace seguimiento continuo de las transacciones que se realicen con el tercero.

 

En caso de identificarse inconsistencias o novedades se deberá notificar al Oficial de Cumplimiento para su análisis y concepto. [3]   

Jefe de Seguridad Nacional

 

 

3

 Todo el proceso de DDI deberá quedar documentado y archivado, incluyendo:

 

·       Análisis realizado

·       Soportes recibidos

·       Aprobaciones otorgadas y/o abstenciones.

 

La documentación debe ser conservada conforme a la normatividad vigente establecida en el Manual SARLAFT y Manual PTEE. [Fin]   

 

 

 

 

 

DOCUMENTOS RELACIONADOS

 

  • Manual SARLAFT
  • Manual PTEE

 

 

Elaboró

Revisó

Aprobó

Yesica Manrique

Equipo Cumplimiento – JGS & Asociados SAS

Jenny Ardila

Gerente Administrativa

Jenny Ardila

Gerente Administrativa