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CÓDIGO DE ETICA Y CONDUCTA GH-DOC-01 Versión: 3 Fecha de creación: 31/01/2018 Fecha de actualización:01/06/2026 |
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TABLA DE CONTENIDO
1.1 ¿Para qué existe este Código?.
1.3 ¿Cómo se conecta con nuestros sistemas de cumplimiento?.
- NUESTRO COMPROMISO.
- PRINCIPIO DE CERO TOLERANCIA.
- CÓMO ACTUAMOS (ESTÁNDAR DE CONDUCTA)
- REPORTE DE MALA CONDUCTA.
- RESPETO POR LAS PERSONAS (DERECHOS HUMANOS Y ESTÁNDARES LABORALES)
6.2 Protección de niños, niñas y adolescentes.
6.4 Acoso y otras conductas abusivas.
6.6 Seguridad y salud en el trabajo.
- LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.
- LIBRE COMPETENCIA (LEYES ANTIMONOPOLIO)
- INFORMACIÓN, REGISTROS Y TRANSPARENCIA.
- CONTRATOS.
- CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS.
- CONFLICTOS DE INTERÉS.
- OTRAS POLITICAS.
- NUESTRA RESPONSABILIDAD.
- INCUMPLIMIENTOS.
- VIGENCIA.
1. INTRODUCCIÓN
1.1 ¿Para qué existe este Código?
En Intermodal S.A.S. entendemos que la forma en que hacemos las cosas es tan importante como los resultados que obtenemos. Este Código de Ética y Conducta Empresarial define los principios que guían nuestras decisiones, nuestras relaciones y nuestro comportamiento en el día a día.
Más que un documento, este Código es una herramienta práctica que nos orienta frente a situaciones cotidianas y también frente a escenarios complejos donde pueden surgir dudas o dilemas éticos. Su propósito es ayudarnos a actuar de manera coherente con la ley, con nuestros valores y con el compromiso que tenemos con nuestros clientes, aliados, autoridades y la sociedad.
1.2 ¿A quién aplica?
Este Código aplica para todos quienes hacen parte de Intermodal S.A.S., incluyendo accionistas, administradores, empleados, contratistas, proveedores, clientes y cualquier tercero que actúe en nombre o representación de la Compañía.
Cada uno de nosotros es responsable de conocerlo, entenderlo y aplicarlo en nuestras actividades. Esto implica no solo cumplirlo, sino también promover su cumplimiento y actuar cuando identifiquemos situaciones contrarias a lo aquí establecido.
1.3 ¿Cómo se conecta con nuestros sistemas de cumplimiento?
Este Código hace parte integral del sistema de cumplimiento de Intermodal S.A.S. y se articula con:
- El Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE)
- El Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y FPADM (SARLAFT)
- La Política de Administración de Riesgos LA/FT/FPADM
- La Política Anticorrupción y Antisoborno
Estos instrumentos funcionan de manera complementaria y permiten prevenir, detectar y gestionar riesgos asociados a conductas ilícitas, fortaleciendo una cultura organizacional basada en la integridad y la transparencia.
2. NUESTRO COMPROMISO
En Intermodal S.A.S. estamos comprometidos con hacer las cosas bien, de manera consistente y responsable. Sabemos que la confianza se construye todos los días, a través de nuestras decisiones y comportamientos.
Actuar con ética significa cumplir la ley, respetar a las personas, actuar con transparencia y asumir responsabilidad por nuestras acciones. Esto aplica en todas las áreas de la organización y en todas las relaciones que establecemos.
El cumplimiento no es una tarea exclusiva de una persona o área. Es un compromiso de todos. Cada colaborador es una pieza clave en la prevención de riesgos y en la construcción de una organización confiable.
3. PRINCIPIO DE CERO TOLERANCIA
En Intermodal S.A.S. hay una regla clara: no toleramos conductas indebidas.
Esto incluye cualquier forma de corrupción, soborno, lavado de activos, financiación del terrorismo, financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva o cualquier otra actividad ilegal.
No participamos, ni directa ni indirectamente, en prácticas que busquen obtener beneficios indebidos, ocultar el origen de recursos o influir de manera inapropiada en decisiones.
Cualquier incumplimiento a este principio es considerado una falta grave y será tratado con la seriedad que corresponde.
4. CÓMO ACTUAMOS (ESTÁNDAR DE CONDUCTA)
Nuestro comportamiento se basa en la honestidad, la transparencia y el respeto por las normas.
En el día a día, esto significa actuar de buena fe, cumplir nuestras responsabilidades y tomar decisiones que protejan a la Compañía y a quienes se relacionan con ella.
Cuando enfrentamos situaciones no previstas en este Código, debemos guiarnos por criterios simples pero poderosos: legalidad, ética y sentido común. También debemos considerar el impacto de nuestras decisiones en la reputación de la organización.
Si tenemos dudas, debemos consultarlas. Y si identificamos algo que no está bien, debemos reportarlo.
5. REPORTE DE MALA CONDUCTA
En Intermodal S.A.S. creemos que hablar cuando algo no está bien es una forma de cuidar la organización.
Una mala conducta puede incluir, entre otras, fraude, corrupción, soborno, uso indebido de recursos, incumplimiento de políticas, manipulación de información o cualquier actuación contraria a este Código.
La Compañía cuenta con un canal de denuncia que permiten reportar este tipo de situaciones de manera confidencial o anónima, a través del link: https://form.jotform.com/253445540993060.
Toda denuncia será analizada de manera objetiva y responsable. Además, se garantiza que no habrá represalias contra quienes reporten de buena fe.
6. RESPETO POR LAS PERSONAS (DERECHOS HUMANOS Y ESTÁNDARES LABORALES)
En Intermodal S.A.S. promovemos un entorno de trabajo basado en el respeto, la dignidad y la equidad. Actuamos conforme a los derechos humanos y a la normativa laboral, buscando que todas las personas puedan desarrollarse en un ambiente seguro, justo y respetuoso.
6.1 No discriminación
No aceptamos ningún tipo de discriminación por razones de género, raza, edad, religión, orientación sexual, discapacidad, nacionalidad o cualquier otra condición personal.
Las decisiones laborales se toman con base en el mérito, la experiencia y el desempeño. Esperamos que todos contribuyamos a un ambiente incluyente y respetuoso.
6.2 Protección de niños, niñas y adolescentes
Rechazamos el trabajo infantil y cualquier forma de explotación de menores. Este principio aplica tanto en nuestras operaciones como en las relaciones con terceros.
Nos aseguramos de cumplir la normativa vigente y de no vincularnos con organizaciones que vulneren estos derechos.
6.3 Condiciones de trabajo
Garantizamos condiciones laborales dignas, seguras y acordes con la ley. No permitimos el trabajo forzado ni prácticas que afecten la dignidad de las personas.
Las relaciones laborales deben basarse en el respeto, la buena fe y el cumplimiento de los acuerdos establecidos.
6.4 Acoso y otras conductas abusivas
No toleramos ninguna forma de acoso laboral, sexual o conducta abusiva. Tampoco aceptamos comportamientos que generen intimidación, hostigamiento o ambientes ofensivos.
Cualquier situación de este tipo debe ser reportada y será gestionada de manera confidencial, sin represalias.
6.5 Libertad de asociación
Respetamos el derecho de los colaboradores a asociarse libremente y a ejercer sus derechos conforme a la normativa vigente.
Promovemos relaciones laborales basadas en el respeto y el diálogo.
6.6 Seguridad y salud en el trabajo
Promovemos un entorno de trabajo seguro y saludable, implementando medidas para prevenir riesgos laborales.
Todos somos responsables de cumplir las normas de seguridad, actuar de forma preventiva y reportar condiciones inseguras.
7. NUESTRO ENTORNO (AMBIENTE)
Intermodal S.A.S. busca ser un líder ambientalmente sostenible. Con este fin, está comprometida al cumplimiento de los programas de gestión como lo son:
- Programa integral de residuos
- Programa de ahorro de energía
- Programa de gestión de uso eficiente y ahorro del agua
- Programa de Seguridad, Orden y Limpieza
Cada colaborador debe tener la mente abierta a la innovación y al cambio. Los gerentes son motivados para escuchar las ideas de sus colaboradores acerca de cómo reducir el consumo de recursos.
8. CORRUPCIÓN, SOBORNO Y BENEFICIOS INDEBIDOS
En Intermodal S.A.S. no damos ni recibimos beneficios indebidos.
La corrupción implica usar una posición para obtener un beneficio indebido, mientras que el soborno consiste en ofrecer, dar, solicitar o aceptar algo de valor para influir en una decisión.
Nuestra Política Anticorrupción y Antisoborno establece lineamientos claros frente a estas conductas, las cuales están estrictamente prohibidas. Con el fin de prevenir riesgos de Corrupción y Soborno Transnacional, todos los colaboradores de Intermodal S.A.S. debemos cumplir con las políticas allí establecidas así como tener presente las siguientes:
8.1 Dádivas
Las dádivas, también conocidas como “coimas”, son pagos o beneficios de cualquier tipo realizados con el fin de agilizar o facilitar trámites o decisiones rutinarias, como la obtención de permisos, licencias o autorizaciones.
En Intermodal S.A.S. existe una política de cero tolerancia frente a las dádivas, independientemente de su monto o de si son consideradas una práctica común en determinadas situaciones.
Ningún colaborador debe ofrecer, autorizar o realizar este tipo de pagos. En caso de que se solicite una dádiva, se debe rechazar de manera clara y actuar conforme a los lineamientos de la Compañía.
Cuando un colaborador enfrente una situación de este tipo, deberá:
- Verificar la naturaleza del pago solicitado y, de ser posible, solicitar una justificación formal
- Negarse a realizar el pago
- Informar la situación a su jefe inmediato o, cuando sea posible, al superior de la persona que realiza la solicitud
- Reportar el caso al Oficial de Cumplimiento o a través de los canales definidos
Los líderes son responsables de promover el cumplimiento de esta política y de actuar de manera inmediata ante cualquier incumplimiento.
8.2 Regalos
Ofrecer o recibir regalos puede ser parte de las relaciones de negocio; sin embargo, también puede generar riesgos de corrupción o soborno si no se maneja adecuadamente.
Se entiende por regalo cualquier bien, beneficio o atención de valor entregado o recibido en el marco de las relaciones comerciales de Intermodal S.A.S.
En la Compañía, los regalos solo son aceptables cuando cumplen con las leyes aplicables, son razonables, ocasionales y tienen un propósito legítimo. Siempre deben manejarse con transparencia y no deben influir en decisiones ni generar compromisos indebidos.
Está prohibido:
- Entregar o recibir regalos ilegales
- Aceptar bienes lujosos, excesivos o desproporcionados
- Recibir o entregar dinero en efectivo o su equivalente, como bonos o tarjetas de regalo
- Ofrecer o aceptar regalos durante procesos de licitación o negociación cuando puedan influir en decisiones
- Aceptar regalos que generen, o puedan percibirse como, una obligación o ventaja indebida
Antes de ofrecer o aceptar un regalo, debemos actuar con criterio y preguntarnos si es apropiado, si podría afectar nuestra imparcialidad o si podría ser interpretado como un intento de influir en una decisión.
Se permiten únicamente regalos de bajo valor, como material promocional o artículos sencillos, siempre que sean ocasionales y acordes con las prácticas de negocio.
Todos los regalos deben ser entregados y recibidos de forma abierta y transparente. Cuando exista duda sobre su conveniencia, deben ser consultados y, cuando corresponda, reportados a través de los canales definidos o al Oficial de Cumplimiento.
8.3 Hospitalidad Corporativa
La hospitalidad corporativa incluye cualquier invitación, evento, viaje, alimentación o entretenimiento ofrecido o recibido en el marco de las relaciones de negocio de Intermodal S.A.S.
Este tipo de prácticas puede ser válido para fortalecer relaciones comerciales; sin embargo, también puede generar riesgos de corrupción o soborno si no se maneja adecuadamente.
En la Compañía, la hospitalidad corporativa solo es aceptable cuando cumple con las leyes aplicables, es razonable, proporcional y tiene un propósito legítimo de negocio. Debe ser coherente con las circunstancias y con las prácticas normales del entorno.
En ningún caso debe utilizarse para:
- Obtener una ventaja indebida
- Influir en decisiones
- Encubrir pagos o beneficios ilegales
Como regla general:
- Debe existir una relación directa con actividades de negocio
- Los gastos deben ser razonables y justificables
- La ubicación y condiciones del evento deben tener una lógica clara
- No deben incluir beneficios personales ni excesivos
Se prohíbe la hospitalidad que sea desproporcionada, no relacionada con actividades de negocio o que pueda generar conflictos de interés.
Cuando exista duda sobre la conveniencia de aceptar u ofrecer hospitalidad, se debe consultar previamente con el jefe inmediato o el Oficial de Cumplimiento.
8.4 Contribución Política
Se entiende por contribución política cualquier aporte o apoyo realizado a candidatos, partidos políticos o campañas.
Intermodal S.A.S. reconoce que puede participar en asuntos de interés público; sin embargo, cualquier contribución política debe cumplir estrictamente con la ley, ser transparente y estar debidamente autorizada.
En este sentido:
- Toda contribución política debe ser legal, trazable y reportada a la Gerencia General
- No se permiten aportes encubiertos, indirectos o a título personal en nombre de la Compañía
- No se deben utilizar recursos de la empresa sin autorización expresa
Las actividades de relacionamiento o gestión ante entidades públicas (lobbying) deben realizarse de manera transparente y legítima. En ningún caso se pueden utilizar pagos, regalos o hospitalidad para obtener ventajas indebidas.
Ante cualquier duda, se debe consultar previamente con el Oficial de Cumplimiento.
8.5 Donaciones y patrocinios
Se entiende por donación cualquier aporte en dinero o en especie realizado para apoyar causas sociales, culturales, educativas, deportivas o similares. El patrocinio corresponde al apoyo a eventos, actividades u organizaciones que pueden generar visibilidad o beneficios para la Compañía.
En Intermodal S.A.S., las donaciones y patrocinios solo se realizan con un propósito legítimo, claro y acorde con los principios de la organización.
En este sentido:
- Deben cumplir con la ley y contar con las autorizaciones correspondientes
- Deben estar debidamente documentados y ser trazables
- No pueden utilizarse para canalizar sobornos o beneficios indebidos
- El beneficiario debe ser legítimo y contar con buena reputación
Todas las donaciones y patrocinios deben ser reportados a la Gerencia Financiera y gestionados de manera transparente.
Ante cualquier duda, se debe consultar con el Oficial de Cumplimiento.
8.6 Relaciones con terceros
En Intermodal S.A.S. establecemos relaciones con terceros bajo criterios de transparencia, legalidad y conocimiento adecuado de quienes hacen parte de nuestras operaciones. Antes de iniciar cualquier relación comercial, se debe realizar un proceso de debida diligencia que permita identificar riesgos y validar la idoneidad del tercero, conforme a los lineamientos definidos en los programas internos aplicables, en especial:
- Programa de Aliados Estratégicos – GI-PG-01
- Programa de Asociados de Negocios – GI-PG-02
- Procedimiento de Debida Diligencia- GE-PD-05
En este sentido:
- Se debe verificar la información, antecedentes y reputación de los terceros
- No se establecerán relaciones con personas o entidades vinculadas a actividades ilícitas o que representen riesgos significativos
- Los pagos a terceros deben corresponder a servicios reales, estar debidamente soportados y ser proporcionales al servicio prestado
Todos los colaboradores deben estar atentos a situaciones inusuales o sospechosas en la relación con terceros. Cualquier inquietud debe ser informada al jefe inmediato y al Oficial de Cumplimiento.
9. LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
El lavado de activos Es el proceso mediante el cual una persona o empresa busca ocultar el origen ilegal de dinero o bienes, haciéndolos parecer legítimos para poder utilizarlos sin levantar sospechas.
La financiación del terrorismo Es la acción de proporcionar, recolectar o administrar dinero u otros recursos, de forma legal o ilegal, con el fin de apoyar actividades o grupos terroristas.
A través del Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva - SARLAFT y de la Política de Administración de Riesgos LA/FT/FPADM, la Compañía gestiona estos riesgos de manera estructurada.
En la práctica, esto implica conocer a nuestras contrapartes, analizar operaciones, identificar señales de alerta y reportar oportunamente cualquier situación inusual.
10. LIBRE COMPETENCIA (LEYES ANTIMONOPOLIO)
Competimos de manera justa y transparente.
No participamos en acuerdos con competidores para fijar precios, repartirse mercados o limitar la competencia. Tampoco compartimos información sensible que pueda afectar el mercado.
Actuamos siempre dentro del marco de la ley y promovemos la libre competencia.
11. INFORMACIÓN, REGISTROS Y TRANSPARENCIA
La información que generamos debe ser veraz, completa y confiable.
No se permite alterar, ocultar o manipular información. Todas las transacciones deben estar debidamente soportadas y registradas. En este aspecto, todos los colaboradores deben:
- Registrar y clasificar las transacciones en el periodo contable apropiado y en la cuenta y área apropiados
- No distorsionar la naturaleza real de cualquier transacción
- No falsificar ningún documento
- No habilitar los esfuerzos de otros para evadir impuestos, lavar dinero o violar otras leyes
- Siempre soportar los estimados y acumulados con la documentación apropiada
- Mantener registró por los términos de retención documental establecidas.
La transparencia es clave para la confianza y el cumplimiento.
12. CONTRATOS
Los contratos deben formalizarse adecuadamente, contar con las aprobaciones correspondientes y reflejar de manera clara las condiciones acordadas.
No se permiten acuerdos verbales no autorizados ni modificaciones sin aprobación.
13. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
En Intermodal S.A.S. todos somos responsables de proteger la información de la Compañía y de nuestras contrapartes, evitando su uso indebido o divulgación no autorizada.
Información confidencial
Es confidencial toda información no pública de la Compañía o de terceros (financiera, comercial, operativa, contractual, entre otra). Debemos:
- Usarla solo para nuestras funciones
- Compartirla únicamente con personas autorizadas
- Evitar divulgarla a terceros
- Protegerla en medios físicos y digitales
Esta obligación se mantiene incluso después de finalizar la relación con la Compañía.
Protección de datos personales
La Compañía garantiza el tratamiento adecuado de los datos personales según lo establecido en el programa de gestión de tratamiento de datos personales GI-PG-16. Quienes accedan a estos datos deben:
- Usarlos solo para fines autorizados
- Respetar las autorizaciones del titular
- Protegerlos frente a accesos o usos indebidos
El uso inadecuado de la información podrá generar sanciones.
14. CONFLICTOS DE INTERÉS
Un conflicto de interés se presenta cuando los intereses personales de un colaborador pueden influir, o parecer influir, en sus decisiones o en el cumplimiento de sus funciones, afectando su objetividad e imparcialidad.
Este tipo de situaciones puede darse, por ejemplo, cuando un colaborador participa en una relación o transacción con un tercero en la que él o un miembro de su familia tenga un interés económico o personal, ya sea como propietario, accionista, directivo, empleado o cualquier otra forma de vinculación.
En Intermodal S.A.S. ningún colaborador debe participar en actividades que puedan generar un conflicto de interés o afectar su criterio en el desempeño de sus funciones.
En caso de presentarse una situación real, potencial o incluso la apariencia de un conflicto de interés, el colaborador debe:
- Declarar oportunamente la situación
- Abstenerse de participar en decisiones relacionadas
- Informar al área de Talento Humano o al Oficial de Cumplimiento
- Obtener autorización previa y por escrito antes de participar en cualquier actividad relacionada
Cuando el conflicto involucre decisiones relevantes para la Compañía, deberá ser evaluado por la Gerencia respectiva y, en caso de duda, por la Gerencia General.
Actuar con transparencia en estos casos es fundamental para proteger la integridad de las decisiones y la confianza en la organización.
15. OTRAS POLITICAS
Este Código se complementa con otras políticas internas:
- Política De Gestión Integral: Intermodal S.A.S. mantiene una política de gestión integral de acuerdo con el documento GE-DOC-04
- Política Prevención Al Consumo De Sustancias Psicoactivas: Intermodal S.A.S. mantiene una política de prevención al consumo de sustancias psicoactivas de acuerdo con el documento GE-DOC-05
- Política De Seguridad Vial: Intermodal S.A.S. mantiene una política de seguridad vial de acuerdo con el documento GE-DOC-07
16. NUESTRA RESPONSABILIDAD Y CULTURA ÉTICA
Todos somos responsables de cumplir este Código.
El Oficial de Cumplimiento orienta y acompaña, pero el comportamiento ético depende de cada uno de nosotros.
INTERMODAL S.A.S., podrá realizar periódicamente actividades, evaluaciones o mecanismos de percepción que permitan identificar el nivel de conocimiento, apropiación y percepción de los principios éticos, conductas esperadas y lineamientos de cumplimiento dentro de la organización.
Estas actividades podrán incluir encuestas, espacios de retroalimentación, capacitaciones o mecanismos similares orientados al fortalecimiento de la cultura ética y de transparencia.
17. INCUMPLIMIENTOS
El incumplimiento de este Código puede generar sanciones disciplinarias, contractuales y legales.
18. VIGENCIA
Este Código entra en vigor a partir de su aprobación y se actualizará cuando sea necesario.