SOLICITUD Y LEGALIZACIÓN DE ANTICIPOS GF-PD-003 Versión: 5 Fecha de creación: 03/03/2016 Fecha de aprobación: 05/02/2025

1. Alcance

2. Objetivo

Establecer los parámetros para la solicitud, legalización y control de los anticipos en el desarrollo de las operaciones propias de Intermodal S.A.S.

3. Definiciones

3.1. Anticipo: Pago previo que se realiza a un tercero por las características de la demanda de un producto y/o servicio que se requiere dentro de Intermodal S.A.S. Igualmente es un pago previo al colaborador para cubrir los gastos de viaje que realiza en representación o por necesidades de la empresa.

3.2. Legalización: Proceso por el cual mediante documentos mercantiles se refleja la adquisición de un producto o servicio, soportando los gastos realizados ante la solicitud de un anticipo de dinero.  

3.3. Documentos mercantiles: Es toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para comprobar un gasto como: cuentas de cobro, recibos de caja menor o facturas.

4. Normas:

4.1. Para la solicitud de anticipos a proveedores se debe:

4.1.1. Para la realización de un anticipo a proveedores nuevos, estos deben estar registrados como proveedores a través de nuestro portal https://form.jotform.com/71147003398656  según el procedimiento GC-PD-01 Selección y Contratación de Proveedores.

4.1.2. El anticipo se puede realizar para el pago total o parcial de un producto o servicio del proveedor según los acuerdos de negociación.

4.1.3. El concepto de solicitud de anticipo debe informar de forma detallada el motivo así:

4.1.3.1. Compra de un producto y/o servicio: estipular la necesidad de la adquisición

4.1.4. Los saldos a favor del Contratista, proveedor o colaborador, serán reembolsados de acuerdo a las fechas programadas del pago de proveedores y contratistas, por transferencia electrónica.

4.1.5. Sera responsabilidad del colaborador realizar la gestión de anticipo de forma oportuna para la entrega del dinero en el tiempo pactado con el proveedor.

4.1.6. El tiempo establecido para la legalización del anticipo a Proveedores o Contratista será el reportado en el formato GF-FT-01 Solicitud de Anticipo, o en un término inferior a 8 días calendario después de la solicitud y/o prestación del servicio o compra del producto con la factura original.

4.2. Para la solicitud de anticipos gastos de viaje se debe:

4.2.1. Para solicitud de anticipo de viajes por colaboradores de las sucursales, se debe enviar vía mail el formato GF-FT-02 Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje debidamente diligenciado y autorizado por el Gerente de Unidad de Negocio con tres días de anticipación a la Gerencia Administrativa y Financiera.

4.2.2. El concepto de solicitud de anticipo debe informar de forma detallada el motivo así:

4.2.2.1. Para viajes: trayecto, fecha de salida y fecha de regreso, tipo de transporte y descripción de gastos.

4.2.2.2. Visitas clientes: nombre del cliente y tipo de visita.

4.2.3. A continuación, se detallan los gastos permitidos:

• Alimentación: los gastos de alimentación deben ser razonables. Se consideran reembolsables los gastos de alimentación que se generen cuando se está de viaje en las operaciones propias de la compañía y por asuntos relacionados con el negocio.
• Hospedaje y servicios Hoteleros: Para los viajes nacionales se deben de utilizar uno de los hoteles establecidos para cada ciudad, por la gerencia Administrativa y Financiera. Los hoteles autorizados se informarán a las personas que los utilizaran o se podrá utilizar otro hotel similar a los establecidos.
• Transporte: Los gastos de transporte que se reconocen a los empleados son: los desplazamientos de la residencia al aeropuerto, hotel al aeropuerto y viceversa, así como los desplazamientos terrestres dentro y fuera de la ciudad.
• Otros Gastos de Viaje: Se aceptan gastos relacionados con visas, pasaportes y vacunas en casos excepcionales, así como gastos de representación.

4.2.4. Todo Tiquete ya expedido, no se puede modificar por las penalidades existentes. Para solicitar un nuevo tiquete se deberá justificar el cambio y debe ser debidamente autorizado por el Gerente de la Unidad de Negocio o en su defecto la Gerente Administrativa y Financiera.

4.2.5. No se aceptarán reembolsos de gastos que no se reporten a través del Formato GF-FT-04 Legalización de Gastos de Viaje.

4.2.6. El tiempo establecido para Legalización de Anticipo de Gastos de Viaje con los soportes correspondientes, será en un término no mayor a tres días hábiles posteriores al regreso del viaje.

4.2.7. Los saldos a favor de los colaboradores serán reembolsados al tercer día hábil después de su registro contable, de acuerdo a las fechas programadas del pago de proveedores.

4.2.8. Los anticipos de viajes realizados en moneda extranjera deberán ser legalizados con la TRM notificada el día de entrega del anticipo.

4.3. Los anticipos y legalizaciones deben ser aprobadas por los colaboradores autorizados en el Manual de Firmas.

4.4. Los soportes de legalización deben ser documentos mercantiles y deben estar identificados a la empresa:

4.5. Las facturas deben contemplar la siguiente información:

• Que contenga la expresión Factura de Venta
• Nombre o Razón Social y NIT del vendedor o prestador del servicio
• Identificación de la empresa según ítem 4.5 del presente procedimiento
• Discriminación del IVA, cuando este gravado el servicio o compra
• Numeración Preimpresa si no es factura por computador
• Fecha de expedición inferior a la fecha límite de recibido
• Descripción genérica o específica del servicio prestado y/o compra
• Valor total de la factura
• Que la factura no este enmendada

4.6. Las cuentas de cobro de persona natural o documento equivalente, debe contemplar la siguiente información:

• Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono
• Fecha de expedición
• Concepto
• Valor de la operación
• Identificación de la empresa según ítem 4.5 del presente procedimiento

4.7. Los saldos a favor de la empresa, deben ser consignados a la cuenta a continuación se relaciona, y debe ser adjuntada al formato GF-FT-03 Legalización de Anticipo o formato GF-FT-04 Legalización Gastos de Viaje en el tiempo establecido en el ítem 4.2 del presente procedimiento.

4.8. Si el colaborador no legaliza el anticipo de gastos de viaje transcurridos el tiempo estipulado el área de contabilidad con previa autorización de Gerencia Administrativa y Financiera, informará a Nómina el descuento a realizar al colaborador según el valor solicitado en el anticipo.

4.9. El colaborador que tenga pendiente anticipos por legalizar del mismo proveedor, no se le aprobará un nuevo anticipo.

5. Responsables

5.1. Gerente de Unidad de Negocio

5.1.1. Autorizar la solicitud de anticipo

5.2. Jefe o Gerente de Sucursal

5.2.1. Autorizar la solicitud de anticipo

5.3. Gerente Administrativa y Financiera

5.3.1. Aprobar el descuento de nómina en caso de no legalizarse el anticipo por parte del colaborador

5.4. Área Contable

5.4.1. Hacer seguimiento a la legalización de los anticipos generados

5.4.2. Informar a la Gerencia Financiera los anticipos no legalizados

5.4.3. Informar a la Gerencia Financiera los anticipos pendientes por legalizar de los proveedores

5.4.4. Realizar la gestión del anticipo solicitado

5.5. Gestión Humana

5.5.1. Realiza el descuento de nómina al colaborador autorizado por la Gerencia Financiera

5.6. Colaborador

5.6.1. Diligenciar el formato GF-FT-01 Solicitud de Anticipo

5.6.2. Legalizar el anticipo con soportes en el formato GF-FT-03 Legalización de Anticipo o formato GF-FT-04 Legalización de Gastos de Viaje

5.6.3. Legalizar los anticipos en los tiempos establecidos según ítem 4.2 del presente procedimiento

6. Desarrollo

Nota: El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia de las actividades.

7. Registros
   • Formato GF-FT-01 Solicitud de Anticipo
   • Formato GF-FT-02 Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje
   • Formato GF-FT-03 Legalización de anticipo
   • Formato GF-FT-04 Legalización de Gastos de Viaje