CAJA MENOR GF-PD-04 Versión: 8 Fecha de creación: 23/06/2017 Fecha de actualización: 05/02/2025

1. Alcance

2. Objetivo

Establecer los lineamientos, actividades y puntos de control necesarios para el correcto y óptimo funcionamiento de la caja menor de Intermodal S.A.S., asegurando las actividades de apertura, ejecución y cierre a Nivel Nacional.

3. Definiciones

3.1. Factura: Documento contable que cumple con las siguientes características: nombre o razón social, NIT, dirección, teléfono, numero de la factura, fecha, nombre o razón social y NIT del impresor de la factura, resolución de la DIAN, firma y/o autorización de cuenta en la cual se realizara el pago según el caso.

3.2. Responsable de Caja Menor: Colaborador designado por la gerencia financiera para administrar y custodiar el efectivo y los documentos de una caja menor.

3.3. Reembolso: Proceso de restituir a la caja menor el dinero que se ha desembolsado, con el fin de completar el valor establecido para el fondo.

3.4. Recibo de Caja Menor: Documento preimpreso para legalizar el pago de eventos que no ameriten la expedición de una cuenta de cobro (pago de servicios de transporte público urbano).

4. Normas:

4.1. Caja Menor: Autorización y apertura de caja menor.

• Las cajas menores se deben crear mediante orden emitida por la gerencia financiera.
• Contabilidad será la encargada de preparar las actas de constitución del fondo de caja menor, mediante el formato GF-FT-08 Acta de constitución fondo fijo caja menor, el cual debe contener el compromiso del colaborador responsable del manejo, el monto y el máximo gasto permitido a pagar según procedimiento establecido.

4.2. Manejo de la Caja Menor

• Los pagos deben realizarlos solo colaboradores que tengan a su cargo el manejo de las cajas menores; si por alguna razón las compras del bien o servicio debieran realizarla otros colaboradores, se les entrega el dinero necesario y se les hace firmar el vale provisional, el cual debe ser reemplazado por el comprobante definitivo a más tardar al siguiente día hábil.
• Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones o licencia, deberá manifestar en el acta de entrega de puesto por vacaciones el colaborador que vaya a realizar el reemplazo, e informará al contador correspondiente del colaborador que quedo a cargo, para el manejo de la misma; la entrega se debe realizar mediante arqueo, al recibido y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el registro respectivo.
• Cuando se cambie el responsable de la caja menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados, con corte a la fecha y levantar una nueva acta con el responsable según formato establecido.

4.3. Conceptos y Montos

• Al inicio de cada año la Gerencia Administrativa y Financiera fijará mediante el formato de acta, el monto de las cajas menores para cada sucursal con los respectivos responsables de su manejo, de acuerdo con el promedio de necesidades y gastos del año inmediatamente anterior.
• La cuantía de cada una de las cajas menores y el monto máximo permitido para pagos será así:

• DETALLE	SUCURSAL
  	Caldas	BUN	CTG	MAD	YUM
  Base caja menor	100.000	250.000	150.000	150.000	500.000
  Monto máximo por recibo/proveedor	100.000	100.000	100.000	100.000	100.000

• El dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos que tengan el carácter de urgente y pagos de cuantías menores a lo establecido en el punto 4.3.1.
• Para la sucursal yumbo, se debe generar un recibo de caja provisional por $50.000 previo cambio en "sencillo o moneda/billete suelto". Sobre este sencillo se debe realizar un arqueo semanal confirmando que cuentan con los fondos y sencillo establecido"

4.4. Documentos Soportes de las transacciones

• Las facturas que se reciban como soporte de cada uno de los desembolsos de las cajas menores, deben cumplir con todos los requisitos establecidos en el artículo 617 del estatuto tributario.

Articulo 617 Requisitos de la factura de venta: Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
2. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
5. Fecha de su expedición.
6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
7. Valor total de la operación.
8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
10. Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h) deberán estar impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.
11. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa.
12. Si el proveedor es persona natural y no pertenece al régimen común, debe elaborar su cuenta de cobro (documento equivalente) y adjuntar copia del RUT.
13. No se reembolsan facturas que tengan tachones o enmendaduras.

4.5. Reembolso y legalización de la caja menor

• Cuando se haya gastado hasta el 80 % del valor de la caja menor se debe presentar al líder de contabilidad una relación totalizada de los gastos efectuados (formato de legalización de caja menor) junto con cada una de las facturas o documento equivalente.
• Una vez revisado la legalización de la caja menor, se pasará para el trámite de reembolso y registro y Tesorería realiza el comprobante de egreso.
• La legalización debe tener los soportes numerados y ordenados, así mismo se registrarán en el formato GF-FT-05 Legalización y Reembolso de Caja Menor y el sello “CANCELADO” ó “PAGADO”.
• Los soportes deben pegarse en orden en una hoja tamaño carta para facilitar y asegurar un archivo correcto.
• Las facturas de registradora suministradas en papel químico deben fotocopiarse porque este papel no garantiza la información ya que se borra al poco tiempo.
• El registro y transferencia del reembolso de la caja menor debe quedar dentro del mes correspondiente, no puede quedar en CXP para el siguiente mes, excepto para el cierre de año fiscal donde debe quedar todos los gastos registrados del año en curso.

4.6. Arqueos de la Caja Menor

• Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos por colaboradores designados por la gerencia, diferentes de quienes manejan las cajas menores, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, este arqueo se debe realizar mediante el formato GF-FT-09 Arqueo Caja Menor
• De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia en informe suscrito por el colaborador que los practique y quienes tengan asignadas las cajas menores. copia del informe se debe remitir a la Gerencia Administrativa y Financiera.
• En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes se informará a la Gerencia Administrativa y Financiera para el respectivo inicio de proceso disciplinario.
• En los arqueos se debe tener en cuenta que la suma del efectivo, las facturas o cuentas de cobro canceladas y los recibos provisionales deben ser igual al valor total autorizado para la caja menor.

4.7. Prohibiciones

• Se establecen las siguientes prohibiciones para el manejo de las cajas menores:

• Atender gastos personales o préstamos.
• Atender pagos por servicios personales.
• Realizar desembolsos para atender gastos ajenos a la empresa.
• Contemplar gastos correspondientes a varios pagos al mismo proveedor en el mismo reembolso de caja menor, pagos superiores al monto establecido, viajes o anticipos.

4.8. Legalización de Caja menor

• El formato debe contener una descripción detallada a quién se le realiza y el concepto.
• El colaborador debe diligenciar hacer entrega del soporte debidamente aprobado por el Gerente o jefe correspondiente según lo establecido en el Manual de Firmas.
• El responsable de la caja menor elabora el formato de legalización y reembolso de caja menor, adjunta soportes y entrega al área de contabilidad para revisión.
• El líder de contabilidad revisa y verifica que la contabilización del asiento contable de la legalización de caja menor sea correcta y no presenta errores, lo devuelve al contable.
• El líder de contabilidad revisa y verifica que la contabilización del asiento contable de la legalización de caja menor, presenta errores lo devuelve al contable para que anule el comprobante, lo vuelva a crear corrigiendo el error y lo entregue nuevamente para revisión.
• El contable archiva original de la legalización de caja menor y entrega copia a tesorería para que realice el pago.

4.9. Reembolso de Gastos

• El reembolso de los gastos atribuidos a la caja menor debe de ir debidamente soportados según y relacionados

5. Responsables

5.1. Gerencia Administrativa y Financiera

• Establecer la cuantía de las cajas menores
• Establecer el monto máximo permitido para pagos
• Designar el colaborador responsable del manejo de la caja menor

5.2. Área Contable

• Realizar las actas de constitución de los fondos de caja menor
• Realizar el comprobante de egreso

5.3. Colaborador responsable de caja menor

• Solicitar el reembolso de la caja menor
• Notificar al contador el responsable de la caja menor en caso de ausencias.
• Verificar que los soportes entregados por los colaboradores cumplan con lo establecido en el procedimiento

5.4. Colaborador

• Legalizar el dinero solicitado por caja menor

6. Desarrollo

7. Registros

• GF-FT-05 Legalización y reembolso de caja menor
• GF-FT-08 Acta de constitución fondo fijo caja menor
• GF-FT-09 Arqueo Caja Menor
• GF-FT-10 Vale provisional