GESTIÓN DE CARTERA Y RECAUDOS GF-PD-05 Versión: 3 Fecha de creación: 29/01/2015 Fecha de actualización: 25/01/2024

1. Alcance

2. Objetivo:

Realizar una adecuada gestión y cobro de cartera de cada uno de los servicios prestados en las diferentes unidades de negocio, garantizando el pago a intermodal S.A.S. de lo que se le debe.

3. Definiciones:

• Crédito: Es una operación financiera en la que se pone a nuestra disposición una cantidad de dinero hasta un límite especificado y durante un período de tiempo determinado.
• Cartera: Son las deudas que los clientes tienen con nuestra empresa, y están originadas de los servicios prestados por la organización.
• Servicio No Conforme: Producto o servicio que no cumple con el requisito especifico o que no cumple con el valor esperado de un proceso.
• Propiedad del Cliente: Son los documentos, datos personales, propiedad intelectual y facturas que se ha emitido al cliente o que son de su propiedad.

4. Normas:

4.1. Para identificar los clientes que se encuentra en mora se debe tener en cuenta:

• Los días de crédito aprobados para el cliente
• El monto aprobado de crédito para el cliente
• Las facturas pendientes por pago del cliente
• Condiciones especiales otorgadas al cliente

4.2. Para la liberación de la carga del cliente se debe tener en cuenta:

• Verificación del ingreso de los pagos en cuentas bancarias de las facturas concernientes a la liberación
• Verificación del estado de cartera del cliente en cada una de las unidades de negocio

4.3. Se debe presentar mensualmente los indicadores de gestión de cartera.

• Rotación a la cartera con ciclo de madurez de 46- 60 y mayor a 120 días

4.4. Se debe presentar hasta el día séptimo de cada mes los indicadores de la Gestión de Cartera:

• Rotación de Cartera
• Monto de la Cartera Vencida
• Análisis de comportamiento de pagos de los clientes cuando se requiera

4.5. Para la elaboración de los informes se debe tener en cuenta los siguiente;

• Haber realizado gestión de cartera preventiva
• Aplicación efectiva de todos los pagos
• Identificación de los clientes en mora y gestión realizada a los mismos

4.6. Para casos especiales (clientes sin crédito) de autorización de liberación de carga se debe comunicar a la gerencia financiera y/o gerente de unidad de negocio para la respectiva autorización

4.7. Para la vinculación de clientes se debe solicitar la siguiente documentación

• RUT
• Cámara de comercio actualizada no mayor a 30 días
• Circular 170 firmada por el representante legal con fecha actualizada
• Copia cedula del representante legal

4.8. Si el cliente requiere crédito se debe adicionar a los anteriores documentos, los siguientes:

• Certificaciones bancarias
• Certificaciones comerciales
• Estados financieros últimos dos (2) años para realizar comparativo
• Estudio del cliente realizado por el área de seguridad

4.9. El comité de aprobación de crédito está compuesto por:

• Gerencia general
• Gerencia administrativa y financiera
• Analista de crédito

4.10. Una vez recibida la documentación se procede a realizar análisis financiero y se coordina fecha de realización de comité de aprobación de crédito.

4.11. De acuerdo al resultado de la reunión del comité de aprobación de crédito se debe notificar al cliente

4.12. En el transporte y almacenamiento lo que garantiza el pago al prestatario de servicio es la carga que se transporta. Por lo tanto, el prestatario tiene el derecho a retener (DERECHO DE RETENCION) la carga transportada o almacenada hasta que se le pague el flete, almacenamiento y servicios anexos.

4.13. Se debe garantizar que los clientes a los que se les asigna crédito por parte de Intermodal S.A.S., se comprometan al pago de las facturas sin importar las condiciones establecidas; las cargas presentes o futuras que Intermodal S.A.S tenga en (almacenes, barcos, puertos, depósitos, patios), se puedan retener para el PAGO de deudas antiguas, presentes o futuras del cliente. El otorgar financiación NO conlleve a la pérdida del derecho de retención, garantizando que, si el cliente entra en MORA, Intermodal S.A.S tienen la facultad de retener carga.

4.14. Se considera Propiedad del Cliente los siguientes documentos:

• Soportes de pago
• Los documentos que son propiedad del cliente se deben conservar de manera organizada y en buen estado en la carpeta y/o paquete correspondiente al cliente.
• Los documentos del cliente que por error se extravíen o se deterioren se debe informar al cliente lo acontecido.

4.15. Se considera Servicio No Conforme a los ítems relacionados a continuación, para lo cual se debe realizar el procedimiento SER-PD-03 Servicio No Conforme:

• Aplicación de un pago de una factura no correspondiente
• Información errada del estado de cuenta de un cliente
• Retención de la carga por información no correspondiente de un cliente

5. Responsables:

5.1. Coordinador de Cartera

• Realizar seguimiento y control a las operaciones del proceso.
• Brindar soluciones a los inconvenientes que presenten en las actividades del proceso
• Realizar visitas de conciliación de cartera con los clientes
• Revisar los movimientos bancarios
• Identificar los pagos de los clientes
• Aplicar los pagos a las facturas que confirme el cliente
• Realizar archivo de la documentación generada en el proceso
• Dar soporte a cliente interno y externo
• Informa al cliente las facturas pendientes de pago
• Informa a la Gerencia Financiera los clientes que presentan dificultad en sus pagos
• Informa a la Gerencia Financiera el estado actual de la cartera de cada unidad de negocio
• Generar informes de estado de cartera
• Autoriza la liberación de la carga de los clientes de acuerdo al estado de la cartera del mismo

5.2. Gerente Financiera

• Realiza cobro de cartera con clientes con dificultad de pago
• Verifica el estado de pago de las facturas de los clientes
• Verifica el estado de la cartera de las unidades de negocio
• Autoriza la liberación de la carga de los clientes de acuerdo al estado de la cartera del mismo
• Realiza los indicadores correspondientes a la cartera
• Analiza el comportamiento de pago de los clientes
• Informa a la Gerencia el estado de la cartera por unidad de negocio

6. Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

7. Documentos Relacionados

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