RADICACIÓN, APROBACIÓN Y PAGO A PROVEEDORES GF-PD-02 Versión: 5 Fecha de creación: 05/10/2015 Fecha de actualización: 28/06/2024

1. Alcance

2. Objetivo:

Generar el pago oportuno a terceros por concepto de compras o servicios adquiridos por la organización.

3. Definiciones:

3.1. Contabilización: registro de una operación comercial con el propósito de reflejar en los libros contables la realidad de la situación económica de un ente.

3.2. Documentos Mercantiles: Es toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para comprobar un gasto como: cuentas de cobro, recibos de caja menor o facturas.

3.3. DIMAR: Dirección general marítima.

3.4. Causación: Hechos económicos que deben ser reconocidos en el periodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.

4. Normas:

4.1. Las facturas deben ser radicadas con fecha inferior al límite de recibo (día 25 de cada mes). Las facturas entregadas después de este día deben devolverse al proveedor para que sean expedidas con fecha del siguiente mes:

4.1.1. Para el mes de diciembre se recibirán hasta del día 31.

4.1.2. En casos de las facturas de la Sociedad Portuaria de Regional de Cartagena, Buenaventura, Barranquilla y Santa Marta, Contecar, Granpuerto, SMITCO, TECSA, se pueden radicar después del día 25 de cada mes con el consecutivo del siguiente mes.

4.1.3. Para el caso de las facturas de DIMAR, se deben radicar hasta el último día del mes.

4.2. Toda factura debe llevar adjunto el formato GC-FT-05_Orden_compra.

4.3. Es responsabilidad del cargo asignado para la recepción de facturas, verificar que contenga los siguientes requisitos:

4.3.1. Que contenga la expresión Factura de venta

4.3.2. Nombre o Razón Social y NIT del vendedor o prestador del servicio

4.3.3. Identificación del comprador según la empresa que corresponda:

Intermodal 860053047-3

4.3.4. Discriminación del IVA, cuando este gravado el servicio o compra

4.3.5. Numeración preimpresa si no es factura por computador

4.3.6. Fecha de expedición inferior a la fecha límite de recibido

4.3.7. Descripción genérica o específica del servicio prestado y/o compra

4.3.8. Valor total de la factura

4.3.9. Que la factura no esté enmendada

4.4. Si es cuenta de cobro de persona natural o documento equivalente, debe contener como mínimo la siguiente información:

4.4.1. Apellidos, nombres y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono

4.4.2. Fecha de expedición

4.4.3. Concepto

4.4.4. Valor de servicio o producto

4.4.5. Identificación de la empresa

4.5. En caso de persona natural se debe solicitar copia del RUT para cuentas de cobro por primera vez. el RUT debe contener la obligación número 12 Régimen Simplificado.

4.6. Todo proveedor debe estar registrado acorde al procedimiento GC-PD-01 Selección y contratación de proveedores

4.7. Para verificar que todos los proveedores del régimen simplificado hayan entregado el RUT se podrá consultar el AZ correspondiente que tendrá a cargo los funcionarios que recepciona las facturas o cuentas de cobro.

4.8. Los pagos que se requieran trámite de inmediato deben ser aprobadas por la gerencia de la unidad de negocio correspondiente.

4.9. Se consideran facturas urgentes de pago: anticipos, tiquetes aéreos, liberaciones y servicios públicos, estos deben ser entregados a más tardar a las 11:00 am  

4.10. Los días de pagos por empresa serán los martes

4.11. Se deben entregar a tesorería facturas causadas y contabilizadas los días lunes y miércoles antes de las 2:00 pm o el viernes si el siguiente lunes es día festivo.

4.12. Es responsabilidad de las sucursales él envió de las facturas a bogotá debidamente autorizadas, a más tardar el tercer día calendario de la fecha de radicado por parte del proveedor.

4.13. La causación contable de las facturas y entrega al contador será así:

•  Si causación entrega en la mañana al contador, este devolverá en la tarde; si causación entrega al contador en la tarde este devolverá al día hábil siguiente.

4.14.Solo podrá ser autorizado el pago de las facturas por los colaboradores registrados en el manual de firmas GF-PL-01.

4.15. El correo establecido para el envío y recepción de facturas, aprobaciones y documentos de soporte es This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

4.16. Para efectos de contabilizaciones se debe tener en cuenta:

• Para las facturas, se deben practicar retenciones de Retención en la Fuente, IVA a personas jurídicas (Régimen Común), o para personas naturales (Régimen Simplificado) se contabiliza el IVA y registrar los documentos equivalentes, que es el mismo comprobante de diario número CP23 de cuentas por pagar, el valor asumido. La retención de ICA se realizará según la sucursal.
• Para efectos del IVA a personas naturales del Régimen Simplificado, se debe realizar el registro débito y crédito, por el valor del IVA que se debe retener, sin afectar el valor del giro.
• Si el proveedor es autoretenedor de renta o una entidad del estado NO se debe practicar la retención en la fuente a título de renta, de lo contrario se debe realizar la retención de renta a la tarifa correspondiente.
• Con el fin de generar las oportunidades de mejora respectiva, se considera Servicio No Conforme a los ítems relacionados a continuación, para lo cual se debe realizar el procedimiento SER-PD-03 Servicio No Conforme:
• Doble pago de una factura
• Generar pago a una factura que no cumple con los requisitos del ítem 4.1
• Pasar a pago una factura vencida
• No enviar las facturas a pago

5. Responsables:

5.1. Colaborador Asignado

5.1.1. Recepcionar y radicar documentos del proveedor Verificar que las facturas se encuentren dentro de las fechas establecidas y asignar consecutivo de radicado

5.1.2. Entrega al Gerente, jefe o encargado de la unidad de negocio

5.1.3. Envió de facturas debidamente relacionadas con consecutivo y aprobadas por el Gerente, jefe o encargado de la unidad de negocio, al mail de This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

5.2. Gerente, Jefe o Encargado de la unidad de negocio

5.2.1. Envió de negociaciones y tarifas pactadas con los proveedores

5.2.2. Verificar que la información suministrada en la factura corresponda al productos o servicios entregados por el proveedor

5.2.3. Firmar las facturas en señal de revisado y aprobado.

5.2.4. Autorizar las facturas, indicando el centro de costo al que corresponde, o unidades que lo requieran.

5.2.5. Hacer entrega de las facturas autorizadas al encargado del envío de las mismas a la oficina de bogotá, según el plazo establecido para el envío de las mismas.

5.3. Coordinador Causaciones

5.3.1. Verifica las facturas recepcionadas

5.3.2. Causa contablemente las facturas y entrega al contador para verificación.

5.3.3. Recibir las facturas validadas por el contador para su corrección y posterior contabilización.

5.3.4. Relaciona y entrega las mismas según las fechas establecidas a tesorería.

5.4. Contador

5.4.1. Crear terceros en el sistema.

5.4.2. Recibir documentos causados en caja, validando que los conceptos y valores con el registro contable que coincidan.

5.4.3. Devolver las facturas revisadas firmadas en señal de validación al área de caja.

5.4.4. Archivar los soportes de pago con facturas

5.5. Coordinadora de Tesorería

5.5.1. Recibir las facturas de caja-causación

5.5.2. Verificar contra la lista de entrega y ordenar en los fuelles de acuerdo a la fecha de vencimiento.

5.5.3. Generar planillas de pago, entregar listado con los soportes respectivos a la gerencia financiera para su aprobación en el módulo de tesorería.

5.5.4. Recibir listados de autorizaciones con los soportes,

5.5.5. Generar pagos según el medio que tenga cada proveedor (cheque, transferencia, PSE, Cruce).

5.5.6. Llevar a cabo seguimiento de cronograma de pagos

5.5.7. Obtener las firmas autorizadas correspondientes para generar el pago respectivo (cheque o cargue de archivos en los portales bancarios)

5.5.8. Indicar el número de comprobante de egreso generado en cada pago adjuntando los soportes correspondientes y ordenar consecutivamente por compañía para su posterior entrega a los contadores.

5.5.9. Informar a los proveedores los pagos realizados

5.5.10. De manera aleatoria deberá realizar proceso de conciliación con los proveedores de forma mensual, con el fin de identificar los montos finales a pagar a cada proveedor.

5.6. Gerente Administrativa y Financiera

5.6.1. Aprobar las facturas en el módulo de tesorería

5.6.2. Firmar cheques o ingresar a los portales bancarios el Pago a proveedores

5.6.3. Asignación de cuentas bancarias

5.6.4. Pagos PSE

6. Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

7. Documentos Relacionados

GF-PL-01 Manual de Firmas.