RECEPCION, ALMACENAMIENTO Y RETIRO EN BODEGA

GO-PD-01

Versión: 21

Fecha de creación: 24/01/2012

Fecha de actualización: 19/01/2026

  

 

 

 

  1. Alcance

Empresa

YUM

 CTG

Intermodal S.A.S.

   X

    X

 

  1. Objetivo:

 

Establecer mecanismos de control para la recepción, el almacenamiento y el retiro de productos y/o contenedores según las condiciones del mismo, optimizando el espacio de las instalaciones y garantizando la conservación de los productos terminados recibidos y almacenados tanto de uso humano como animal.

 

  1. Definiciones:

 

  • Lista de empaque: Documento que suministra los detalles físicos de la carga, tales como: Descripción, cantidad de productos, cantidad de cajas peso y tamaño.
  • EPP: elementos de protección personal
  • ARL: aseguradora de riesgos laborales
  • Estantería: superficie horizontal que sirve para almacenar mercancías.
  • Pallets: Mercancía agrupada sobre una superficie
  • Producto Terminado: Resultado de la aplicación de un proceso para transformar las materias primas.
  • Trazabilidad: capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.
  • Almacenaje: Acción en la que se ubica organizadamente los productos en la bodega con el fin de facilitar su acceso y ubicación.
  • Muestreo de Producto: Toma aleatoria de cierta cantidad del producto para poder determinar la calidad del mismo.
  • Cuarentena: Estado de los productos terminados, aislados por medios físicos o por otros medios eficaces, mientras se espera una decisión acerca de su aprobación, rechazo o reprocesamiento.
  • Lote: Una cantidad definida de materia prima, material de envasado, o producto procesado en un solo proceso o en una serie de procesos, de tal manera que puede esperarse que sea homogéneo. En el caso de un proceso continuo de fabricación, el lote debe corresponder a una fracción definida de la producción, que se caracterice por la homogeneidad que se busca en el producto. A veces es preciso dividir un lote en una serie de sub-lotes, que más tarde se agrupan de nuevo para formar un lote final homogéneo.
  • Número de lote: Una combinación definida de números y/o letras que identifique específicamente un lote en las etiquetas, registros de lotes, certificados de análisis. Esta identificación es propia del fabricante.
  • FIFO: es el acrónimo inglés de First In, First Out; significa primero en entrar; primero en salir. Sirve para gestionar el arreglo y expedición de productos de un stock, llevando en consideración que, para el producto terminado, el primero en ingresar al almacén es el primero en ser despachado.
  • FEFO: es el acrónimo inglés "First-Expire, First-Out" o Primero que Vence es el Primero que Sale. Sirve para gestionar el arreglo y expedición de productos de un stock, llevando en consideración su fecha de vencimiento.
  • Operario de cargue y descargue: Persona encargada de transportar el producto terminado, desde la bodega hasta el camión o viceversa y que no necesariamente se encuentra vinculado directamente con la empresa.
  • Retiro del Mercado: La eliminación, la sustitución o la corrección de un producto distribuido, que puede implicar una infracción menor que no estaría sujeto a una acción legal por parte de un organismo regulador, (por ejemplo, rotación normal de stock, ajustes y reparaciones de equipos de rutina, etc.). Se considera que las circunstancias de retirada del mercado son aquellas que no constituyen un potencial riesgo significativo para la salud.
  • Recuperación (Recall): La eliminación o corrección de un producto distribuido más allá del control directo de la Organización, que un organismo regulador local, nacional y/o internacional, considera que viola las leyes que administra y contra las cuales el órgano regulador inicia una acción legal.
  • Simulacro de Retiro: Es la representación de situaciones de la manera más aproximada posible a la realidad del hecho o acontecimiento propuesto para ser simulado, la simulación de una recogida para evaluar la efectividad de la organización de cada unidad involucrada, para definir cuales puntos tienen que ser mejorados y si las personas requieren entrenamiento adicional.
  • Cliente Primario: persona o empresa la cual tiene vinculo comerciales y a los cuales se le factura directamente.
  • Rechazo: Producto que no cumple con uno o más requisitos de las especificaciones.

 

 

  1. Normas:

 

4.1. Se debe analizar el estado físico del conductor y personal de ingreso para el cargue y descargue de productos con el fin de identificar si se encuentran en condiciones aptas para la operación dentro de la bodega.

4.2. De acuerdo con la negociación realizada al momento del descargue el conductor podrá entrar con acompañantes para ayudar al descargue siempre y cuando estos presenten al ingreso los EPP y la constancia de afiliación y pago a la ARL del mes en curso.

4.3. Solo se debe permitir el ingreso de aquellos vehículos que se encuentren relacionados en el formato GO-FT-01 Autorización de Operaciones.

4.4. Toda mercancía almacenada en la bodega de intermodal que se encuentre en el piso debe estar sobre estibas.

4.5. En los casos de almacenarse productos clasificados como peligrosos, deben ubicarse en el área de bodega asignada las hojas de seguridad correspondientes de acuerdo a su compatibilidad.

4.6. Las devoluciones presentadas son el resultado de inspecciones o de la revisión del 100% de lotes o contenedores no conformes que resulten de las inspecciones.

4.7. Los rechazos de los productos de los clientes se pueden presentar por conceptos de: recepción, almacenamiento, averías, inspección y revisiones 100 % entre otros, lo cuales deben estar identificados, y almacenadas en áreas protegidas exclusivas para el tipo de producto.

4.8. Una vez el vehículo se ubique en los muelles se debe tomar registro fotográfico de los sellos, la puerta, de igual manera al momento de abrir el contenedor, descargar la mercancía y al contenedor vacío.

4.9. No se deben realizar despachos de productos sin la previa validación de que se encuentre con el pedido completo comparado con la factura de venta.

4.10. La verificación del despacho (cantidades, lotes, código, transportadora) se debe realizar por personal diferente al que realiza el alistamiento.

4.11. Antes de almacenar se debe tener en cuenta la siguiente tabla de compatibilidad:

 

 

Tipo de Producto

Productos

Compatibilidad

  

Medicamentos Humanos

· Hospitalaria (inyectables)

 

  

· OTC

 

  

Medicamentos

Veterinarios

 

NO

  

NO

  

NO

  

Alimentos

 

OK

  

NO

  

Productos agrícolas

 

OK

  
 

NO

  

NO

  

NO

  

 

 

Tipo de Productos

Color

Medicamentos Humanos

Hospitalaria

OTC

Medicamentos Veterinarios

 

Alimentos

 

Productos Agrícolas

 

 

Nota: Si, corresponde a la viabilidad de su almacenamiento en posición adyacente

No, corresponde a la imposibilidad de su almacenamiento en posición adyacente

 

 

4.12 Los productos medicamentos humanos y veterinario a su ingreso quedaran automáticamente en estado de cuarentena en el sistema SHIKA

4.13 La única persona autorizada para colocar los productos medicamentos humanos y veterinario en estado de liberado en el sistema SHIKA es la Dirección Técnica o a quien esta delegue.

4.14. Cuando se reciben saldos de origen, se debe vinipelar el pallet con strech de color rojo de igual manera se debe identificar la caja con un sticker el cual llevará registrada descripción del producto, código, lote y cantidad.

4.15. Cuando por solicitud del cliente se genere un picking con saldos, el operario deberá identificar con un sticker las cajas que quedan almacenadas con la descripción del producto, código, lote y cantidad.

 

  1. Responsabilidades:

 

 

5.1. Jefe Logístico Nacional/ Coordinador Logístico

 

5.1.1. Establecer programación con el cliente de ingreso de vehículos a las instalaciones. Teniendo en cuenta las características del servicio (deposito, piso o estantería) y los equipos necesarios para el desarrollo de la programación

5.1.2. Comunicar programación y cambios que se presenten vía e-mail o físicamente al personal a su cargo.

5.1.3. Verificar para los ingresos de contenedores llenos al patio o contenedores para descargar en bodega:

  • Programación de llegada
  • Lista de empaque
  • Autorización de operaciones

5.1.4. Autorizar la salida de vehículos en portería.

5.1.5. Verifica los formatos GO-FT-01 autorización de operaciones y listado de empaque

5.1.6. Verificar que la recepción de producto se realice adecuadamente.

5.1.7. Verificar el almacenamiento de los productos farmacéuticos y veterinarios según FIFO o FEFO

5.1.8. Verificar los formatos de controles de temperatura y humedad realizados.

5.1.9. Verificar que los productos farmacéuticos y veterinarios se almacenen de acuerdo con su estado de calidad.

5.1.10. Notificar al área de inventarios cada vez que se presenten novedades en el estado de las mercancías como averías presentadas en el proceso de recepción, almacenamiento o despacho.

5.1.11. Programar la malla de turno del personal de acuerdo con la operación.

5.1.12. Realizar apertura y cierre de la bodega.

5.1.13. Verificar el correcto diligenciamiento del check list de las maquinas.

5.1.14. Verificar el correcto funcionamiento de las maquinas.

5.1.15. Reportar daños y/o novedades de las maquinas.

5.1.16. Reportar daños y/o incidencias en bodega.

5.1.17. Asignación de picking a personal de acuerdo con la solicitud.

5.1.18. Definir prioridades de alistamiento de acuerdo con solicitud del cliente.

5.1.19. Velar por el cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo.

5.1.20. Registrar facturas, estibas y vehículos diarios despachados.

5.1.21. Registrar contenedores diarios ingresados.

5.1.22. Solicitud de alimentación.

5.1.23. Solicitud de insumos para bodega.

5.1.24. Registrar horas extras generadas por el cliente para posterior cobro.

5.1.25. Registrar traslados de mercancía del cliente presentados para posterior cobro de enzunchado.

5.1.26. Registrar recurso humano solicitado de proveedor externo para la operación.

5.1.27. Controlar las horas extras, alimentación y transportes generados en la operación.

5.1.28. Solicitud de permisos, vacaciones y/o family day del personal a cargo.

5.1.29.Registrar uso de vinipel por el cliente para posterior cobro.

5.1.30. Establecer la ubicación de los vehículos según el tipo de operación a realizar.

5.1.31. Asignación de máquinas y/o equipos a operador correspondiente.

5.1.32. Verificar el orden y aseo de la bodega.

 

 

5.2. Auxiliar Logístico

  • Orientar la ubicación de los vehículos en las zonas asignadas para el cargue o descargue.
  • Realizar las operaciones de manipuleo de contenedores sobre los vehículos ingresados.
  • Recepcionar los productos cumpliendo procedimiento establecido.
  • Realizar el almacenamiento de los productos farmacéuticos y veterinarios según FIFO o FEFO
  • Diligenciar los formatos de controles de temperatura y humedad realizados.
  • Almacenar los productos farmacéuticos o veterinarios en el área que corresponda según su estado de calidad.
  • Realizar muestreo e inspección de productos terminados farmacéutico o veterinarios
  • Realizar controles de temperatura y humedad y registrar los datos.
  • Realizar las operaciones de cargue y descargue de mercancías
  • Apoyar las diferentes operaciones de recepción, almacenamiento, maquila, cross docking y despachos que se realicen
  • Ubicar las mercancías según instrucción recibida por el Jefe Logístico Nacional o Coordinador Logístico

 

5.3. Analista Logístico

 

  • Revisar documentación entregada por el conductor de cargue y descargue
  • Ingresar y confirmar el contenedor en el sistema.
  • Enviar documentación y formatos establecidos para el ingreso de contenedores de productos de uso humano y veterinario.
  • Entregar documentación del contenedor que ingresa y lista de empaque al auxiliar logístico para el descargue.
  • Autorizar ingreso de devoluciones.
  • Entregar al auxiliar logístico  documentos de contenedor ingresado al sistema para dar ubicación al producto.
  • Verificar ingresos y posiciones realizadas por el auxiliar logístico.
  • Imprimir y ingresar facturas al sistema de acuerdo con transportadora.
  • Realizar y confirma Picking en el sistema de acuerdo con factura a despachar.
  • Solicitar cambio de lote al cliente cuando no se tiene el lote original.
  • Enviar documentación de despacho al cliente.
  • Verificar Picking contra factura (unidades y cajas a despachar)
  • Adecuar producto a despachar.
  • Entregar de mercancía a la transportadora.
  • Inspeccionar los carros antes del cargue.
  • Identificar producto con la factura a despachar.
  • Diligenciar orden de despacho
  • Autorizar Ingreso de vehículos para el despacho.
  • Revisar las devoluciones que ingresa.
  • Ingresar producto a PDA
  • Revisar productos tanto consumo humano y veterinario antes de su ingreso al almacén comparando producto ingresado físicamente con factura enviada por el cliente.
  • Colocar sticker de identificación al producto antes de colocarlo en posición
  • Revisar los saldos que se asociados a facturas en el proceso de alistamiento y en el despacho.

 

5.4. Guarda de seguridad

 

  • Informar sobre la llegada de vehículos al Jefe Logístico Nacional o Coordinador Logístico .
  • Inspeccionar el perímetro y comunicar cualquier actividad sospechosa que detecte durante el ingreso o salida (vehículos, personal, correspondencia o visitantes) de las instalaciones.
  • Registrar el ingreso del vehículo en el formato DEP-FT-02 Control de ingreso/salida de vehículos
  • Comunicar al conductor la ubicación asignada para el desarrollo de la operación.
  • En el caso de que el conductor tenga autorizado ingresar personal para el desarrollo de la operación, el personal visitante deberá registrarse en el formato DEP-FT-11 control ingreso visitantes
  • Confirmar con el Coordinador Logístico la salida del vehículo.

 

 

  1. Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

RECEPCIÓN EN BODEGA

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Guarda de Seguridad

1

Reporta por el radio los vehículos con placa y cliente que se presentan en bodega para cargue/descargue. [2]

Analista de Inventarios / Analista Logístico

2

Verifica que el transportador se encuentre en las autorizaciones de operaciones, o en la notificación realizada. [3]

Guarda de Seguridad

3

Si se encuentra:

Si no se encuentra:

Realiza registro de vehículo mediante el formato DEP-FT-02 control ingreso / retiro de vehículos. [4]

Notifica al transportador para que realice la espera mientras el cliente envía la autorización. [4]

Analista de Inventarios / Analista Logístico

4

Verifica la documentación de entrada, tales como remesa, autorización de operaciones, documentos de la DIAN y lista de empaque.

Si se encuentra:

Si no se encuentra:

Se filtra el contenedor en el correo de notificación por parte del cliente, para realizar la descarga de la factura correspondiente en la cual se especifica el producto, lote y cantidad a recibir. [5]

Se solicita mediante correo electrónico la información faltante. [5]

5

Realiza la notificación de entrada en el sistema SHIKA con base a la información de la factura. [6]

6

Realiza encabezado en sistema SHIKA, el cual arroja un Código único para él la toma de fotos a través del teléfono corporativo e ingreso a través de la PDA. [7]

7

Se arma paquete de documentos el cual contiene: Remesa, formato de descripción de producto GO-FT-03 y factura, una vez armado el paquete se entrega al operador de montacarga asignado para el descargue. [8]

Coordinador Logístico / Jefe Logístico Nacional

8

Determina el lugar de la recepción sea muelle, entrada principal o depósito de contenedores. [9]

Operador de Montacargas

9

Verifica placa y contenedor según remesa; Se diligencia las siguientes casillas del formato GO-FT-03: fecha, contenedor, placa, sellos, conductor, tipo de vehículo, transportadora y hora inicial del descargue; Una vez diligenciada esta información se entrega el paquete de documentos al auxiliar logístico. [10]

10

Se debe abrir en el teléfono corporativo el aplicativo (reporte de ingreso) con el número de encabezado para tomar las siguientes fotos antes, durante y al finalizar el descargue: Puerta del contenedor, sellos, numero interno del contenedor, apertura del contenedor, a mitad del descargue, contenedor vacío y/o novedades. [11]

11

Procede a descargar y ubicar el producto según lo descrito en el GO-DOC-13 Plano de Flujo de Materiales Bodega 3, se verifica el estado del producto mediante inspección visual identificando novedades en cuanto a daños del producto, en los contenedores y estibas recibida. En este paso se debe verificar que el contenedor no contenga ningún tipo de rastros donde se evidencie contaminación de estibas (polvillo) por fauna o novedades del contenedor para verificar esta revisión se dejara registro en el formato GO-FT-03 Descripción de productos en el campo de observaciones. [12]

Auxiliar Logístico

12

Diligencia en el formato GO-FT-03 (Descripción de Producto): Hora final del descargue. [13]

13

Comparar los datos del producto con los datos de la documentación recibida y revisar:

· Numero de Contenedor

· Nombre del producto

· Número de lote

· Cantidad recibida [14]

14

Ingresa cada estiba al sistema por medio de la PDA, iniciando con las estibas de muestreo tanto de productos veterinarios como de uso humano, colocar los sticker de identificación generadas por la PDA. [15]

15

Diligencia la siguiente información en el formato GO-FT-03 (Descripción de Producto): Código, lote, pallets y unidades recibidas. [16]

16

Notifica a Analista de Inventarios para su verificación. [17]

Analista de Inventarios / Analista Logístico

17

Verifica en el sistema SHIKA que no se presenten diferencias en la entrada del contenedor. [18]

18

Si se encuentra:

Si no se encuentra:

Se realiza una segunda verificación física por parte del Analista de Inventarios y Coordinador Logístico, para corregir la diferencia. [19]

Se notifica que fue correcto el ingreso y se realiza la impresión de los habladores. [19]

Auxiliar Logístico

19

Entrega la documentación del contenedor al auxiliar de calidad. [20]

Auxiliar de Calidad

20

Procede a realizar proceso de inspección de calidad, luego identifica cada estiba del contenedor con los habladores impresos y entrega la documentación al analista de inventarios. [21]

Analista de Inventarios / Analista Logístico

21

Diligencia formato GO-FT-34 (Reporte de Ingreso de Contenedor a Bodega) con base al formato GO-FT-03 (Descripción de Producto) verifica las fotos mencionadas en el punto 10 y escanea los documentos para el posterior envío del reporte al cliente. [Fin]

 

 

 

ALMACENAMIENTO EN BODEGA

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Aplicativo

1

ALMACENAMIENTO PRODUCTO USO HUMANO

Determine el lugar de almacenamiento según GO-DOC-13 Plano de Almacenamiento Bodega 3, para el producto terminado farmacéutico de uso humano aprobado estará como L.U en el sistema SAP del cliente y como liberado en el sistema SHIKA, se identifica de tal manera que se pueda almacenar de forma FIFO o FEFO, luego de esto almacenar en las respectivas lugares designados en el área, de acuerdo a la ubicación dada en la bodega, se debe dejar un espacio no menor a 30 cm entre la pared o mallas divisorias y el producto terminado con el fin de facilitar la limpieza; la altura del arrume NO debe exceder lo estipulado por cada empaque de cada producto. Nunca almacenar producto terminado directamente en el piso. [2]

Analista Logístico / Analista de Inventarios

2

Asigna horas de trabajo en el sistema SHIKA al usuario del operador de montacarga pasillo. [3]

Operador de Montacargas

3

Traslada la mercancía desde el área de recepción al área de estantería o piso en la cual se va ubicar, de acuerdo con las condiciones estipuladas. [4]

Operador de Montacarga Pasillo

4

Escanea con la PDA la etiqueta de ingreso, la cual tiene un consecutivo por palet. Esto, le permite visualizar el código, lote, cantidad y descripción de producto. [5]

5

Si está correcto:

Si está incorrecto:

Ubica la mercancía en la posición asignada. [6]

Notifica a Analista de Inventarios para su revisión. [6]

6

Si es pallet completo:

Si es pallet con saldo:

Escanea la ubicación la cual se confirma de manera automática. Una vez se hayan escaneado todos los pallets pertenecientes al mismo ingreso, se confirma de manera automático y queda en estado de cuarentena en el sistema SHIKA. [7]

Se realiza la reubicación de la caja con saldos a la posición asignada para saldos y solo se dejan cajas completas en el pallet. [7]

Analista Logístico / Analista de Inventarios

7

Realiza la reubicación en el sistema a la posición de averías del producto rechazado por calidad. [8]

Operador de Montacarga Pasillo

8

 Una vez se hayan escaneado todos los pallets pertenecientes al mismo ingreso, se confirma de manera automático y queda en estado de cuarentena en el sistema SHIKA. [Fin]

 

 

Rechazo o averías de producto

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Coordinador Logístico

 

1

Reporta las averías generadas en el almacenamiento (manipulación, origen de cliente (B2)) al área de inventarios por medio de correo electrónico. [2]

Auxiliar de Calidad

 

2

Bodega 1

Reporta averías generadas en el proceso de inspección de estibas al área de inventarios mediante el formato GO-FT-38 Reporte ingreso de calidad.

Bodega 2

Reporta averías generadas en el proceso de inspección y de devoluciones al área de inventarios mediante el formato GO-FT-38 Reporte ingreso de calidad. [3]

Jefe de Inventarios Nacional/ Analista de Inventarios.

 

3

Envía reporte al cliente del producto averiado originado del proceso de almacenamiento al área de calidad mediante el GO-FT-15 Reporte de Devoluciones y/o rechazo de producto de Producto Terminado. [4]

Director Técnico Nacional

 

4

Envía reporte al cliente del producto averiado originado del proceso de Inspección de ingresos y devoluciones al área de calidad mediante el Formato GO-FT-11 Control de calidad del producto. [5]

Auxiliar de Calidad

 

5

Identifica todos los productos averiados que ingresen al área de rechazos mediante el formato GO-FT-14 Producto rechazado. [6]

Analista de Inventarios.

 

6

Registra los productos en el formato GO-FT-15 Reporte de Devoluciones y/o rechazo de producto terminado y los almacena en el área de rechazos según GO-DOC-07 Plano de Almacenamiento Bodega 2 y GO-DOC-01 Plano Almacenamiento Bodega 1 una vez identificados y revisados por el área de calidad. [7]

Director Técnico Nacional

 

7

Verifica en cada inventario que los productos registrados en el formato GO-FT-15 Reporte de Devoluciones y/o rechazo de producto de Producto Terminado, estén en mal estado o tengan algún motivo de rechazo. [8]

Jefe de inventarios 

Nacional / Coordinador Logístico

8

En caso de que el producto no conforme supere la capacidad del área de rechazo, se dispondrá de un espacio en la bodega frente a los muelles 1,2 y 3  en el caso de bodega 2 y en contenedor de almacenamiento para el caso de bodega 1, para almacenar este producto, el cual deberá estar identificado de ser producto en rechazo y estará debidamente señalizado y segregado con una barrera física.

Jefe de Inventarios Nacional/ Analista de Inventarios.

9

Realiza proceso de despacho de producto averiados o rechazados para destrucción. [Fin]

 

 

Devolución de producto

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Cliente

1

 Realiza el retorno de la mercancía devuelta a la sede de intermodal. [2]

Analista de Inventarios/Jefe de Inventarios Nacional.

 

2

 Verificar mediante correo electrónico que la factura este autorizada por el cliente. [3]

Analista de Inventarios/Jefe de Inventarios Nacional

 

 

 

3

 

Revisa el producto con los documentos de ingreso, verificando cantidad y factura, si el producto ingresado no concuerda con la factura enviada por el área de devoluciones del cliente, se deberá enviar correo a el área de devoluciones del cliente para que envíe el documento correcto.

 

Si no se recibe este documento de manera inmediata todas las novedades presentadas serán reportadas en el formato GO-FT-15 Reporte de devoluciones y/o rechazo de producto terminado al cliente y al área de Calidad de Intermodal por medio de correo electrónico, ya sea medicamentos de uso humano o veterinario y dejara en las observaciones las novedades reportadas [4]

Analista de Inventarios/Jefe de Inventarios Nacional.

 4

 

Ingresa el producto en el sistema en estado de cuarentena. [5]

Auxiliar de Calidad

 

 

5

Se realiza inspección de calidad mediante Tabla ANSI cuando el origen de la devolución es por temas logísticos como pedido no solicitado, no entregado.

 

Se realiza inspección 100% de calidad cuando el origen de la devolución es por temas de calidad, averías, troques o cuando se haya descargado en instalaciones de un tercero (destino).

 

 Si en el proceso de inspección se detecta en la inspección alguna diferencia en cantidades o lote se informará de manera inmediata al área de inventarios para realizar las correcciones pertinentes e informar al Cliente para garantizar que no haya diferencias en los inventarios, luego de realizar la inspección enviar informe por correo Electrónico a Dirección Técnica para su aprobación. [6]

Analista de Inventarios/Jefe de Inventarios Nacional.

 

6

Almacena en área de devoluciones el producto devuelto según GO-DOC-07 Plano de Almacenamiento Bodega 2 hasta su dictamen de calidad, para la Bodega 1 por no realizarse es proceso no se encuentra esta área definida en los planos . [7]

Director técnico Nacional

 

 

 

7

Revisa Informe de Calidad, garantizando que las cantidades y lotes devueltos estén de acuerdo con lo ingresado físicamente y a la factura enviada por el cliente.

 

Si los documentos pertenecientes a una devolución que no recibió el cliente no vienen con la información correcta en cantidades y lotes ingresados, no se podrá emitir reporte de inspección si no se envía por parte del cliente el documento corregido con lo que en realidad ingreso. 

 

Envía por correo electrónico informe de inspección y dictamen de calidad en factura enviada por el cliente al área de devoluciones, este informe de inspección debe contener documento de la devolución, fotos del producto y formato GO-FT-11 Control de calidad del producto. [8].

 

Área de Devoluciones del Cliente

8

Envía reporte al área de Calidad del cliente, donde se aprueban o rechazan el producto. [9]

 

Área de Calidad Cliente

9

Informa mediante correo electrónico dictamen de Calidad enviando a L.U o a rechazos. [10]

Director técnico Nacional

 

10

Una vez notificado el dictamen de Calidad, se procede a liberar en el sistema SHIKA e informa al área de Inventarios el estado del producto, para que le den físicamente ubicación en estantería o en el área de averías. Antes de ubicar la carga en la respectiva área informada, se deben retirar todos los stickers y/o habladores que relacionen la carga como devolución, en caso de que el empaque se encuentre en mal estado este deberá ser reemplazado. [11]

Jefe de Inventarios Nacional/Director técnico Nacional

11

Una vez enviado dictamen de calidad a devoluciones de cliente, se deberá realizar seguimiento a estas con el área de devoluciones y inventarios del cliente, mediante reuniones mensuales donde se verificará estado de la factura, inventarios y L.U realizadas.

Se deberá garantizar que el almacenamiento de las devoluciones se realice por facturas y no por lotes. [Fin]

 

 

ALMACENAMIENTO DE CONTENEDORES LLENOS Y VACIOS

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Transportador

1

Ingresa el vehículo con el contenedor para realizar pesaje en la báscula según el instructivo GO-IT-01 pesaje de vehículos [2]

Analista Logístico

2

Realiza inspección según formato GO-FT-02 Inspección de contenedor para almacenar [3]

Jefe Logístico Nacional / Analista Logístico

3

Si se encuentra novedad:

Se envía informe de condiciones al cliente adjuntando registro fotográfico del contenedor para recibir autorización de almacenamiento o devolución [4]

Si no hay novedad:

Se realiza almacenamiento del contenedor según corresponda. [4]

Operador de montacarga

4

 Se realiza el almacenamiento del contenedor de acuerdo como corresponda.

5

Si es contenedor vacío o lleno:

Se ubicará en el área designada para bloques de contenedores vacíos o llenos teniendo en cuenta el instructivo DEP-IT-01 Cargue y descargue de contenedores [Fin]

Si es contenedor refrigerado:

Se ubicará en el área de contenedores refrigerados [6]

Analista Logístico

6

Para contenedores refrigerados se realiza el control de temperatura según el formato GO-FT-04 Control de temperatura contenedor refrigerado. [Fin]

 

 

 

DESPACHO

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Cliente

1

Envía facturas a diario vía correo electrónico. [2]

2

Envía un día antes programación de salida tipo directo, vía WhatsApp.

3

Envía vía correo electrónico programación de salida tipo paqueteo en 3 cortes (10:00am-12:00pm-02:00pm -Corte adicional después de 2pm) el mismo día.

Analista Logístico / Analista de Inventarios

4

Descarga e imprime las facturas con base a la programación [5]

5

Realiza los picking en sistema SHIKA, para su alistamiento [6]

6

Asigna picking a la PDA por medio de sistema SHIKA para cada operador de montacargas (Pasillo) de acuerdo con las prioridades de alistamiento. [7]

Coordinador Logístico / Jefe Logístico Nacional

7

Actualiza el tablero de salidas con la programación [8]

Operador de Montacarga (pasillo)

8

Por medio de la PDA realiza apertura del picking asignado y procede a bajar la mercancía de la estantería; realiza el primer filtro de alistamiento vs picking. [9]

Operador de Montacarga              

9

Recibe la mercancía y realiza el segundo filtro de alistamiento vs picking. [10]

10

Ubica la mercancía en zona de alistamiento a altura de 1 pallet según GO-DOC-08 Plano de Flujo de Materiales Bodega 2 y GO-DOC-02 Plano de Flujo de Materiales Bodega 1, GO-DOC-13 Plano de Flujo de Materiales Bodega 3 para su limpieza y revisión. [11]

Auxiliar Logístico / Auxiliar de Calidad

11

Traslado entre bodegas:

Se deben realizar las siguientes actividades:

  1. Quitar el vinipel en la parte superior del pallet.
  2. Limpiar con waiper y verificar el estado de la carga a despachar.
  3. Colocar nuevamente vinipel en la parte retirada.
  4. Desinfectar el pallet con desinfectante en uso.
  5. Rotular el pallet con la siguiente información: estibas limpias y desinfectadas por calidad, traslado No_  Bodega No _ , Fecha_.
  6. Retirar con aire comprimido y escobillón las partículas de suciedad que se puedan encontrar.
  7. Colocar los pallets a dos pisos. [12]

Analista Logístico / Analista de Inventarios

12

Asigna verificación de salida a la PDA por medio del sistema SHIKA al logístico asignado. [13]

Auxiliar Logístico

13

Si es un despacho tipo paqueteo (B2):

 

Por medio de la PDA en el módulo (verificación de salida) del sistema SHIKA se escanea el Código, lote y cantidad a despachar, verificando vs picking; Se realiza el destello de la mercancía y se verifica vs factura; se vinipela y se etiqueta; En caso de que no hayan llegado los rótulos, se identifica con marcador el pallet con el número de documento correspondiente a su salida; Realiza el tercer filtro para que todo lo registrado en la factura de cliente concuerde con el picking realizado dejando registro en el formato GO-FT-37 Verificación de despacho. [14]

Si es un despacho tipo directo:

Si es un despacho tipo directo: Por medio de la PDA en el módulo (verificacion de salida) del sistema SHIKA, se escanea Código, lote y cantidad a despachar, verificando vs factura; Realiza el tercer filtro para que todo lo registrado en la factura de cliente concuerde con el picking realizado dejando registro en el formato GO-FT-37 Verificación de despacho. [14]

14

Notifica a Analista de Inventarios/Analista logístico para su verificación. [15]

Analista Logístico / Analista de Inventarios

15

Revisa en el sistema SHIKA que no se presenten diferencias en la verificación de la salida. [16]

16

Si se encuentra:

Se realiza una segunda verificación física. [17]

Si no se encuentra: Se notifica que fue correcto la verificación física. [17]

Auxiliar Logístico

17

Diligencia el formato GO-FT-37 con la información correspondiente a la factura verificada. [18]

Transportadora

18

El padrino de la transportadora recibe la mercancía verificada, debe constatar la información, siempre vs factura y firmar formato GO-FT-37, donde se describe el producto a despachar, Realiza el cuarto filtro para que todo lo registrado en la factura de cliente concuerde con el picking realizado dejando registro en el formato GO-FT-37 Verificación de despacho. [19]

Coordinador Logístico / Jefe Logístico Nacional

19

Autoriza el ingreso del vehículo que va a cargar la mercancía de acuerdo con las placas autorizadas por el cliente vía correo electrónico [20]

Auxiliar Logístico

20

Realiza la inspección visual del vehículo a cargar (Que esté en buen estado y no presente olores extraños). [21]

Transportadora

21

Realiza el cargue de la mercancía según criterio del padrino de la transportadora. [22]

Auxiliar Logístico

22

Una vez terminado el cargue se toma foto panorámica de la mercancía junto al padrino de la transportadora; Se cierra el vehículo Y se precinta con los sellos que trae la transportadora. [23]

23

Se realiza entrega la documentación correspondiente (Factura/remisión y certificado de análisis según corresponda). [24]

Coordinador Logístico / Jefe Logístico Nacional

24

Da autorización de la salida del vehículo al guarda de seguridad. [25]

Analista Logístico / Analista de Inventarios

25

Verifica que la información diligenciada por el auxiliar de logístico (en formato GO-FT-37, se encuentre bien diligenciada, que las cantidades concuerden con la factura y el chequeo realizado, sin enmendaduras ni tachones. [26]

26

Si está correcto:

Envía por correo electrónico o carpeta compartida los formatos GO-FT-37 diligenciados, orden de cargue de la transportadora, listado del picking realizado y factura del cliente al área de planeación, inventarios y devoluciones. [Fin]

Si No está correcto:

 

Informa a Coordinador Logístico/Jefe Logístico Nacional para que se retroalimente a la persona implicada y se realice la respectiva corrección y notificación vía correo al cliente. [Fin]

 

 

RETIRO DE PRODUCTO (RECALL)

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Jefe Logístico Nacional / Auxiliar de Logístico

1

Verifica el producto recibido y almacenado en el área de producto retirado del mercado según según GO-DOC-07 Plano de Almacenamiento Bodega 2, para la Bodega 1 por no realizarse es proceso no se encuentra esta área definida en los planos . [2]

 

2

Recibe las unidades del lote rechazado, las identifica con el rótulo de Producto no conforme describiendo el número de lote, el producto, la cantidad, en el campo defecto indica el origen y detalla como producto retirado del mercado, registrando las cantidades recibidas en el documento Formato GO-FT-17 Retiro de Producto del Mercado [3]

3

Realiza inventario a las existencias del producto afectado en el almacén, e informe al cliente existencias de producto almacenado y de producto en alistamiento para evitar su distribución. [4]

4

Envía al cliente los productos relacionados en el Formato Producto retirado del Mercado diligenciado, de acuerdo con el volumen de producto recibido. [Fin]

 

 

DESPACHO DE PRODUCTO PARA DESTRUCCIÓN

RESPONSABLE

No

ACTIVIDAD

Jefe Logístico Nacional/ Coordinador Logístico

1

 

Da autorización de ingreso al guarda de seguridad.[2]

Guarda de Seguridad

2

Realiza registro de vehículo mediante el formato DEP-FT-02 control ingreso/retiro de vehículos [3]

Jefe de Inventarios 

Nacional

3

Realiza reporte de las unidades no conformes junto con justificación y responsable. [4]

Cliente

 

4

El cliente envía el listado de productos que se enviaran a destrucción agrupando unidades no conformes y producto próximo a caducar, esta información será compartida vía correo electrónico con un plazo mínimo de 1 día [5]

Analista de Inventarios

5

Ingresa la solicitud de alistamiento al sistema de acuerdo con los lotes y códigos informados en el punto anterior. [6]

Jefe Logístico Nacional/ Coordinador Logístico

6

Asigna un equipo para el alistamiento de las unidades. [7]

Analista Logístico

 

7

Se procede con la separación de las unidades solicitadas, organizando y asegurando la carga. [8]

Operador de Equipos

8

Verifica que productos se encuentran en estantería y que hagan parte del alistamiento, se bajara el producto si aplica.

Analista de Inventarios / Jefe de Inventarios Nacional

9

Verifican la totalidad del alistamiento asegurando que salga exclusivamente el producto solicitado, reportando al cliente unidades faltantes. [10]

Analista Logístico

10

Organizar las estibas para el despacho, paletizando y asegurando con vinipel, se deberá poner un hablador identificando que el producto es para destrucción, permanecerá en la zona de averías hasta confirmar la fecha de recolección. [

Transportadora

11

Recibe mercancía verificada al transportador para que proceda con el cargue de la misma. [12]

Analista de Inventarios

 

 

12

Realiza registro fotográfico de cada estiba y al finalizar el cargue con el fin de enviar evidencia del estado de la carga en el momento del despacho.

Se cierra el vehículo, se precinta por parte del padrino, se toma foto.

Se realiza entrega de la documentación correspondiente. Se autoriza salida del vehículo en portería. [13]

 

13

Envía por correo electrónico o carpeta compartida a las partes interesadas la siguiente documentación:

  • Formato GO-FT-03 Descripción de Productos diligenciado,
  • Orden de carga de la transportadora
  • Listado del picking realizado
  • Registro Fotográfico
  • Listado de la solicitud [Fin]

 

 

  1. Registros

 

  • Formato GO-FT-01 Autorización de operaciones
  • Formato GO-FT-02 Inspección de contenedor para almacenar
  • Formato DEP-FT-02 control ingreso/salida de vehículos
  • Formato GO-FT-03 Descripción de productos
  • Formato GO-FT-04 Control de temperatura contenedor refrigerado
  • Formato GO-IT-01 Pesaje de vehículos
  • Formato DEP-IT-01 Cargue y descargue de contenedores
  • Formato GO-FT-13 Registro de temperatura
  • Formato GO-FT-14 Producto rechazado
  • Formato GO-FT-16 Hoja de Ruta
  • Formato GO-FT-15 Reporte de devoluciones de producto terminado
  • Formato GO-FT-17 Retiro de Producto del Mercado
  • Formato GO-FT-18 Información de simulacro o retiro de producto terminado
  • Formato GO-FT-19 Producto en Cuarentena
  • Formato GO-FT-37 Verificación de despacho.
  • Formato GO-DOC-07 Plano de Almacenamiento Bodega 2
  • Formato GO-DOC-01 Plano Almacenamiento Bodega 1
  • Formato GO-DOC-08 Plano de Flujo de Materiales Bodega 2
  • Formato GO-DOC-02 Plano de Flujo de Materiales Bodega 1
  • GO-FT-41 Identificación de productos en Estiba
  • GO-FT-06 Identificación de productos
  • GO-DOC-13 Plano de Flujo de Materiales Bodega 3

 

Elaboró

Revisó

Aprobó

Sergio Agudelo Barrios

Jefe de Procesos

Claudia Marimon

Director Técnico Nacional 

Cristian Molano

Jefes de Inventario Nacional 

Julián Vélez

Jefe Logístico Nacional

Jefferson Ovalle

Gerente Logístico