RETIRO DE PERSONAL GH-PD-08 Versión: 9 Fecha de creación: 15/12/2015 Fecha de actualización: 11/11/2025

1. Alcance

2. Objetivo:

Establecer la metodología para el retiro del personal por terminación de contrato con justa causa, sin justa causa, renuncia voluntaria, mutuo acuerdo, jubilación o fallecimiento. 

3. Definiciones:

• Acta De Entrega: Documento interno donde se estipula los pendientes, responsabilidades y temas que se encuentren en el cargo para su entrega.
• Retiro: Consiste en dar por terminado la relación laboral entre el trabajador y el empleador.
• Paz y Salvo: Documento que debe tramitar el empleado, en el que se certifica el estado de las obligaciones que tiene con las diferentes áreas de la organización.

4. Normas:

4.1. La decisión de retiro de personal debe ser informada inmediatamente al área de Gestión Humana, informando tipo de retiro y fecha.

4.2. El acta de entrega debe contener según aplique:

• Los temas actuales que se encuentra realizando en el cargo
• Los pendientes a desarrollar
• Las carpetas magnéticas y físicas manejadas por el cargo
• Los sellos que se estén a cargo
• Dispositivos electrónicos (Tablet, celular, Usb, Computador entre otros) responsables del cargo

4.3. Se debe verificar con las áreas de contabilidad, sistemas y gestión humana que el colaborador no tenga pendiente:

• Entrega de dispositivos electrónicos (Tablet, celular, Usb, Computador entre otros)
• Encontrarse al día con anticipos o viáticos entregados
• No tener convenios de capacitación pendientes
• Y otros que se mencionen en el formato paz y salvo

4.4. Se debe dejar registro en el formato GH-FT-10 Paz y Salvo en constancia de aprobación de que el colaborador se encuentra sin pendientes con la organización.

4.5. Cuando el colaborador retirado cuente con equipos y dispositivos móviles (equipos de cómputo, teléfonos, celulares, Tablet, entre otros), el jefe inmediato debe informar a las áreas de sistemas con el fin de realizar la devolución o reasignación de los mismos.

4.6. Se debe garantizar la destrucción de logos en la dotación entregada al colaborador cuando aplique.

4.7. Se considera Servicio No Conforme a los ítems relacionados a continuación, para lo cual se debe realizar el procedimiento SER-PD-03 Servicio No Conforme:

• No capacitar al personal nuevo de forma eficaz

Obligaciones de la empresa ante el fallecimiento del colaborador

4.8. Terminación del contrato: El fallecimiento del trabajador es una causal de terminación automática del contrato laboral (Art. 61 literal a del CST). Para ello se solicitará el acta de defunción del trabajador fallecido a los familiares según el caso.

4.9. Liquidación final: El empleador debe pagar todas las acreencias laborales (salarios, cesantías, intereses, primas, vacaciones) a los beneficiarios legalesdel trabajador fallecido (Art. 212 del CST)

4.10.Aviso público: Antes de entregar la liquidación, el empleador debe publicar un aviso dos veces en medios localescon al menos 30 días de anticipación, para que los posibles beneficiarios se presenten

4.11. Orden de beneficiarios:

• Hijos consanguíneos o adoptivos.
• Padres y cónyuge (si no hay hijos).
• Hermanos y cónyuge (si no hay padres).
• Sobrinos (si no hay anteriores).
• En ausencia de todos, el dinero se transfiere al ICBF

4.12. Conflictos entre beneficiarios: Si hay disputa, el pago deberá realizarse por consignación judicial

5. Responsabilidades:

5.1. Jefe Inmediato

• Verificar que la información del acta sea la correcta
• Garantizar la entrega total del cargo

5.2. Colaborador

• Hacer entrega del cargo con los aspectos contemplados en el ítem 4.2
• Gestionar en las áreas el formato paz y salvo

5.3. Área de Gestión Humana

• Realizar la liquidación
• Verificar la documentación entregada para la terminación del contrato
• Verificar en la hoja de vida del colaborador a retirar se encuentre a paz y salvo con convenios de capacitación.

6. Desarrollo:

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

7. Documentos Relacionados

• Formato GH –FT 03 Lista de verificación documentos de retiro.
•  Formato GE-FT-03 Acta
• Formato GH-FT-10 Paz y Salvo
• Formato GH-FT-12 Acta de entrega del cargo