ASIGNACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EQUIPOS Y DISPOSITIVOS MOVILES   TI-PD-04 Versión: 2 Fecha de creación: 28/02/2017 Fecha de actualización: 25/01/2024

1. ALCANCE

2. OBJETIVO

Establecer las actividades a realizar para la asignación y administración de equipos y dispositivos móviles a los colaboradores de Intermodal S.A.S.

3. DEFINICIONES

• Dispositivos Móviles: aparato de un tamaño pequeño, con algunas capacidades de procesamiento, con conexión permanente o intermitente a una red, con memoria limitada, que ha sido diseñado específicamente para una función.
• Teléfonos PDA (Personal Digital Assistant): teléfonos de serie avanzadas o BlackBerry que involucren almacenamiento de información o trasmisión de datos.
• Portátil (notebook, laptop): computador portable el cual es transportable dentro y fuera de la compañía.
• Software: Programas para computador.
• LAN: Red de computadores y servidores de la oficina.

4. NORMAS:

4.1. Seguridad

• Para los equipos será necesario instalar un software o programa de protección de información, en caso que el fabricante no lo suministre.
• El acceso a los datos debe funcionar con contraseña y se debe encriptar la información contenida en una segunda unidad, igualmente con contraseña, la cual será la protección para la confidencialidad de la información, en caso de pérdida del equipo o de intento de acceso por personas extrañas a dicha información.
• Los equipos no deben quedar expuestos a utilización por parte de personal diferente a su usuario. En caso de ausencia, el computador debe apagarse o protegerse con contraseña en el protector de pantalla.

4.2. Claves

• Cada colaborador debe tener una clave de acceso
  • El equipo de uso diario (Computador)
  • Los sistemas remotos (Cuando aplique)
• Las claves de acceso son personales e intransferibles. No se pueden asignar a subalternos y tampoco entre los mismos.
• Cuando un colaborador se encuentre ausente por incapacidad, vacaciones o permisos, ningún funcionario podrá acceder a su equipo ni con su usuario, ni con un usuario diferente, a no ser que haya autorización escrita para este fin, por la persona usuario del equipo y previa autorización del jefe inmediato.

4.3. Restricciones

• Está prohibido la instalación de software no autorizado por parte de los usuarios de los equipos de computación que incluye:
  • Software tipo FREEWARE.
  • Software tipo SHAREWARE.
  • Software tipo CHECKER.
  • Software de uso restringido o limitado.
  • Software licenciado al usuario o de su propiedad.
• Está prohibido la inserción en el computador de cualquier dispositivo externo o interno. Sólo se puede utilizar memoria USB por parte de las personas autorizadas y en sus computadores asignados. En caso que el Área de sistemas identifique cualquier anomalía informará al jefe inmediato para que tomen las medidas del caso. Especificación de elementos prohibidos:
  • Periféricos anexos al computador cómo memorias Flash USB, Celulares, Reproductores Multimedia y demás dispositivos que permitan el almacenamiento de datos.
  • Fonogramas, archivos en formato de música MP3, WMA y otros dispositivos o accesorios de propiedad del usuario.
  • Dispositivos de conexión a otras redes externas cómo Internet Móvil u otra red inalámbrica.
  • En general, cualquier dispositivo interno o externo que NO sea avalado por escrito por el Área de sistemas.
• Está prohibida la instalación de programas, ya sea proveniente de fuentes como Internet, CD, DVD, Memorias USB, conexión Inalámbrica, Teléfonos Celulares o cualquier fuente de instalación.
• Está prohibido el almacenamiento y reproducción de archivos multimedia (música, vídeo, juegos, fotos y demás elementos personales) en el disco duro del computador, en la unidad de CD del computador y más aún el sitio de backup.

4.4. El único personal autorizado para instalación de software son los colaboradores del Área de sistemas

4.5. El software de encriptación se puede utilizar única y exclusivamente en computadores portátiles, no es posible en PDA. En teléfonos PDA debe utilizarse contraseñas de acceso.

4.6. El acceso a llamadas nacionales desde teléfonos fijos es restringido y autorizado por el jefe inmediato Únicamente.

4.7. La información que utiliza cada usuario es de carácter confidencial y no debe suministrarse a personal no facultado para conocerla, ni mucho menos a personas ajenas a la empresa.

4.8. Los equipos asignados no deben ser utilizados en trabajos de índole personal.

4.9. No está autorizado a instalar protectores de pantalla diferentes al corporativo, por otra parte no está permitido ubicar cualquier tipo de imagen en el escritorio o en el fondo de la pantalla.

4.10. La impresión de documentos corresponde exclusivamente en caso de ser realmente necesario, asimismo las impresiones deben ser con fines laborales. Queda prohibida la impresión de documentos de uso y fin personal.

4.11. Los Equipos y dispositivos móviles no deben quedar expuestos a utilización por parte de personal diferente.

4.12. No podrá hacer uso personal de los equipos y/o dispositivos asignados por la organización.

5. RESPONSABILIDADES:

5.1. Jefe Inmediato

• Determinar la necesidad de equipos y/o dispositivos móviles para sus colaboradores
• Solicitar la reasignación de equipos cuando lo requiera
• Investigar la responsabilidad de su colaborador cuando se extravíe o dañe un equipo y/o dispositivo móvil.
• Establecer medidas disciplinarias cuando se compruebe responsabilidad de extravío, hurto o daño al equipo o dispositivo móvil
• Realizar seguimiento al cumplimiento de las normas de uso que deben cumplir sus colaboradores con los dispositivos asignados.

5.2. Área de Sistemas

• Realizar control y seguimiento al inventario de los equipos y dispositivos móviles de la empresa
• Cumplir las políticas y directrices para la asignación de los equipos y dispositivos móviles
• Asignar los equipos según solicitud realizada
• Gestionar las reposiciones de los equipos cuando se requiera
• Verificar el estado de entrega de los equipos y dispositivos cuando un colaborador se retire de la empresa

5.3. Colaboradores

• Dar cumplimiento a las normas de uso de los equipos y dispositivos móviles asignados.
• Reportar el daño, extravió o hurto de los equipos y dispositivos asignados.

5.4. Gestión Humana

• Archivar el acta de entrega de equipos y/o dispositivos móviles en la hoja de vida de los colaboradores
• Hacer parte de la investigación para determinar responsabilidades en caso de pérdida, daño o hurto de los equipos entregados a los colaboradores.

6. ACTIVIDADES

Nota: El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia de las actividades.

7. REGISTROS
   • Formato TI-FT-02 Acta de Entrega de equipos y/o dispositivos móviles
   • Formato GH-FT-10 Paz y Salvo