SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES   GC-PD-01 Versión: 7 Fecha de creación: 02/03/2017 Fecha de actualización: 11/06/2024

1. Alcance

2. Objetivo

Definir la metodología para la compra de productos y contratación de servicios a nivel nacional, asegurando la confiabilidad en la selección, evaluación y calificación de los proveedores o contratistas que los suministran.

3. Definiciones

• Proveedor: Persona natural o Jurídica que presta un servicio y/o vende un producto necesario para el normal desarrollo de las actividades, ya sea de manera permanente o esporádica. Para la presente circular se pude considerar como crítico o no.
• Contratista: Persona natural o jurídica que, por contrato, asume la responsabilidad de ejecutar una labor, de acuerdo a su competencia.
• Proveedor estratégico o crítico: Es aquel que en la prestación de servicios o venta de productos produce un impacto significativo en; la seguridad del personal y las instalaciones, la documentación, los sistemas de información, la cadena logística del servicio y el medio ambiente. La contratación de este proveedor de ser necesario por el monto facturado debe llevar contrato y pólizas.
• Proveedor cuello de botella: No inciden de manera importante en los resultados, pero si existe un riesgo mínimo en el suministro de su bien o servicio.
• Activo fijo: Elementos tangibles o intangibles adquiridos por la compañía que son necesarios para el funcionamiento de la compañía y no se destinan para la venta.
• Bienes: Inmueble tangible que hace parte de los activos de la compañía
• Administrador del proveedor / Contratista: Colaborador a cargo del proveedor y/o contratista en la empresa en el desarrollo de la realización de la prestación del servicio o entrega de productos.
• Evaluación de proveedores: Examen sistemático para determinar la capacidad del proveedor para satisfacer las necesidades específicas requeridas
• Suministro: Son todos los elementos necesarios para la actividad de la empresa y que no intervienen en la prestación del servicio. (Ejemplo: Papelería, aseo y cafetería).
• Producto: Elemento tangible que hace parte del inventario.
• Servicio: Labor ejecutada por un tercero, técnico o especializado, que requiere la Compañía para su beneficio y normal funcionamiento.

4. Normas

4. • Tipos de proveedores:

Operativos:

Deposito:

• Insumos (Combustibles, Pinturas, Soldadura, Siliconas, Repuestos Contenedores, Herramientas, Discos corte, Papelería)
• Mantenimiento (Aceites, Repuestos, Servicios, Infraestructura)

Almacenamiento:

• Adecuaciones locativas
• Insumos (Vinipel, Papel Kraft, Cintas, Rótulos calidad, Agua batería, Mantenimiento, Papelería, Estibas)

Administrativos:

Gestión Humana

• Exámenes médicos
• Dotación - bonos
• ARL
• Software
• Bienestar
• Fuentes de reclutamiento
• Empresa de servicios generales
• Head hunter
• Asesorías y consultorías
• Suministro personal

Gestión Financiera

• Facturación electrónica
• Revisoría fiscal
• Software
• Asesoría jurídica y legal

Sistemas y Tecnología

• Hadware
• Software y desarrollo
• Servicios nube
• Telecomunicación
• Servicios mantenimiento equipo computo

Gestión Integral

• Consultoría (SIS consultores)
• Formación y capacitación (alturas y montacargas)
• Control plagas
• Control de residuos
• Dotación industrial y EPP
• Manejo y control de emergencias (RCI, botiquín, extintores, y derrames)
• Entidades certificadoras
• Archivo en custodia
• Control de temperatura y humedad
• Limpieza y desinfección
• Jotform

De seguridad: Estos proveedores son los que pueden afectar la seguridad de la información y los medios de procesamiento. Son administrados por la gerencia administrativa y financiera relacionados con la seguridad, deberán considerarse los siguientes aspectos:

• Definir roles y Responsabilidades de seguridad del proveedor o contratista, en concordancia con la política de seguridad de información de la organización.
• La verificación de antecedentes de los candidatos a proveedor y/o contratista será proporcional a la clasificación de la información a la cual se va a tener acceso y a los riesgos percibidos.
• Brindar al proveedor o contratista, el apropiado conocimiento, capacitación y actualizaciones regulares de las políticas y procedimientos organizacionales, conforme sean relevantes para su función y cumplimiento del Contrato.
• El proveedor y/o Contratista debe devolver todos los activos de la organización que estén en su posesión a la terminación de su contrato o acuerdo.
• Los derechos de acceso del proveedor y/o contratista a la información y a los medios de procesamiento de la información deben ser eliminados a la terminación de su contrato o acuerdo, o se deben ajustar al cambio.
• Requerir que el proveedor y/o contratista tomen nota y reporten cualquier debilidad observada o sospechada en la seguridad de los sistemas de información o medios de procesamiento.

4.2. Tipo de Compras

• Solicitud de suministros:

La solicitud de servicios se debe realizar a través de SIANLA NAVESOFT en el módulo de compras, requisiciones, requisiciones de servicios, brindando especificaciones del mismo en las observaciones

• Solicitud de servicios: La solicitud de servicios se debe realizar a través de SIANLA NAVESOFT en el módulo de compras, requisiciones, requisiciones de servicios, brindando especificaciones del mismo en las observaciones
• Solicitud de productos: si son productos nuevos, el área de compras debe solicitar mínimo 2 cotizaciones las cuales deben ser dadas a conocer al comité de compras, para su validación y aprobación, de esta manera proceder con la adquisición correspondiente.

4.3. Aprobaciones: antes de realizar el requerimiento el comité de compras que se realiza semanalmente debe haber aprobado la compra según la cotización enviada.

4.4. Stock de inventario: El stock mínimo de los inventarios se define de acuerdo con el comportamiento de consumo. El almacenista de cada sucursal debe informar al coordinador de compras la necesidad de compras cuando el stock este llegando al mínimo, asegurándose de no tener faltantes ni excesos de estos.

4.5. Tiempos de entrega:

4.6. Recibo de mercancías: El almacenista debe verificar que la remisión entregada por el proveedor coincida con el requerimiento, también verifica la calidad del producto y las referencias adquiridas. En caso de presentar novedades debe realizar la devolución inmediata al proveedor y cuando sean faltantes se notifica al coordinador de compras para validación con el proveedor, en todo caso se debe dejar la observación en la remisión.

4.7. Salidas de almacén: las salidas de almacén deben ser registradas en el módulo de inventarios por parte de cada almacenista, en caso de envíos a otras sucursales, se debe indicar el número de guía de envío y luego recibir la evidencia de la entrega a satisfacción y así mismo realizar el traslado de productos entre bodegas en el modulo de inventarios.

4.8. Inventario: Esta liderado por los almacenistas en compañía del área de compras bajo supervisión del jefe de cada sucursal, la toma del inventario debe ser verificada por una persona del área contable de acuerdo al procedimiento ADM-PD-02 inventario físico. Los ajustes que se generen se reportan a la Gerencia administrativa y financiera.

4.9. Comité de compras: el comité se reúne semanalmente cuando se requiere tomar una decisión, acordar plan de trabajo, contratación de proveedores críticos, o cuando se requiera tomar una decisión que afecte directamente los procesos de compras y requerimientos de la compañía.

4.10. Selección de proveedores: Se realiza cada vez que se requiera contratar un nuevo proveedor, la selección la realiza el área de compras teniendo en cuenta los siguientes criterios incluidos en la Matriz de proveedores críticos GC-FT-03 y Evaluación de proveedores y/o contratistas GC-FT-02

• Formas de pago
• Tiempos de entrega
• Garantía
• Documentación exigible

4.11. Estudio de confiabilidad: El encargado de seguridad verifica los documentos cargados en el sistema de registro de proveedores (JotForm) al inicio de la relación comercial y de seguimiento acorde a la matriz de proveedores críticos, con el fin de realizar los estudios correspondientes acorde al programa de gestión GI-PG-02 Programa de gestión asociados de negocio.

4.12. Registro de proveedores: los proveedores deben registrarse en la plataforma jotform. El proveedor deberá adjuntar los siguientes documentos:

• Cámara de comercio no mayor a 90 días
• Fotocopia de cedula del representante legal
• Rut
• 2 referencias comerciales
• 2 certificaciones bancarias
• Estados financieros
• Certificación ISO 28000, BASC, OEA, en caso de no contar con ninguna de las certificaciones anteriores, el proveedor debe firmar el formato Compromiso de Seguridad GC-FT 06
• Planilla de pago de seguridad social (solo para contratistas)
• Otros documentos acordes a la Matriz de proveedores críticos formato GC-FT 03

4.13. Evaluación De Proveedores

• El administrador del proveedor será el responsable de gestionar la actualización de la documentación de manera anual
• Cumplido el año de registro como proveedor se debe evaluar al proveedor y/o contratista según formato GC-FT-02 Evaluación de proveedores y/o contratista, el cual se deberá retroalimentar de los resultados del mismo
• Los proveedores y/o contratistas que pretendan adelantar cualquier tipo de relación comercial con Intermodal, no deben tener vínculos personales (parentesco familiar, matrimonio, entre otros posibles) con los colaboradores.
• El proveedor será evaluado bajo los siguientes criterios:

4.14. Incumplimientos

Cada vez que se presente algún tipo de incumplimiento con el proveedor o contratista en algunos de los criterios de evaluación, estos deben comunicársele por escrito al proveedor o contratista, solicitándole tomar las medidas necesarias y registrarlas en el formato GC-FT-02 Evaluación de proveedores y contratistas, con esta información se realizara la respectiva evaluación. Si se presentan más de 3 no conformidades mayores en el año con el proveedor o contratista se debe analizar el cambio del mismo.

4.15. Contratación de proveedores relacionados con la Seguridad

En los casos de Contratación de Servicios y/o compra de productos que puedan afectar la Seguridad de la Información y los medíos de procesamiento, deberán considerarse los siguientes aspectos:

1. Definir Roles y Responsabilidades de seguridad del proveedor o contratista, en concordancia con la política de seguridad de información de la organización.
2. La verificación de antecedentes de los candidatos a proveedor y/o contratista será proporcional a la clasificación de la información a la cual se va a tener acceso y a los riesgos percibidos.
3. Brindar al proveedor o contratista, el apropiado conocimiento, capacitación y actualizaciones regulares de las políticas y procedimientos organizacionales, conforme sean relevantes para su función y cumplimiento del Contrato.
4. El proveedor y/o Contratista debe devolver todos los activos de la organización que estén en su posesión a la terminación de su contrato o acuerdo.
5. Los derechos de acceso del proveedor y/o contratista a la información y a los medios de procesamiento de la información deben ser eliminados a la terminación de su contrato o acuerdo, o se deben ajustar al cambio.
6. Requerir que el proveedor y/o contratista tomen nota y reporten cualquier debilidad observada o sospechada en la seguridad de los sistemas de información o medios de procesamiento.

• Cada orden de compra debe corresponder a cada solicitud de requerimiento y debe tener establecido el o los centros de costos a los que será cargada la compra.
• Una vez el producto es recibido se debe verificar que lo solicitado corresponda al que llega, en caso contrario se debe comunicar al gerente de compras para verificación con el proveedor.
• Toda orden de compra con la factura debe ser enviada al área financiera a la ciudad de Bogotá
• Cuando se presenten compras extraordinarias o que ameriten un tratamiento más rápido para la compra y el envío del producto, se debe indicar en el mail de solicitud la condición de celeridad que se presenta.
• La gerencia de compras debe enviar de forma mensual un informe detallado de las compras realizadas por unidad de negocio al gerente de cada unidad de negocio con copia a la gerencia administrativa y financiera.
• El área de procesos deberá verificar la ARL del proveedor y/o contratista
• El área de procesos de cada sucursal deberá conservar el archivo por proveedor y/o contratista, el cual será verificado para la ejecución del pago del servicio
• Relación del personal a ingresar según las fechas de las actividades contratadas
• Pagos de parafiscales del mes a desarrollar la actividad
• Hojas de vida y certificaciones correspondientes del personal a desarrollar las actividades dentro de las instalaciones

5. Responsabilidades

5.1. Gerente de unidad de negocio

• Aprobar según requerimientos las solicitudes de compra de productos o servicios

5.2. Líder de Proceso

• Tramitar solicitud ante las diferentes gerencias, las solicitudes de compras.

5.3. Colaboradores

• Presentar solicitudes de compras de productos y servicios cuando lo requiera

5.4. Coordinador de compras

• Identificar proveedores idóneos a los requerimientos
• Establecer acuerdos y condiciones de negociación
• Realizar análisis de las propuestas

5.5. Administrador del proveedor

• Gestionar las solicitudes de compra ante los proveedores
• Realizar cotizaciones para elegir al mejor proveedor
• Verificar los documentos entregados por los proveedores
• Realizar la evaluación al proveedor anualmente
• Actualizar la documentación del proveedor y/o Contratista

6. Desarrollo

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

7. Registros
   • Formato GC-FT-02 Evaluación del proveedor y/o Contratista
   • Formato GH-FT-03 Matriz de proveedores críticos.
   • Formato GC-FT-04 Visita a proveedor y/o Contratista
   • Formato GC-FT-05 Orden de Compra
   • Formato GC-FT-06 Compromiso de seguridad
   • Manual GC-PL-01 Manual de Proveedores y/o contratista