Details

Category: Uncategorised

Published: Friday, 07 July 2017 21:13

Written by Super User

Hits: 317

USO Y CONTROL DE LLAVES

1.  Alcance

2.  Objetivo:

Mantener las llaves en un lugar seguro bajo la responsabilidad de los colaboradores asignados.

3. Definiciones

N/A

4.  Normas

Custodia de las llaves

4.1. El Country manager delegará a los colaboradores el manejo de las llaves que permiten el resguardo y la apertura de los módulos y dispositivos en los cuales es almacenado la información y los diferentes elementos propios de la actividad de la empresa.

4.2. Los colaboradores asignados dispondrán entonces de las medidas necesarias para cumplir con su función de custodia y protección de los elementos mencionados, así como las personas o los cargos con acceso a ellos en las situaciones que se consideran necesarios según la naturaleza y funcionabilidad de los elementos.

4.3. Los colaboradores asignados por la gerencia general para la custodia de las llaves de acceso a la oficina en la ciudad de Bogotá son:

• Financial manager
• Operation manager

4.4. El depósito de las llaves se debe hacer en la caja fuerte de la caja menor de cada sucursal

4.5. Cuando el colaborador responsable de la custodia finaliza su contrato laboral se debe realizar devolución de las llaves a la gerencia general dejando evidencia en el formato GE-FT-01 Acta

Entrega de llaves

4.6. La entrega de las llaves se debe formalizar mediante el formato GE-FT-01 Acta por parte de la gerencia general.

4.7. Siempre que se requiera el cambio del responsable de la custodia de las llaves se debe formalizar mediante el formato GE-FT-01 Acta por parte de la gerencia general.

Perdida de la llaves

4.8. En caso de pérdida de la llave, o extravío de cualquier naturaleza por parte del responsable, este debe informar de manera inmediata a la gerencia general para tomar las medidas necesarias.

Identificación de las llaves

4.9. Cada llave debe estar plenamente identificada con la información del lugar de acceso al que corresponde.

5. Responsabilidades

5.1. Country manager

5.1.1. Asignar mediante acta a los responsables de la custodia de las llaves

5.2. Responsable de la llave

5.2.1. Custodia de manera responsable la llave que le ha sido asignada

5.2.2. Notificar el extravío de la llave asignada al country manager

5.2.3. Hacer entrega de la llave cuando termine el contrato laboral

6.   Desarrollo

El número [#] al final de cada actividad indica la secuencia en la que se desarrolla las actividades.

7.   Registros

7.1 Formato GE-FT-01 Acta